순수 닷컴들은 이제 콘텐츠 관리의 중요성에 대해서 너무나 잘 알고 있다. 웹 사이트에 불완전하거나 낡은 정보를 올려놓은 기업은 신뢰성을 잃고, 자연히 판매에도 타격을 입는다는 간단한 사실을 잘 파악하고 있다는 뜻이다.
현재 콘텐츠 관리조치는 대부분 주류(메인스트림) 기업들 내에서 이루어지고 있다. 경쟁사들보다 우수한 웹 서비스를 제공하려면 기업 네트워크 전반에 걸쳐 레거시 데이터베이스와 애플리케이션들을 통합 및 동기화 해야 한다는 것을 그 기업들은 이해하고 있다. 그들은 더 많은 직원들이 자사 웹 사이트에 콘텐츠를 제공할 수 있도록 콘텐츠 관리 기능들을 더 널리 배포하는데 신경을 쓰고 있다.
콘텐츠 관리와 포털의 결합
콘텐츠 관리는 인수합병(M&A) 이후 기업들의 다중 시스템 통합에 도움을 줄 수 있다. 신체장애보험 업계의 제왕인 유넘프로비던트(UnumProvident)는 이전에 별개로 운영되던 4개 기업이 보유한 콘텐츠를 통합하기 위해 콘텐츠 관리 포털을 구축하고 있다.
커뮤니케이션 전략 이사인 짐 존슨(Jim Johnson)이 약 1만4,000명의 북미 지역 직원들을 지원하는 유넘프로비던트의 인트라넷인 널리지넷(Know-ledgeNet)을 이끌어 나가는 견인차 역할을 하고 있다.
1997년에 그는 고객 사례담과 이 회사의 상품, 서비스, 정책, 가격에 관한 정보를 담은 안내책자(Transition Refe-rence Guide)를 만들고 관리했었다. 처음에 서류로 작성해 대형 바인더 2개로 묶은 도큐먼트 세트를 인쇄 및 배포하는데 비용이 많이 들었고, 거의 항상 낡은 정보가 되고 말았다. 1999년에 유넘(Unum)과 프로비던트(Provident)가 합병된 이후, 존슨은 새로운 가이드를 만들되 이번에는 서류가 아닌 전자식 가이드를 만들기로 했다.
널리지넷의 저작 및 문서관리 기능들은 비즈니스 유닛들이 인력개발(HR), 기업관계, 교육 부문의 정확한 정보를 공개하고 또 액세스하기 쉽게 해주었다. 그런데 널리지넷이 직원들에게 더 많은 이점을 제공하게 됨에 따라 다른 부문들도 이 시스템을 이용하고 싶어했다.
약 1년 전에 유넘프로비던트는 콘텐츠 관리와 포털의 결합에 대해 생각하기 시작했다. 그리고 이를 실행에 옮겨, 엑스트라넷과 인트라넷을 구축하기 위해 현재 인트라넷 솔루션스(IntraNet Sol-utions)의 엑스피디오(Xpedio Content Management) 시스템과 코어체인지(Corechange) 포털을 구현 중이다.
엑스트라넷은 10만 명의 유넘프로비던트 파트너들과 보험 모집인들에게 개방되어, 이들이 「엑스피디오」를 이용해 온라인으로 정보에 접근도 하고 정보를 제공할 수도 있게 할 계획이다. 인트라넷은 1만4,000명의 직원들에게 제공될 예정이다.
신규 시스템은 유넘프로비던트가 각 직원별로 액세스 코드나 구체적인 인증 레벨을 부여할 수 있게 해줘 보안을 향상시킨다. 검색 능력들도 향상돼 현재 다양한 서버와 레거시 시스템들에 저장돼 있는 정보까지 그 대상에 포함된다.
현재는 널리지넷에 콘텐츠를 퍼블리시하는 법을 배우는데 이틀간의 교육이 필요하지만 이것도 없어지게 된다. 이 시스템은 퍼블리시 방법을 교육시킬 필요성을 아예 없애주거나 줄여주는 브라우저 기반의 양식(forms)을 이용하기 때문이다.
콘텐츠를 퍼블리시 하고자 하는 직원들이 양식을 작성하면 이 시스템이 그 콘텐츠를 인증 담당자에게 전달해줘, 필요할 때 웹 사이트의 업데이트가 이루어지도록 승인 및 퍼블리시 될 수 있다. 존슨은 신규 시스템들이 직원들의 시간을 절약해줄 것으로 보고 있다.
