콘텐츠라는 용어는 정보, 데이터, 문서, 파일과 같은 하나의 단어로 표현하기엔 뭔가 만족스럽지 못한 느낌을 준다. 콘텐츠란 말이 우리말이 아님에도 불구하고, 당연하게 우리말인 것처럼 사용하고 있는 것을 보면 콘텐츠를 간단히 하나의 단어로 설명하기는 어렵기 때문이 아닐까 생각된다. 우리시대의 정보교환의 수단이 되는 도구가 인터넷, 특히 웹이라고 한다면, 콘텐츠는 웹을 통해 보여지고, 교환되는 모든 형태의 정보, 문서, 멀티미디어 파일, 기업간 거래문서 등 모든 형태의 자료를 포괄적으로 포함하고 있다.
예를 들면, 포탈사이트나 미디어들이 매일 출판하는 뉴스, 날씨, 스포츠 정보를 비롯하여 쇼핑몰에서 제공하는 제품의 카탈로그 정보, 거래정보 그리고 B2B에서 발생되는 기업간 업무용 문서들도 모두 콘텐츠의 범주에 포함되는 것들이다. 심지어는 우리가 웹을 통해 정보를 전달하기 위해 작성하는 프로그램 소스코드도 사이트 운영자가 관리해야 할 콘텐츠의 한 형태로 볼 수 있을 것이다.
◇ 콘텐츠 관리란 무엇인가
그렇다면 콘텐츠 관리란 무엇인가? 오범(Ovum)에 의하면, 『콘텐츠 관리란 e비즈니스에 포함되는 모든 콘텐츠를 생성부터 보관에 이르기까지 관리하기 위한 일련의 작업(Task)과 과정(Process)』이라고 정의하고 있다. 즉, 콘텐츠 관리는 콘텐츠가 생성되고, 웹 등을 통해 출판되고, 배포되고, 마지막에 보관되어지기까지 콘텐츠의 라이프사이클을 관리하는 것이라고 할 수 있다.
그러면 콘텐츠 관리에는 어떠한 작업과정이 필요한가? 콘텐츠를 관리하기 위해서는 콘텐츠의 라이프사이클을 다시 한번 정리해 보는 것이 필요하다. 라이프사이클은 첫째 새로운 콘텐츠를 생성하는 단계, 둘째 생성된 콘텐츠를 일정한 절차에 의해서 전달하기 위한 목적으로 변형하는 단계, 셋째는 변형된 콘텐츠를 효율적인 방법으로 배포 혹은 웹을 통해 출판하는 단계이다. 마지막으로 콘텐츠가 일정기간 생명을 다했을 경우에는 보관(Archiving)되는 단계이다.
콘텐츠의 라이프사이클마다 그 단계에 맞게 콘텐츠를 관리하는 것이 중요한데, 여기에는 작업자의 수작업이 필요한 경우와 관리 툴을 사용하는 효율적인 경우가 있다. 일반적으로 콘텐츠 관리라고 하면 흔히들 툴을 사용하는 의미로 생각하기 쉬운데, 툴은 어디까지나 반복적이고, 볼륨이 큰 콘텐츠를 처리하기 위한 효율적인 방법이며, 콘텐츠를 구조화하는 작업 즉, 콘텐츠의 중요도를 결정하고 분류화하며, 내부의 업무 프로세스에 맞는 워크플로우 등을 정의하는 일은 툴이 대신 할 수 없는 영역일 것이다. 그러므로 콘텐츠 관리는 콘텐츠 관리자와 관리자를 지원하는 시스템이 포함된다.
