얼핏 보면 사내 IT 관리자만의 고민일 수 있고, 인사노무 담당자의 고민일 수도 있다. 이러한 서로 다른 영역의 고민으로 보이는 것이 서로 연결돼 있고, 심지어 예상치 못한 사이드 이펙트마저 발생시키고 있다는 사실을 알게 되면 놀랄지도 모르겠다.
미필적 고의에 의한 정보유출 많다
바로 퇴사 직원의 절반이 이전 직장의 기밀자료를 보유하고 있으며, 이중 40%는 새로운 직장에서 이들 자료를 활용할 계획이라는 답변을 하고 있다는 점이 그것이다. 즉 기업의 핵심 지적자산(Intellectual Property)에 대한 유출이 악의에 의한 계획된 사고를 통해서만이 아니라 다수의 선량한 직장인의 ‘미필적 고의’에 의해 발생하고 있다.
직원들이 자신이 작성하거나 개발에 참여한 업무수행 결과물의 원본을 자신의 PC에 그대로 보관하고자 하는 것은 PC가 회사에만 있어서거나, 또는 단순한 개인적 수집벽 때문이 아니다. 수행하는 업무에 대한 오너십이 강할수록 해당 결과물에 대한 애착도 높고, 그만큼 해당 결과물의 소유권에 대해서도 응당 자신의 권리로 생각하기 때문이다.
따라서 단순히 사내 컴플라이언스나 인센티브 방식만으로는 업무수행 결과물에 대한 자발적인 회사 자산화나 공유를 유인해내기가 충분치 않다. 바로 이것이 그동안 사내 파일서버나 그보다 좀 더 풍부한 기능으로 무장한 전자문서관리시스템(EDMS)이나 지식관리시스템(KMS)일지라도 정작 업무 산출물이나 지식의 ‘등록 및 자산화’라는 전제 조건에서부터 실패했던 이유다.
이러한 문제 해결을 위해서는 먼저 직원들에게 업무의 결과물이 자기 혼자만의 산물이 아닌, 그동안 회사에 축적되어 온 지적자산 체계와 동료들간의 협업에 기초하여 생성되는 ‘조직의 자산’임을 이해시켜야 한다. 더불어 자신의 PC에 보관하지 않더라도, 업무 성과물이 담당 시스템을 통해 더욱 ‘안전하게’ 보관될 것이라는 믿음, 나아가 자신뿐 아니라 동료들과 전사 차원의 ‘모든’ 업무 결과물을 중앙 시스템에서 찾아낼 수 있다는 믿음을 보장할 수 있어야 한다.
이와 함께 수행하고 참여한 업무의 결과물에 대해 보이는 애착이나 소유욕은 일견 타당하고 권장할 수도 있는 부분이므로, 적어도 그 조직에 몸담고 있는 동안에는 언제 어떤 디바이스를 통해서든 해당 원본의 검색과 재활용이 용이하도록 지원해야 한다.
필수 기능 중심의 문서 중앙화 필요
회사 업무 산출물의 중앙화·자산화를 담당하는 시스템은 문서중앙화에서 요구되는 필수 기능이 제대로 구현돼 있으면 충분하다.
예를 들어 업무수행 결과물을 작성 완료하는 즉시 중앙서버에 자동 저장되도록 하는 편의 기능, 복잡한 분류체계나 키워드·태그의 입력없이도 원하는 콘텐츠를 찾도록 도와주는 검색 기능, 중앙에 집중된 지적자산에 대한 외부 유출 통제 기능, PC는 물론 스마트폰이나 태블릿과 같은 다양한 디바이스를 통해 시간과 장소에 구애없이 접근할 수 있도록 하는 기능, 원본에 대한 무결성과 안전한 활용이 가능케 하는 이력관리 기능, 사내 중앙 콘텐츠 서버에 대한 이중화 및 백업/복구 기능 등이 그것이다.
