핸디소프트(대표 황의관 www.handysoft.co.kr)는 지난 10일 한국전자문서산업협회가 주최한 ‘u-Paperless Korea 컨퍼런스 2009’에서 그린IT를 위한 서비스 중심의 문서 분류 체계를 소개했다고 밝혔다.
핸디소프트는 최근 급증한 전자문서의 활용도에도 불구하고 꾸준히 증가하고 있는 프린터와 인쇄용 종이 판매량에 주목하고 이를 업무적인 관점에서 재조명했다. 이에 따라, 문서 관리의 또 다른 기준인 ‘서비스 중심의 문서 분류 체계’를 통해 비용을 절감하고 업무 효율성을 제고하는 방안을 제시했다.
일반적으로 대부분의 업무는 비정형 업무에 따라 생산되기 때문에 관리되지 못하며, 자료를 정리할 때도 업무적을 선별하여 정리할 수 없다. 이러한 근거에 따라 종이 문서가 급증하는 이유를 ‘문서의 분류가 활용 관점이 아니라 단일 관점에서 이루어지므로’, 그리고 ‘기업이 보유한 정보시스템이 정형화된 문서나 프로세스만 지원하므로’의 두 가지로 정리했다.
이를 위해 핸디소프트에서는 비정형 업무인 각종 보고, 지시 등을 통합 관리할 수 있는 솔루션인 ‘핸디 오피스엔진’을 지난해 출시했다. 오피스엔진은 비정형 프로세스나 업무 간의 진행 절차를 사전에 정의하는 제품으로, 관리가 어려웠던 자유로운 대화형 프로세스까지 업무의 가시성과 추적 가능성, 즉각 대응성 등을 부여해 정형 업무 프로세스만을 관리했던 기존 BPM의 이점을 대폭 확장하는 제품이다. 또한 아웃룩(MS Outlook) 연동 기능을 통해 비즈니스 프로세스 관리(BPM)의 능력을 이메일의 유연성과 조합해 탄생시킨 업계 최초의 솔루션이다.
핸디소프트 채널사업실 김남규 실장은 “단순 서식 유형이나 업무 분류 체계 관점의 문서 분류는 또 다른 인쇄 및 보관을 초래하게 된다”며 “서비스 중심의 문서 분류 체계를 도입하면 업무 효율성을 향상할 수 있으며, 그린IT에도 한 발자국 더 가까이 다가갈 수 있다”고 밝혔다.
