BPM(Business Process Management)은 비정형화된 업무구성을 시스템화하는 솔루션이다. 업무프로세스를 표준화함으로써 업무 수행에 따른 복잡성을 제거, 비즈니스의 속도를 높일 수 있음은 물론 직원 개인의 업무와 책임을 명확하게 할 수 있는 이점을 제공 한다. 이러한 특성으로 인해 일부에서는 EAI(Enterprise Application Integration)에 워크플로우를 결합시킨 것이 BPM이라고 정의하기도 한다.
BPM은 업무를 프로세스화, 일원적인 업무수행이 가능하게 한다. 이는 처리 절차에 대한 교육이 필요없게 만들어 효율성을 높일 수 있다. 이는 워크플로우에 EAI를 결합하는 것와 동일하기에 BPM은 작업절차의 운영적 흐름인 워크플로우와 기업의 비즈니스 애플리케이션을 통합한 EAI의 결합으로 볼 수 있는 것이다.
직원 입장에서는 각 업무를 어느 시스템에 들어가서 처리해야 하는지 등에 신경쓰지 않고 업무 흐름만 따라가며 수행하면 돼 일처리가 훨씬 수월하게 된다. 기업의 입장에서 볼 때 이는 업무관리의 효율성을 높일 수 있게 한다. 또 이러한 업무관리의 효율성 향상을 통해 업무혁신의 기반을 마련할 수 있는 이점을 얻을 수 있다.
BPM은 2000년대 중반 등장 당시부터 많은 주목을 받았다. 효율성 향상, 업무혁신의 기반이 될 수 있기 때문이다. 하지만 BPM은 기대만큼 성장을 이뤄내지는 못했다. 기획부터 진행, 그리고 결과까지 업무 라이프사이클을 체계적으로 관리하는 프로세스 경영이라는 화두 속에서 수많은 기업과 기관이 BPM을 도입했지만, 이렇다 할 성공사례를 이끌어내지 못하면서 시장의 양적 팽창을 이뤄내지 못한 것이다.
BPM이 시장에 정착되지 못한 요인으로는 수행전략과 적절한 툴의 부재가 꼽힌다. 수행전략의 부재는 BPM에 대한 명확한 실체 파악없이 효과만을 생각했다고 접근했다는 것에서 기인한다. BPM을 자사에 특화된 업무 프로세스에 제대로 녹아들게 하기 위한 고민 없이 솔루션 측면에서만 접근함으로써 프로세스와 유리되고, 이는 궁극적으로 BPM의 효과를 극대화하지 못하는 결과를 낳은 것이다.
점진적 업무 프로세서 통합 중요
해외에서 BPM의 성공사례를 살피면, 한 가지 공통점이 있다. 장기적 전략 아래에서 수행, 1회성 프로젝트가 아닌 지속적 프로젝트를 통해 개선사항을 도출하고, 적용하는 점진적 적용을 통해 성공을 이뤄낸 것이다. 이러한 점진적 접근이 필요한 까닭은 BPM 도입에는 반드시 프로세스의 변화를 불러오기 때문이다.
‘세 살 버릇 여든까지 간다’는 속담처럼 사람의 습관을 바꾸는 것은 매우 어려운 일이다. 업무에 있어서도 마찬가지로 장기적으로는 BPM 툴을 익히는 게 업무수행에 유리하지만, 시간에 쫓기는 사용자들은 익숙한 기존 툴을 사용을 선호하게 된다.
이는 한 번의 프로젝트를 통해 즉각적인 효과를 보기보다 점진적으로 업무 프로세스를 통합하면서 BPM으로 완성시키는 노력이 필요함을 보여준다. 더불어 BPM의 성공적 정착을 위한 전략이 마련돼 병행돼야 한다. 제도적인 노력이 병행되지 않는다면, 비즈니스 프로세스에 대한 변화는 결코 이뤄질 수 없는 요원한 작업이 되기 때문이다.
BPM이 즉각적으로 업무수행을 원활하게 할 수 있는 솔루션은 아니다. 장기적 교육을 통해 효과가 필요하다. 이러한 BPM의 특성은 빠르게 생산성 향상 효과를 기대한 기업의 요구와 달라 결국 시장에서 외면을 받게 됐다는 것이다. 따라서 성공적인 BPM을 위해서는 체계적인 계획을 통해 BPM을 업무 수행에 접목시키려는 노력이 함께 병행돼야 한다.
SNS와 결합, 장벽을 깬다
초기 기대만큼 성장을 이뤄내지 못하고, 최근 IT 시장에 휘몰아친 클라우드, 빅데이터, 소셜 네트워크 서비스(SNS), 모바일 등의 이슈에 밀려 BPM은 시장의 관심에서 한 발 멀어진 모습이다. 하지만 BPM의 유용성이 없어진 것은 아니다. 오히려 갈수록 복잡해지고 있는 IT는 BPM의 필요성을 더욱 높인다.
일관된 업무 프로세스를 구현, 업무 진행상황을 관리하면서 보다 효과적인 업무 수행을 돕는 BPM의 이점은 여전히 유용성을 지니기 때문이다. 실제로 국내 시장에서 BPM이 초기와 같은 주목을 받는 것은 아니지만, 성공사례를 꾸준히 이어나가면서 조용하면서 점진적 성장을 이뤄내고 있다고 평가된다.
ERP 업그레이드와 함께 오라클 BPM 스위트를 도입한 삼양홀딩스를 비롯해 유엔진 BPM을 도입해 업무효율을 크게 향상시킨 대한생명 등이 이러한 사례다. 또 한국거래소도 IBM BPM을 도입, 스마트 경영의 기틀을 마련했으며, CJ도 핸디소프트의 BPM을 도입해 ERP의 효율을 제고시켰다. 또한 BPM은 최근의 기술발전을 수용하면서 솔루션을 발전시켜 유용성을 더하고 있기도 하다.
비정형 프로세스 관리, SNS의 사용자 친화력 흡수, 모바일 기술과의 결합 등을 실시간 비즈니스 지원이라는 민첩성을 더욱 강화함으로써 효능을 한층 향상시키고 있는 것이다. 최근 BPM업계에서 이슈가 되는 기술에는 ▲실시간 업무 처리를 위한 민첩성 기능 ▲업무 처리의 다양성을 정략적인 수치로 표현하는 비정형 프로세스 관리 ▲비정형 프로세스를 포함한 최적화 및 통합관리 ▲기업 활동의 효율화를 위한 소셜 기능 ▲모바일 기술과의 결합 등으로 요약할 수 있다.
최근 이뤄진 BPM의 진화 중 가장 눈에 띄는 것은 SNS와의 결합이다. SNS가 널리 사용되는 현실을 감안해 SNS의 인터페이스를 차용, 사용자 편의성을 높이면서 BPM이 보다 업무에 밀접하게 활용되도록 하는 것이다.
대우증권, 대한생명 등에 굵직한 레퍼런스를 확보하면서 주목받은 토종 BPM 개발사인 유엔진은 소셜 BPM을 전면에 내세우고 있다. SNS 결합은 글로벌 BPM 기업도 전면에 내세우고 있는 요소다. IBM은 소셜로 협업을 강화한 ‘IBM 비즈니스 프로세스 매니저 V8(IBM BPM V8)’을 선보였고, 오라클도 2010년 출시한 ‘오라클 BPM 스위트 11g’ 이후 지속적으로 소셜 접목을 전면에 배치하면서 BPM 시장을 공략하고 있다.
특히 무선 네트워크의 발전, PC와 유사한 역할을 수행할 수 있는 스마트 기기의 등장으로 인해 언제 어디서나 업무를 진행할 수 있는 스마트워크가 각광받고 있다. 이 과정에서 업무 프로세스인 BPM의 모바일화는 필수라고 말할 수 있다. 대표적인 국내 토종 BPM 업체인 핸디소프트는 ‘핸디 BPM 모바일’을 선보인 가운데 IBM 또한 소셜기능을 추가한 IBM BPM V8에서 네이티브 모바일 앱을 지원, BPM 인터페이스를 모바일 영역까지 확대할 수 있도록 했다.
BPM 변화 바람 거세
현재 BPM은 변혁의 한 가운데 있다. 지금까지의 BPM 구축이 구매부서, 고객관계관리(CRM), 공급망관리(SCM) 등 단위업무 기반으로 이뤄져 왔지만 이제는 업무 환경 전반을 지원하는 통합 BPM으로, 또 실시간으로 변화하는 업무프로세스에 민첩하게 대응하기 위해 소셜과 모바일을 접목하면서 유용성을 높이고 있는 것이다.
BPM의 변화에 부응한 경쟁도 본격화하고 있다. 리얼웹은 급변화하는 IT환경을 지원하는 ‘다이나믹워크플로우 BPM’을 강조한다. 수시로 변화하는 비정형 프로세스를 관리해 업무 효율을 높이는 다이나믹워크플로우 BPM은 내부의 워크플로우를 모델링함으로서 업무를 자동화하도록 지원한다. 시스템에서 해야 할 업무(to-do) 목록을 자동 공지하고 업무 진행현황 모니터링과 이력관리가 가능하도록 함으로써 업무 속도를 향상, 효율성을 제고시키는 것이다. 또 균형성과관리(BSC)와 연계, 경영성과 지표상의 문제점을 실시간으로 파악해 조치할 수 있게 해 통합 BPM으로써의 가치를 높이고 있다.
전략 수립, BPM 성공 핵심
BPM 솔루션은 업무 효율성 향상, 비즈니스 환경에 대한 가시성 확보, 의사결정 지원, TCO 절감 등의 이점을 제공한다. 특히 제조업이나 결산업무에 BPM을 도입할 경우, 제조기간 단축, 즉각적인 원가절감 효과를 볼 수 있다. 그러나 BPM의 이 같은 성과에 현혹돼 솔루션 도입을 고려한 것이 과거 BPM의 실패요인이다.
전문가들은 “성공적인 BPM 구현을 위해 기업별 특성 및 목표에 따른 프로세스 전략을 구성해야만 한다”며 “BPM은 어떻게 구축해야 할 것인가에 초점이 맞춰 지속적인 프로세스 혁신을 위한 기반을 마련해야 성공할 수 있다”고 조언한다.
프로세스 혁신을 연속적으로 수행하는 체계를 만들어 BPM을 구현하는 전략의 수립부터, 회사가 만든 혁신체계(조직 및 변화 관리) 등과 같은 활동을 연속성을 갖고 병행돼야 한다는 것이다. BPM은 측정을 위한 지표 설계와 프로세스 처리 이력을 토대로 지표 값을 측정, 지속적으로 개선방안을 도출할 수 있도록 해야 한다. 더욱 복잡해지는 비즈니스 환경에서 BPM은 필수다.
또한 최근 BPM은 소셜, 모바일 등 최신 기술과 결합해 편리성을 높이고, 업무에 더욱 밀접해지는 방향으로 진화하고 있다. 업무관리의 효율성을 높이고, 이를 통해 업무혁신의 기반을 마련할 수 있는 BPM에 주목해야 할 때다.
