BYOD의 확산으로 스마트워크가 현업에 적용되면서 보안을 강화하면서 업무 유연성을 극대화 할 수 있는 시스템 구축에 관심이 모이고 있다. 지능형 사이버 공격이 성행하는 상황에서 외부 네트워크를 이용해 사내 시스템에 접속할 수 있도록 하기 위해서는 철저한 보안 정책이 우선돼야 하기 때문이다. 보안이 강화된 스마트워크 지원 시스템을 소개한다.<편집자>
안전한 협업 솔루션으로 스마트워크 시장 공략
스마트워크를 진행할 때 가장 많이 사용되는 애플리케이션은 이메일, 메신저, 파일공유시스템이다. 내외부 직원과 커뮤니케이션을 하고 자료 공유 시 간편하게 사용할 수 있기 때문이지만, 보안위협이 상당히 높은 편이다. 최근 사이버공격은 업무 관련 이메일이나 메신저 메시지를 통해 사용자를 속이고 있으며, 파일공유시스템은 ID/PW와 접근권한 관리가 소홀하기 때문에 사용이 쉽지 않은 편이다.
협업 과정에서 문서에 대한 불법적인 유통을 막기 위해 공유스토리지에 업무 문서를 올리고, 권한 있는 사용자만 접근할 수 있도록 하고 있으나, 외부 협력업체에 부여하는 공용 ID/PW가 제대로 관리되지 않는다는 문제가 있다.
ECM, DRM 솔루션에서는 공유 스토리지에 해당 문서가 있는 링크만을 보내 사용자가 PC에 다운로드 받지 못하고 공유 스토리지에 접속해서 업무를 진행하도록 하는 방법을 사용한다. 열람권한, 열람 기간/횟수 등을 제한해 불법적인 유출이 불가능하도록 하지만, 이 방법 역시 담당자가 철저하게 관리하지 못하면 보안에 홀이 생길 수 있다.
보안 강화한 협업 솔루션 부상
시스코는 강력한 보안 기능으로 보장된 협업 솔루션 ‘스파크’가 이러한 문제에 대한 해법이 될 수 있다고 강조한다. 스파크는 회사 내외부 구성원이 장소·기기 종류에 제한 없이 협업할 수 있도록 도와주는 솔루션으로, ▲룸 제어 ▲기업 관리 효율 ▲캘린더(일정)과 룸 간의 연동 등 사용자 편의를 강화했다.
시스코 스파크는 맥, PC와 스마트폰 등 다양한 모바일 기기에서 사용 가능하며, 앱 스토어에서 다운로드하거나 웹(http://web.ciscospark.com)에 접속해 사용할 수 있다.
스파크는 엔드투엔드 콘텐츠 암호화 보안이 갖춰진 가상의 ‘룸(room)’, 즉 대화방에서 아이디어, 자료 등을 공유하고 실시간 협업할 수 있다. 시스코 스파크를 사용하는 사람이라면 누구나 프로젝트, 안건에 따라 자유롭게 룸을 생성할 수 있다. 초대된 팀원들은 룸에 접속해 실시간으로 안전하게 메시지 전송, 파일 공유, 다자간 음성, 영상 통화 등을 할 수 있다.
시스코 스파크는 일반 메신저와 다르게, 룸에서 공유된 팀의 모든 파일, 대화들이 안전하게 저장되기 때문에 업무의 지속성을 확보할 수 있다.
메신저 통해 협업 강화
토종 기업들도 협업 솔루션에 보안을 강화해 출시하면서 스마트워크 시장을 공략한다. 이스트소프트는 중소기업에서 협업 솔루션 대용으로 많이 사용하던 다음의 ‘마이피플’이 서비스를 종료하는 시점에 맞춰 자사의 협업 솔루션 ‘팀업(TeamUP)’을 적극적으로 홍보하고 나섰다.
마이피플은 개인간 메신저이지만, 파일 보내기, 나에게 보내기 등 기업에서도 사용할 수 있는 다양한 기능때문에 소규모 기업에서 협업 도구로 많이 사용했다. 이스트소프트는 마이피플 사용자들에게 매력을 줄 수 있는 기능을 강조하면서 사용자를 끌어들이기에 힘쓰고 있다.
팀업은 그룹 내 모든 커뮤니케이션과 문서의 이동을 일원화해, 협업을 통한 업무 생산성 향상을 향상시켜주는 채팅 기반의 협업 도구로, 1:1, 그룹채팅, 파일전송 등 메신저로서 주요 기능을 모두 지원하며, 조직도, 대화 및 파일 검색 등 그룹 커뮤니케이션에 특화된 부가 기능도 함께 제공된다.
특정 그룹간 협업 커뮤니케이션 목적으로 활용할 수 있는 게시판 형태의 ‘그룹피드’ 기능을 제공한다. 팀, 프로젝트, 가상조직 단위 등 목적에 따라 누구라도 자유롭게 생성할 수 있는 일종의 소규모 게시판으로서, 그룹피드에 속한 구성원들과 함께 게시물에 대한 의견을 교환하거나 파일을 공유 하는 등 다양한 형태의 협업 활동이 가능하도록 도와준다.
기업용 SNS, 협업 활용 효과 높아
ECM 전문기업 사이버다임도 스마트워크 솔루션 ‘데스티니 워크플레이스’ 출시를 예고하며 협업 시장에 진출한다.
데스티니 워크플레이스는 업무 플로우가 적용된 온라인 워크플레이스로, 완료된 업무는 그룹웨어에 올리거나 필요한 다음 프로세스를 거치도록 한다. 예를 들어 기업들이 현재 협업 도구로 많이 사용하는 포털 사이트의 폐쇄형 SNS는 기업의 업무를 올릴 수 없기 때문에 SNS와 업무가 별도로 진행돼야 한다. 데스티니 워크플레이스는 프로젝트별로, 혹은 업무별로 워크플레이스를 만들어 진행하며, 업무가 끝나면 자동으로 다음 단계로 흘러가도록 한다.
데스티니 워크플레이스는 업무의 결과 뿐 아니라 과정까지 기록되고 보관되기 때문에 비슷한 작업이 반복되는 업무에 재사용 될 수 있어 업무 효율성을 높이고, 시행착오를 줄일 수 있다. 모바일 오피스, 해외 지점/지사, 재택근무 등 다양한 근무형태에서 협업을 지원하며, 정형화되지 않은 업무, 프로젝트, TFT 등에서도 유용하게 활용될 것으로 기대한다.
이 솔루션을 시범사용하고 있는 한 기관은 주간보고에 적용하고 있으며, 직원들이 함께 회의자료를 작성해 주간보고 시 사용할 수 있도록 한다. 다른 한 건설사는 건설현장마다 워크플레이스를 만들어 공정을 관리하며, 사내 업무 프로세스와 보안정책을 적용받을 수 있도록 한다.
한만용 사이버다임 솔루션영업본부장은 “ECM 기술을 기반으로 개발된 데스티니 워크플레이스는 대용량 콘텐츠·대규모 사용자 환경에서도 안정적으로 서비스를 제공할 수 있다. 이 제품과 문서중앙화를 연계시키면 더 효율적인 업무 진행이 가능하다”고 말했다.
한 본부장은 “공공시장은 지방이전으로, 일반 기업은 해외진출로 전국단위 혹은 전 세계적인 협업이 중요해졌다. 기존에 운영되는 협업 솔루션이 그룹웨어로는 유연성이 극대화된 업무 형태를 지원하지 못한다”며 “스마트워크 이상에 맞는 협업 솔루션이 반드시 필요하게 될 것”이라고 덧붙였다.
