대부분의 사람들은 평생 뇌 사용량이 10%를 넘지 않는다고 한다. 때문에 뇌를 10% 넘게 사용하는 사람들에 대한 경외심은 영화 ‘미트리스’나 ‘루시’에서처럼 인공지능을 넘어, 심지어 상대방의 행동을 통제하는 수준까지 그려지곤 한다.
우리가 자주 접하는 컴퓨터 프로그램 역시 본연의 기능을 100%는 고사하고, 50%조차 활용하는 것도 쉽지 않다. 기업 업무는 물론 개인 업무를 위한 필수 컴퓨터 프로그램인 마이크로소프트 오피스를 과연 우리는 몇 %나 활용하고 있을까? 최소 절반은 넘는다고 자신한다면, 스스로를 ‘문서 작업의 달인’이라 부르는 A사 영업부의 김민수 과장(35세, 서울 등촌동)과 비교해 보자.
현재 마이크로소프트 오피스 2013 프로그램을 사용 중인 김 과장은 워드프로세서의 각종 단축키는 물론 엑셀의 수식, 파워포인트의 애니메이션 기능까지 어려움 없이 거뜬히 수행한다. 아웃룩도 빠른 부팅을 위해 오래된 이메일은 정기적으로 백업하고, RSS 피드를 활용해 즐겨 찾는 웹사이트의 최신 게시물 정보를 거의 실시간으로 구독한다. 최근 회사에서 영업 사원들을 대상으로 오피스 365로 전환했을 때에도 별다른 어려움 없이 갈아탈 수 있었다. 이쯤 되면 진정 ‘달인’이라는 표현이 무색하지 않다고 생각할 지도 모른다.
하지만 워드, 엑셀, 파워포인트의 고급 사용법은 차치하더라도 아직 원노트, 원드라이브, 쉐어포인트 등이 낯설게 느껴진다면 여전히 오피스 프로그램을 1/3도 채 못쓰고 있는 셈이다. 스스로를 달인이라고 부르던 김 과장이 최근 타부서 직원들과의 협업에서 멘붕에 빠진 것도 이러한 이유다.
김과장이 노트북을 열어 워드에 열심히 회의 내용을 기록하는 동안, 이미 타부서 직원들은 원노트로 아이디어를 실시간으로 공유하고, 쉐어포인트를 통해 현장에서 바로 자료를 열어 같이 수정한 뒤 최종 파일을 원드라이브에 저장하여 공유한 것. 특히 외근으로 자리를 비운 직원들까지도 원드라이브에 저장된 파일을 현장에서 곧바로 확인한 뒤 피드백을 전달하는 과정은 낯설다 못해, 당황스러운 경험이 아닐 수 없었다. 김 과장은 옆 자리에 앉은 동료의 노트북을 물끄러미 바라볼 수밖에 없었다.
협력사와의 미팅에서도 김 과장은 유사한 일을 겪었다. 주문상황과 재고물량을 확인하는 과정에서 정작 배송처 주소와 담당자 연락처를 두고 온 것. 사무실에 있는 동료에게 이메일로 자료를 요청하려는 순간, 동행했던 동료가 원드라이브를 열어 미리 저장해 둔 문서에서 배송처 연락처를 확인하고, 재고물량이 부족한 물품에 대해서는 배송처 담당자와 링크(Lync) 화상회의를 통해 배송가능물품과 일정을 현장에서 즉시 수정하는 동안 김과장은 물끄러미 지켜볼 수밖에 없었다. 자칭 ‘오피스 달인’이었던 김 과장은 이 날 이후 다시 열공 모드에 돌입한 건 어쩌면 당연한 결과다.
이처럼 이제 더 이상 회의 시간에 워드를 두드릴 필요도 없고, 노트북에 저장된 파일 때문에 동료에게 이메일로 보내달라고 읍소할 필요도 없다. 노트북이나 태블릿PC가 없어도 스마트폰 하나로 얼마든지 문서 작업이 가능하고, USB 저장장치나 외장하드가 없더라도 인터넷만 된다면 클라우드에 저장된 파일에 즉각 접근할 수 있다. 모바일과 클라우드를 제대로 활용하지 못한다면 앞으로는 문서 작업의 둔재로 낙인 찍힐 것이 분명하다.
그렇다면 어떻게 오피스 프로그램 활용능력을 극대화시킬 수 있을까?
언제 어디서나 데이터 접근이 가능한 클라우드 환경을 제대로 이해하면 오피스 프로그램 활용 능력은 더욱 높아진다. 특히, 비즈니스용 오피스365 사용자라면 클라우드 저장 서비스인 원드라이브 포 비즈니스를 무제한 용량으로 이용할 수 있어 언제 어디서든 보다 효율적인 업무가 가능해 생산성을 높일 수 있다.
더불어 원노트, 쉐어포인트, 링크와 같은 프로그램을 활용할 경우 오피스 프로그램을 협업 툴로도 활용 가능하다. 특히, 공동 작업에 특화된 클라우드 기반의 전자 메모장인 원노트를 활용하면 텍스트는 물론 이미지, 영상 등 다양한 형태의 콘텐츠를 노트에 첨부하거나 저장할 수 있으며, 정리된 노트는 워드, 아웃룩 등 오피스 제품과 연계해 사용할 수 있어 높은 업무 생산성을 자랑한다. 또한, 이 모든 메모는 단순 권한 설정만으로 공유가 가능해 필요할 때 마다 자료를 서로 메일로 정리해서 주고 받는 시간 낭비를 줄일 수 있다.
특정 제품의 성능을 100% 활용하는 것은 설령 개발자 자신이라도 쉽지 않다. 하지만 목적에 맞는 활용법을 찾는다면 그 이상의 가치를 창출할 수 있다. 마이크로소프트 오피스 역시 누군가에게는 단순 문서 작업 프로그램이지만, 또 다른 누군가에게는 협업 툴이자 개인 일기장인 것처럼.
