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사이버다임 클라우디움, 기업 문서중앙화 클라우드 서버
HW·SW 일체형 … 중소기업도 쉽게 문서중앙화 구현
2014년 01월 10일 10:51:25 데이터넷 webmaster@datanet.co.kr

사이버다임이 출시한 ‘클라우디움(cloudium)’은 인력이 부족한 중소기업에서도 쉽게 문서중앙화를 구현할 수 있게 해 주목된다. 클라우디움은 기업용 문서중앙화 클라우드 서버로 모든 업무자료들을 개인 PC가 아닌 중앙 서버에서 안전하게 관리할 수 있게 한다.

특히 하드웨어와 소프트웨어 일체형의 문서중앙화 제품으로 설치 즉시 사용이 가능하며, 시스템 도입 후 지속적으로 발생하는 운영 및 관리 비용을 절감할 수 있어 중소기업에서도 부담없이 도입, 활용할 수 있는 특징이 있다.

   

비용효율적인 간편한 문서중앙화 구현
기존 개인 PC에서 문서를 작성하고 조회, 수정하던 방식을 그대로 적용해 별도의 교육 없이도 쉽게 사용이 가능하다는 점도 클라우디움의 장점이다. 강압적인 방식이 아닌 업무 중 문서가 자연스럽게 중앙 서버로 저장될 수 있는 프로세스로 문서중앙화에 따른 사용자 거부감을 줄이고, 문서중앙화 프로세스가 업무 영업에 빠르게 접목될 수 있도록 한 것이다.

클라우디움은 윈도우 탐색기와 동일한 인터페이스를 제공해 개인 PC에서 문서를 작성하고 편집하던 방식을 그대로 수행해 문서중앙화를 구현한다. 예를 들어 파워포인트에서 새로운 문서를 작성한 후 저장 버튼이나 단축키(Ctrl+S)를 누르면 클라우디움으로 바로 저장된다. 이는 사용자 강제를 통해 문서중앙화 환경을 구현하는 기존의 시스템과 차별화되는 부분으로, 기존 업무 프로세스를 그대로 수행하는 과정에서 자연스럽게 문서중앙화가 달성될 수 있도록 하는 요소다.

필요한 자료를 찾기도 훨씬 간편해져 업무 효율성도 높일 수 있다. 개인 PC에 자료를 보관하는 방식은 메일이나 메신저, 전화로 자료를 요청하는 등의 불필요한 과정을 발생시키지만 클라우디움은 조직에서 발생하는 모든 업무 결과물이 모두 자동 저장되므로 상세 검색 기능을 통해 필요한 자료를 바로 확인할 수 있어 협업을 활성화와 효율성 향상까지 유도한다.

정보보안·문서관리 정교화
조직의 모든 업무 결과물이 자동 저장되는 문서중앙화 환경에서는 정보보안은 가장 핵심적 요소 중 하나다. 문서나 폴더에 대한 접근권한을 세세하게 설정할 수 있어야 하며, 설정에 따라 문서 활용 범위가 달라져야 한다.

클라우디움은 사용자별, 직급별, 부서별로 접근권한을 설정하고, 각 문서와 폴더별로 권한 설정이 가능해 세밀한 정보보안을 구현할 수 있다. 권한이 없는 사용자의 경우에는 해당 문서나 폴더가 클라우디움 내에 존재하는지 조차 확인할 수 없어 핵심 데이터 보관에도 적합하다.

조직 내부 또는 외부와 문서 공유가 필요한 경우, 설정된 접근권한을 기반으로 안전한 문서 전달을 지원한다. 내부 구성원과 문서를 공유할 경우 접근권한까지 포함되어 있는 URL 주소가 전달돼 문서 접근권한에 따라 사용자별로 문서 수정, 조회, 삭제 등의 권한이 차등으로 주어진다. 협력사 등 외부 구성원과 문서를 공유하는 경우에는 해당 URL 주소에 접속 횟수와 기간을 설정할 수 있어 정보보안 수준을 높일 수 있다.

개인 PC에 업무 결과물이 존재하지 않고, 승인 받은 사용자만 외부로 문서를 전달할 수 있음은 물론이다. 즉 사용자 개인 판단에 의해 무분별한 외부 반출이 불가능하게 돼 사용자 실수에 의한 정보유출을 방지하며, 기업의 경쟁력을 보호할 수 있다.

‘이력관리’와 ‘버전관리’ 기능도 클라우디움의 특징이다. 이력관리란 문서가 언제, 어떻게 만들어지고, 누가 문서를 조회하고, 공유했는지를 시간순으로 기록하는 것으로, 해당 문서에 문제가 발생할 경우 신속한 모니터링을 통해 원인을 파악하고 조치를 취할 수 있게 도와준다.

버전관리는 수정이 발생할 때마다 버전을 생성, 이전 버전 확인이 필요한 경우 쉽게 비교할 수 있게 하는 기능으로 캐드, 도면 등의 관리에 있어 유용하다. ‘배포 버전’ 기능도 제공돼 확정 버전의 문서를 기반으로 통일성 있는 업무도 가능하다.

하드웨어 일체형으로 편리성 향상
클라우디움은 시스템 도입부터 운영까지 별도로 관리하기 어려운 중소규모 기업을 위해 특화된 제품이다. 기존 문서중앙화 환경을 구현하기 위해서는 서버는 물론 DB, OS 등 각종 하드웨어 장비부터 소프트웨어를 별도로 구입해야 하며, 도입 후에도 각각 운영 관리를 위한 리소스가 필요하다.

하지만 클라우디움은 기업 규모에 따라 도입이 가능하며, 하드웨어와 소프트웨어 일체형으로 구성되어 있어 최소 비용투자로 문서중앙화 환경을 구축할 수 있도록 지원하고 있다. 클라우디움은 설치 즉시 사용이 가능한 제품으로 도입 초기 비용 외에 사용자수, 하드용량, 서버 호스팅 증가에 따른 추가 비용은 물론 시스템 운영 시 발생하는 계약연장, 결제 등의 부가 업무와 관리 리소스를 줄임으로써 기업의 TCO 절감 효과도 기대할 수 있다.

나아가 클라우디움 서버에 저장된 문서는 스마트폰, 태블릿 PC를 통해 조회가 가능해 스마트 오피스 환경에서도 편리하게 활용할 수 있다. 안드로이드는 물론 iOS 기반의 모바일 기기를 모두 지원하며, 필요한 문서에 대한 접근권한만 있으면 언제, 어디서나 활용할 수 있다. 사이버다임은 안드로이드 마켓이나 앱스토어에서 ‘클라우디움 앱’을 배포, 편라히게 활용하도록 하고 있다.

클라우디움은 체계적인 문서관리와 보안강화라는 두 핵심과제를 동시에 해결할 수 있는 솔루션으로, 기밀 유출에 대한 우려를 차단시키면서 안심하고 정보를 자유롭게 공유·협업하는 토대를 마련해 준다. 탐색기 인터페이스, 모바일 서비스 등 편의성을 극대화 한 사용자 인터페이스를 기반으로 문서중앙화의 자연스런 달성과 신속한 업무 수행이 가능해지며, 궁극적으로는 조직의 업무 생산성 및 효율성을 향상시킬 수 있도록 지원한다.

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