글로벌 금융위기에서 아시아 지역이 세계 다른 지역에 비해 상대적으로 빠른 회복세를 보이고 있다. 특히 말레이시아는 우수한 금융 인프라와 꾸준한 내수 시장의 성장에 힘입어 아시아 지역에서도 두드러진 성장세를 기록하고 있다.
말레이시아의 눈부신 성장에는 수도 쿠알라룸푸르를 중심으로 한 대규모 토목사업이 큰 몫을 하고 있다. 말레이시아는 매년 2% 이상 인구성장률을 기록하고 있으며, 외국인의 지속적인 투자에 힘입어 부동산·건설경기가 크게 활황을 이루고 있다.
빠르게 성장하는 건설시장을 지원하고, 보다 투명한 건설거래 기반 마련을 위해 말레이시아 건설부(Ministry of Works, 이하 MOW)는 중앙조직과 산하기관의 모든 거래관련 문서를 전자화하는 ‘구매정보관리시스템(Procurement Information Management System)’ 구축 사업을 진행했다.
이 사업은 MOW의 조달 프로세스와 연관된 여러 형태의 문서와 관리 데이터 정보를 전자화해 조달 업무 효율성을 높이기 위한 것이다. 더불어 조달 관련 업무의 투명성을 제고해 건전한 시장성장을 도울 수 있도록 하고 있다.
이 사업을 주도한 맛 나인 빈 주소(Mat Naain Bin Jusoh) MOW IT 디렉터는 “MOU와 산하기관 전체에 대해 구매와 관련된 문서를 단일화해 방대한 양의 문서를 체계적으로 관리하고 보안을 강화하며 투명성을 높이고자 한다”며 “이 사업을 통해 MOW의 서비스가 한층 업그레이드 될 것”이라고 말했다.
구매정보관리시스템에는 아이온커뮤니케이션즈의 새로운 ‘로디스(Rhodes)’ 기반 EDMS 솔루션이 도입됐다. 이 솔루션은 종이문서를 스캔해 내용을 자동으로 인식시킨 후 데이터베이스에 저장하는 이미징 기술이 포함돼있다.
이 솔루션은 분산환경을 지원해 부하를 방지하며, 무중단 운영을 통한 업무 연속성을 보장할 수 있다. 설치가 간편하고 사용자 편의성이 높아 별도의 교육 없이 설치 즉시 이용할 수 있다. 중복되는 문서를 제거해 스토리지 비용을 줄이고, 멀티볼륨 지원과 자유로운 메타 데이터 설계 기능 등을 제공한다.
나인 디렉터는 “문서관리시스템을 위해 다양한 EDMS 솔루션을 검토했는데, 아이온의 솔루션이 가장 강력한 엔진과 사용자 편의성을 제공하는 것으로 평가했다. 또한 아이온이 한국과 일본에 많은 고객을 확보하고 있어 신뢰도가 높았다”고 말했다.
나인 디렉터는 문서관리 시스템을 도입하기 전 실제로 이 솔루션을 사용하는 기업과 기관을 찾아 실제 효과 등에 대해 알아보기 위해 방한했다. 그는 방한 기간 중 에이앤디신용정보(www.andamc.com), 병무청 등 아이온 고객사를 방문해 라이브 시스템을 살펴봤다.
나인 디렉터는 “아이온의 고객들은 솔루션에 매우 만족한 모습을 보였으며, 어떠한 장애 없이 문서를 안전하고 편안하게 관리하고 있었다. 특시 실제 비즈니스 프로세스에 적용돼 100% 활용할 수 있다고 한 점을 높이 평가한다”며 “고객들은 8.5~9점 정도 점수를 줬다”고 말했다.
그는 “향후 MOW는 BI 프로젝트를 진행해 장·차관 및 의사결정권자에게 필요한 정보를 정확하게 전달할 수 있도록 할 것이다. 문서관리시스템도 이러한 계획의 일환”이라며 “1단계로 MOW에 문서관리 시스템 구축을 완료한 후 향후 산하기관과 전국의 모든 유관기관에서 사용할 수 있도록 할 것”이라고 말했다.
이어 그는 “이 프로세스를 조달과 관련한 영역 뿐 아니라 다른 프로세스까지 확장시킬 계획”이라며 “이 사업이 말레이시아 정부기관 혁신의 아이콘이 되어 다른 기관에서도 도입, 대민 서비스 업그레이드를 위해 사용되기를 바란다”고 강조했다.
