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성공적 아카이빙, “기업 업무 생산성 향상 이끈다”
아카이빙
2008년 07월 29일 00:00:00 김나연 기자 grace@datanet.co.kr
최근 전 세계 각국마다 자체 규제 요건이 강화되고, 또한 각 국가 간 비즈니스에도 규제 요건 충족은 필수가 되고 있기 때문에 이에 대한 대비가 중요 이슈로 떠올랐다. 각종 법규 준수를 위한 대응책으로 주목받고 있는 ‘아카이빙’은 발전되고 있는 IT의 또 다른 역할로서, 법적 분쟁에 대비한 데이터 보관을 비롯해 지속적인 비용 절감, 정보자산 관리, 디지털 문서화 등의 이유로 회사 정책의 필수 요건으로 주목받고 있다. 특히 기업 내 폭발적으로 증가하고 있는 데이터의 대표 격인 이메일, 오피스 문서파일, CRM, ERP, 데이터베이스(DB) 등은 그 형태도 다양하기 때문에 이들을 어떻게 효율적으로 관리해 각종 법규/법령에 대응할 것인지가 관건이다. 바꾸어 말하면, 아카이빙은 장기간 데이터를 보호해 각종 규제요건을 준수할 수 있는 방편임과 동시에, 오래되고 사용되지 않는 파일들은 좀 더 저렴한 스토리지로 이동해 스토리지 공간을 효율적으로 사용함으로써 비용 절감 효과를 거둘 수 있다. 즉, 데이터 위/변조를 방지해 장기간 데이터를 보호함으로써 각종 규제요건에 대비할 수 있게 된다. 백업과 아카이브, 관리 대상·목적 달라 한편, 스토리지 사용 공간을 늘이기 위해 데이터를 이전해 놓는다는 개념은 자칫 ‘백업(Back up)과 혼동되기 쉽다. 그러나 백업은 원본 훼손이나 삭제 등을 대비해 특정 시점의 볼륨, LUN 또는 파일의 복제본을 만들어 놓는 것으로 아카이브와는 전혀 다르다. 아카이브는 장기적으로 관리할 필요가 있는 데이터를 논리적으로 그룹화(분류)해 데이터를 이동하면서, 필요 시 언제든지 다시 불러올 수 있어야 한다. 기업에 존재하는 데이터는 크게 정형(Structured), 비정형(Un-structured), 반정형(Semi-structure) 데이터로 나뉘며 각각에 대한 아카이빙이 가능하다. 정형 데이터의 전형은 데이터베이스이고, 비정형 데이터의 전형은 파일 시스템이다. 요즘 회자되기 시작한 반정형 데이터의 전형은 이메일 시스템이다. 정형, 비정형, 반정형 아카이빙으로 시장을 구분하는 것은 학술적으로 나누는 개념이며, 이메일 아카이빙, 데이터베이스(DB) 아카이빙, SAP 아카이빙 등 대상을 중심으로 시장이 나눠지고 있다. 아카이빙영역, 이메일·DB·ERP 등 ‘전문화’ 메일 아카이빙은 기업 및 기관이 송수신한 이메일을 압축해 데이터 저장소에 보관함으로써 이메일의 보존과 검색을 효율적으로 관리할 수 있도록 하는 분야이고, DB 아카이빙은 프로덕션 시스템의 DB에서 데이터의 추출/로드 및 아카이브 시스템의 파일적재까지 관리해 방대한 양의 기업데이터를 효율적으로 관리할 수 있는 분야다. 이러한 아카이빙은 데이터를 가치에 따라 저장하는 정보수명주기관리(ILM)의 핵심 분야로 관련 수요가 급증하고 있다. ERP(SAP) 아카이빙은 비즈니스 프로세스가 완료된 데이터 중에서 SAP에서 자주 조회하지 않는 데이터(보존기간을 지정한 과거 데이터)를 추출해 아카이빙 시스템으로 옮겨놓고 필요시 쉽게 활용가능하게 하는 것이다. 아카이빙 시스템을 통해 얻을 수 있는 또 다른 장점으로 기존 애플리케이션에 대한 성능 개선 혹은 성능 저하 방지를 꼽을 수 있다. 한국HP 백업 아카이빙 컨설턴트인 김현철 차장은 “운영 시스템의 데이터양이 항상 일정 수준으로 유지되기 때문에 애플리케이션의 성능 또한 일정하게 유지될 수 있다”며 “실제로 아카이빙 시스템을 도입한 후 30%의 성능 개선이 이뤄진 사례가 있다”고 설명했다. 이메일 아카이빙, 2011년 40억달러 시장 전망 이메일 아카이빙은 최근 비즈니스적, IT적, 법적 3가지 이슈와 맞물려 수요가 더욱 높아지고 있다. 현업에서는 삭제된 메일에 대한 복구 및 오래된 이메일에 대한 검색 요구가 커지고 있고, IT부서에서는 통합적으로 이메일을 관리하고 폭증하는 데이터 볼륨을 어떻게 해결할 수 있을지 고민하고 있다. 또한 이메일 자료가 기업 간 법적 분쟁 시 중요 증거자료로 제시될 수 있어 정밀 감사시 자료제출 요구에 응대해야 하는 법적인 이슈도 메일 아카이빙 수요를 증가시키고 있다. 그도 그럴 것이 이 분야는 그동안 이메일 관련 법안 및 규정이 없었던 데다, 국내에 소개된 외산 이메일 아카이빙 솔루션들이 한글을 인식하기 위해 필요한 2바이트를 지원하지 못했다. 따라서 이메일 아카이빙은 기업 내 투자 우선순위에서 매번 뒷자리로 밀리는 신세를 면치 못했다. 하지만 최근 ‘컴플라이언스 이슈’로 이메일 아카이빙에 대한 수요가 다시 증가하고 있다. 지난 2005년부터 전자거래 기본법이 시행됐고, 외부감사법/증권거래법, 집단소송법 등의 대응 및 금융권의 재해복구 시스템 의무화, 금감원 권고안인 ‘이메일 및 메신저에 대한 내부통제방안’의 일환으로 아카이빙이 주목받고 있는 것이다. 또 외산 이메일 아카이빙 솔루션들도 2바이트 지원이 가능한 제품을 선보이고, 물론 국산 업체들의 솔루션도 대거 등장했다. 실제로 이메일 아카이빙 솔루션의 인스톨 베이스로 지난 2007년에는 5천500만개를 기록했고, 오는 2011년까지 3만4천100만개로 대폭 증가할 것으로 예상된다. 매출별로는 2007년 9만1천900만달러를 기록 2011년이면 거의 40억달러의 시장 규모를 형성할 것으로 보인다. 컴트루테크놀로지 박노원 이사는 “종래의 메일데이터는 일회성 소모성 데이터로 인식됐던 것에 비해 요즘은 업무 프로세스가 전자우편에 의존함으로써 비즈니스에 중요한 데이터 자원으로 자리매김했다”고 말했다. 이 같은 이유로 보다 편리한 메일데이터 관리와 저장을 위해 저장용량의 한계와 스토리지 자원의 효율적인 이용을 위한 아카이빙 솔루션 도입이 활발해지고 있는 상황이다. 이메일 아카이빙 솔루션으로 처리할 수 있는 부분은 ▲규정준수관리를 위한 툴 제공(보존기관, 정책설정) ▲이메일 아카이빙 정책 설정 ▲메일분류정책(비정상메일 분리방안, 아웃바운드/인바운드별 정책, 수신 IP정책) ▲메일보관정책(메일보관기간 설정, 컴플라이언스를 이한 조직도별 메일보관) ▲메일시스템 신뢰성 유지정책(불량메일의 외부유출방지, 대외신인도 향상) ▲메일데이터 원본유지정책(보관된 메일이 원본과 동일함을 증명하는 기능) ▲메일 검색(인덱싱 레코드로 관리, 레코드 관리 기능) ▲메일 데이터 관리(메일 데이터 1/10으로 압축) ▲규정 준수를 위한 스토리지 지원(다양한 스토리지와 연동) 등이다. 다양한 정책적 접근, 아카이빙 수요 유발 이메일 아카이빙은 주로 메일을 받은 날짜에 의거해 아카이빙 정책을 결정할 때가 많다. 사용자들은 일반적으로 메일을 받은 지 2주가 지나면 다시 열어볼 확률이 매우 낮아진다고 한다. 이에 주로 메일 수신 날짜를 기준으로 아카이빙 정책을 설정한다. 이메일 아카이빙 정책의 또 다른 접근 방법은 사용자의 받은 편지함 크기이다. 박정수 시만텍코리아 제품기술본부 차장은 “최근 이메일에 수반되는 주변적인 비용의 절감, 특히 메일박스 쿼터 적용을 통해 서버 및 스토리지 비용을 절감하는데 관리의 초점이 맞춰지고 있다”며, “새로운 법규와 기업 거버넌스 정책으로 인해 이메일을 일정 기간 동안 보존하고 관리해야 할 필요성도 커지고 있다”고 설명 했다. 다우기술 테라스사업부 지승용 부장 역시 “많은 회사들이 받은 편지함 크기에 대한 제한을 두고 있다. 받은 편지함 크기가 100M가 넘으면 더 이상 메일의 수신/발신이 안 되도록 설정해 놓은 경우가 많기 때문에 용량이 일정 수준에 다다르면 아카이빙이 수행되도록 설정한다”고 말했다. 받은 편지함 크기가 95M 초과 시에는 아카이빙이 수행되도록 설정하는 것이다. 지 부장은 “이메일 아카이빙을 통해 사용자는 마치 무한대의 받은 편지함을 이용하는 효과의 큰 장점을 누릴 수 있다”고 덧붙였다. 기업마다 이메일 아카이빙을 도입하는 사유는 각기 다양하다. 모 대학의 경우, 학생들이 사용하는 메일 쿼터가 작다는 불만이 제기돼 고성능 디스크를 지속 확장하느냐, 메일 아카이빙 솔루션을 도입해 사용공간을 늘리느냐를 두고 고심했다. 당장 1~2테라의 디스크 증설은 아카이빙 도입보다 비용이 저렴하지만, 장기적으로 보면 이메일 아카이빙 솔루션을 도입했을 때의 비용절감 효과가 더 크고, 메일 검색과 같은 다양한 부가기능도 가져갈 수 있는 장점이 있어 아카이빙 솔루션을 도입키로 결정했다. 시만텍코리아 박정수 차장은 “엄청난 속도로 증가하는 이메일을 관리하기 위한 대안으로, 더 많은 서버와 스토리지를 구매해서 데이터 수요를 충족하는 방안과, 메일박스 쿼터를 적용하는 것이 있는데, 첫 번째 방법은 훨씬 많은 비용을 수반한다”면서 “추가로 구매해야 하는 것은 1차 스토리지뿐 만이 아니라, 메시지 애플리케이션의 증가에 대처하기 위해서는 백업 소프트웨어와 하드웨어도 함께 확장해야 한다. 1차 스토리지에 저장된 메시지의 용량이 증가하면 할수록 백업, 재해 복구를 위해 복제돼야 하는 정보의 양 또한 기하급수적으로 증가할 것이다”고 말했다. 박 차장은 또 “두 번째 대안인 메일박스 쿼터는 추가적인 자본 비용의 지출을 방지할 수 있다는 이점이 있다. 이 접근법을 통해 이메일 스토리지의 관리 문제를 일차적으로 해결하는 것이 가능하지만, 또 다른 문제를 낳을 수도 있다”고 덧붙였다. 즉, 메일박스 쿼터가 적용된 환경에서, 직원들은 정의된 메일박스 기준에 맞추기 위해 자신의 수신함을 주기적으로 정리해 줘야 한다. 메일박스 쿼터를 위반하는 경우, 지정된 용량 이하로 수신함을 정리하지 않는 이상 이메일을 전송 또는 수신할 수 없게 된다. 메일박스의 용량이 쿼터를 초과하면 직원들은 오래된 메시지를 지우거나 로컬 아카이브(예: 마이크로소프트 익스체인지, 아웃룩 환경에서 사용되는 PST파일)를 설정하는 방법으로 문제를 해결하곤 한다. 이 때 로컬 아카이브를 이용하면 1차 저장 장치의 용량 문제를 해결할 수 있지만, 각 직원들의 하드 드라이브와 파일 서버에 아카이브가 분산되므로 한층 심각한 관리 문제를 유발하게 된다. PST 파일로 이동된 메시지들은 백업 작업에도 큰 영향을 미치는데, 동일한 파일이 여러 위치에 분산 저장되기 때문에 데이터의 중복성이 증가해 백업에 사용되는 스토리지의 용량 또한 증가할 수밖에 없다. 일부 기업에서는 컴플라이언스라는 규제 준수 이슈도 있지만 직원들의 내부메일 통제 시스템의 일환으로 아카이빙을 검토하는 기업도 있는 것으로 나타났다. 이 외에도 아직 국내 사례는 없지만, 저장된 메일 데이터가 기업의 중요 지식 정보가 될 수 있으므로 KMS(지식관리시스템)를 메일 아카이빙으로 제공할 수도 있다. 해외에서는 아카이빙 도입 이유의 15%가 지식관리를 위해 도입한 것으로 보고된바 있다. 국산 이메일 아카이빙 솔루션 ‘자신감’ 컴트루테크놀리지의 ‘컴트루 이메일센터 아카이브’는 기존의 메일서버 백엔드 단에서 2바이트 구조로의 변환이 필요한 아카이빙 시스템 대신에 기존 메일시스템의 아무런 수정 없이 기업체의 메일규모에 맞춰 플러그인 타입으로 운용될 수 있는 시스템이다. 이메일센터 게이트웨이에서 정상메일을 수신하면서 아카이브가 동시에 일어나는 방식과, 익스체인지 서버의 저널링 방식으로 아카이브 하는 방식 등을 제공한다. 컴트루는 도미노, 익스체인지 등 외산 메일서버는 물론, 국산 제품인 만큼 국내 대부분의 메일서버와 연동할 수 있는 강점을 자랑하고 있다. 이에 비해 외산 아카이빙 솔루션은 도미노와 익스체인지 서버만 지원하는 경우가 대부분이다. 다우기술은 올 초 인터넷 메시징 솔루션 기업인 테라스테크놀로지를 흡수합병하고, 메일 아카이빙 솔루션 ‘테라스볼트’로 시장 경쟁에 가세했다. 다우기술 테라스사업부 지승용 부장은 “테라스 아카이빙 솔루션은 국내 웹메일 시장을 선두하고 있는 팀스(TIMS) 뿐만 아니라, 샌드메일 등 5개 이상의 다양한 메일서버를 지원하는 것이 강점”이라며, “아무래도 외산 벤더 입장에서는 로터스, 익스체인지의 시장점유율이 70% 이상 되므로 이들 지원에서 그치기 때문에 메일서버 연동에 한계가 있다”고 덧붙였다. 현재 다우기술은 테라스테크놀로지의 메시징 서버인 팀스 및 기존 다우기술 고객을 대상으로 최근 두 군대의 금융기관을 비롯해 총 20여 군대의 레퍼런스를 확보했다. 데이터 보호, 컴플라이언스, 기업 거버넌스 등 그 목적이 무엇이던 간에 이메일 및 메시지 관리는 IT조직에 있어 큰 부담임에는 틀림없다. 그러나 더 어려운 문제는 필요한 순간 특정 메시지를 검색하고 인출하는 것이다. 전자적으로 저장된 정보가 법적 증거 자료로 채택되는 경우가 증가하면서 수백만 개에 이르는 메시지 아카이브에서 적은 양의 데이터를 추출해 내는 작업의 중요성이 한층 강조되고 있는 것. 국산 이메일 아카이빙 업체들은 “아카이빙 솔루션은 메일 제목, 본문뿐만 아니라 다양한 형태의 첨부파일까지 검색해 내 열어볼 수 있어야 한다. 하지만 외산 솔루션은 국산 그룹웨어 및 첨부파일 등과 연동하는데 한계가 있다”고 문제를 제기하기도 한다. 나스닥 상장 국내기업, 메일 아카이빙 효과 ‘톡톡’ 그러나 국내 이메일 아카이빙 구축 사이트 중에서 외국 기업의 국내 지사, 한국 기업이지만 미국 상장사, 미국 컴플라이언스 규정을 받는 기업들은 본사에서 도입한 아카이빙 솔루션을 따라가는 경우가 많기 때문에 여전히 이메일 아카이빙 시장에서 외산 솔루션이 우위를 점하고 있는 것으로 나타났다. ‘라그나로크’로 유명한 게임 개발 업체 그라비티는 폭발적으로 증가하는 데이터, 서버 인벤토리 확장, 새로운 규제 준수의 요구에 보다 효율적으로 데이터를 관리하고 보호하기 위해 시만텍의 이메일 아카이빙 시스템을 구축했다. ‘시만텍 엔터프라이즈 볼트’는 글로벌 시장을 타깃으로 하는 그라비티가 해외 시장에서의 규제 요구 사항들을 준수할 수 있도록 지원했다. 그라비티는 엔터프라이즈 볼트의 도입으로 BS7799-3 보안 규제, 즉 3년간 이메일 커뮤니케이션을 보관할 것을 요구하는 미국 나스닥의 규제를 비용효율적으로 준수할 수 있게 됐다고 밝혔다. 특히 이 시스템 구축으로 그라비티는 전자 게임 업계 최초로 BS7799-3 규제 준수를 인증 받았다. 엔씨소프트도 전 세계 사용자들로부터 자사의 게임이 높은 호응을 얻으면서 급격하게 증가하고 있는 비즈니스 데이터를 효율적으로 관리하기 위해 시만텍의 데이터 백업 및 이메일 아카이빙 솔루션을 도입했다. 엔씨소프트는 새로운 아카이빙 시스템으로 이메일을 복구하는데 소요되던 시간을 절감하고, 엔드유저가 직접 이메일과 첨부 파일을 검색할 수 있어 관리자의 업무 부담도 절감시켰다. 이를 바탕으로 이메일 관리 소요시간은 75%나 절감됐으며, 이메일 스토리지 역시 33% 감소했다. 한편, 한국HP도 지난 2006년부터 국내에 이메일 아카이빙 솔루션을 소개하며 현대오일뱅크를 비롯한 고객사를 확보하고 있으며, 7월 중 마이크로소프트 익스체인지 서버나 로터스 도미노 서버에 대한 이메일 아카이빙 솔루션 신제품 발표를 예정하고 있다. DB성능, 데이터베이스 아카이빙으로 해결 데이터베이스 아카이빙은 프로덕션 시스템의 DB에서 데이터의 추출/로드 및 아카이브 시스템의 파일 적재까지 관리, 방대한 양의 기업데이터를 효율적으로 관리할 수 있는 분야다. 데이터를 가치에 따라 저장하는 정보수명주기관리(ILM)의 핵심 분야로 데이터베이스 아카이빙을 꼽을 수 있다. 한국HP 백업 아카이빙 컨설턴트인 김현철 차장은 “DB아카이빙은 오라클 ERP 시스템에 대한 아카이빙 또는 고객이 직접 오라클 DB나 MS SQL과 같은 상용 데이터베이스 기반으로 직접 개발한 애플리케이션 아카이빙에 주로 사용된다”고 말했다. 김 차장은 또 “DB단에서 아카이브 파일 관리를 엔드 투 엔드로 통합해 ILM 환경을 구현하는 것이 DB아카이빙으로, 프로덕션 시스템의 DB에서 데이터의 추출/로드 및 아카이브 시스템의 파일 적재까지 통합 관리하고 DB에서 아카이브 하거나 DB로 재 저장하는 기능을 수행한다”고 덧붙였다. DB 아카이빙 시장은 DB 규모와 이용 환경의 복잡성 등에 따라 프로젝트 규모가 달라지는 등 정확한 시장 규모를 예측하기 힘들다. 그러나 대용량 DB, 특히 용량 폭증으로 골치를 앓고 있는 기업들은 모두 DB 아카이빙의 잠재 수요처가 될 수 있다. 김현철 한국HP 차장은 “기업의 핵심 비즈니스 애플리케이션에서 발생하는 중요 데이터는 대부분 DB에 저장돼 있고, DB 용량에 따라 속도가 떨어지면 애플리케이션에 데이터를 요청했을 때 응답 속도가 느려질 수밖에 없다. 이를 개선할 수 있는 DB 아카이빙이 바로 그 해결책이다”고 설명했다. 한국IBM 박송미 실장은 “실제 고객 데이터를 현재 21TB로 가정했을 때, 아카이브 적용 시 5년 후 데이터양을 시뮬레이션 한 결과, 현행 증가 대비 98TB를 줄일 수 있으며 오버헤드와 레이드 구성을 고려해 피지컬 디스크로 환산하면 156TB 스토리지 비용을 절약할 수 있다”고 말했다. <표 참고> 한국IBM·한국HP, DB아카이빙 ‘한판승부’ 국내 DB 아카이빙 시장에서는 한국IBM이 ‘옵팀’ 솔루션을 출시해 ‘인포메이션 온 디맨드(Information On Demand, 이하 IOD)’ 전략의 핵심 축인 EDM(Enterprise Data Management)시장을 공략하고 있다. 한국IBM 박송미 실장은 “IBM 옵팀은 단순 DB 아카이빙 솔루션이 아닌, IOD의 큰 그림하의 토털 EDM 솔루션이란 점이 타사와의 차별점”이라며 “SAP, 시벨은 물론 다양한 DBMS에 대한 아카이브를 지원해 대량의 데이터 볼륨으로 고민하는 금융권/통신사 고객에게 큰 관심을 얻고 있다”고 밝혔다. 박 실장은 또 “옵팀을 통해 스토리지 비용을 최소화할 수 있고, 비즈니스 관점에서 중요도에 따라 데이터를 분류하는 등 DB의 성능을 전체적으로 증가시킨다”고 덧붙였다. IBM 옵팀은 ▲아카이빙 솔루션 ▲정보관리 솔루션 ▲정보보호 솔루션 등으로 구성돼 있다. HP는 올해 MS SQL 아카이빙 기능을 추가한 6.0 버전을 출시해 시장 공략에 박차를 가하고 있다. ‘HP 데이터베이스 아카이빙’ 소프트웨어는 다양한 아카이빙 프로젝트를 신속하게 설계/구축/관리해 지원 비용은 낮추는 동시에, 법적 자료 탐색 및 컴플라이언스 요건 준수를 위해 정보를 장기 보관할 수 있도록 업그레이드한 제품이다. HP는 이번 새로운 HP 데이터베이스 아카이빙 소프트웨어에 마이크로소프트 SQL 서버 데이터베이스 애플리케이션까지 아카이브 적용 범위를 확장하는 등 보다 폭넓은 엔터프라이즈 데이터베이스를 지원할 뿐만 아니라, 오라클 파티셔닝 데이터 관리 전략을 지원함으로써, 오라클 데이터베이스 아카이빙 시장 1위에 이어 전체 데이터베이스 아카이빙 시장의 정상을 목표로 사업을 강화하겠다는 방침이다. HP의 아카이빙 솔루션은 HP 데이터베이스 아카이빙 솔루션, HP 이메일 아카이빙 솔루션 포 익스체인지/노츠, HP 파일 아카이빙 솔루션 등이 있으며 아카이빙 전용 스토리지로 인티그레이티드 아카이빙 플랫폼과 의료 전용 아카이빙 스토리지인 메디컬 아카이빙 솔루션이 있다. 한국HP 김현철 차장은 “HP의 데이터베이스 아카이빙 솔루션은 국내에 소개 된지 5년이 넘은 제품으로 포스코를 비롯해 효성, 서울우유 등 8개가 넘는 기업들에서 사용하고 있는 이미 검증된 제품”이라고 밝혔다. ERP 업그레이드 시기와 아카이빙 수요 ‘맞물려’ 데이터베이스 아카이빙 관련 시장은 또한 ERP를 사용하는 제조업체에 대해 더욱 전문화돼 있다. 2000년대 초 ERP를 도입한 이후 4~5년 치 데이터가 쌓여 시스템 성능 개선방안의 하나로 ERP 아카이빙 솔루션을 검토하고 있는 것. 특히 국내 대부분의 시장을 점유한 SAP ERP의 경우, 기업 회계 투명성을 위해 한번 발생한 데이터는 아카이빙 솔루션을 도입하지 않으면 삭제할 수 없다. 따라서 그동안 아카이빙 솔루션 도입을 미뤄오던 기업들이 자체 ERP 데이터가 2TB를 넘기자 ERP 아카이빙에 대한 관심도 높아지고 있다. 한국EMC CMA사업부 김선아 차장은 “가히 정보전이라 부를 만한 오늘 날의 기업 환경에서는 정보가 곧 기업의 자산으로 인식되고 대규모 SAP ERP 시스템에서 기업 내의 영업, 생산, 구매, 자재, 회계 등 모든 조직과 업무가 IT로 통합돼 실시간으로 처리할 수 있게 됐다”며 “하지만 SAP ERP 시스템에서 생성된 막대한 데이터가 증가함에 따라 기업에서 처리해야 하는 정보량도 폭발적으로 증가하고 있어 ERP 아카이빙에 대한 관심이 급증하고 있다”고 덧붙였다. 현재 국내 ERP 시장을 주도하고 있는 SAP ERP에 들어간 데이터 관리 및 아카이빙 솔루션을 제공하는 업체는 EMC와 ‘익소스(iXOS)’ 등이 있다. 물론, ERP 아카이빙 시장 규모는 SAP의 어카운트로 생각할 수 있으며 평균 3억원 정도의 구축비용이 드는 것으로 알려져 있다. 익소스(‘라이브링크’)의 국내 총판인 3S소프트 고민재 본부장은 “익소스는 국내 아카이빙 시장에서 약 71%의 시장을 점유할 정도로 가장 SAP에 포커스된 솔루션으로 평가되고 있다”면서, “앞으로 이메일 아카이브 등 그 영역을 점점 확대해 나갈 계획이다”라고 밝혔다. 익소스는 국내에 SK그룹, LG그룹, KT, LS산전 등 60여개의 레퍼런스를 보유하고 있는 것으로 알려졌다. ‘EMC 다큐멘텀’ ECM(Enterprise Contents Management) 솔루션은 기업이 비즈니스를 하기 위해 필요한 모든 콘텐츠 및 프로세스를 통합 관리하는 솔루션으로 콘텐츠의 생성, 관리, 배포, 검색 및 활용, 보존 및 폐기라는 일련의 콘텐츠 라이프사이클에 걸친 관리를 가능하게 한다. ECM 시장의 전략적인 차별화 기술 요소로 특히 SAP 아카이빙을 부각시키고 있다. 한국EMC CMA사업부 임필수 과장은 “SAP 아카이빙 솔루션은 SAP 아카이빙 솔루션을 구축해 고성능 디스크에 저장되는 데이터양을 대폭 줄여 총소유비용을 절감하는 동시에, mySAP 애플리케이션 성능을 개선해 준다”면서 “SAP 아카이빙으로 SAP에서 제공하는 툴들을 보완하는 동시에 SAP 환경에서 급증하는 데이터를 획기적으로 관리할 수 있다”고 설명했다. 디지털 아카이브, 방송환경 블루칩 부상 한편, 데이터를 정리·통합해 처리 가능한 형태로 만든 정보파일 또는 집합체로 정의되는 디지털 아카이브는 디지털 방송환경에서도 전문적인 시장을 형성하고 있다. 대표적인 디지털 아카이브의 형태로는 주문형 비디오 서비스(VoD)가 있다. 디지털 아카이브는 디지털 방송환경에서 프로그램 제작에 필요한 모든 디지털 데이터들을 통합적으로 이용 가능하게 해주고 방송 콘텐츠의 생성 및 저장, 관리와 배포에 이르기까지 방송제작의 전 과정을 통합적으로 관리할 수 있는 방송 콘텐츠 자산 관리 시스템이라고 할 수 있다. 다우기술 미디어팀 이순녕 차장은 “기존 미디어 시장에서 데이터는 주로 베타 및 VHS 테이프로 보관돼 있다. 그러나 자성을 띄는 이 기록물은 보존 시간이 오래되면 필름이 들뜨거나, 재사용이 반복될 경우 원본 콘텐츠에 대한 소실 위험이 크다”면서, “방대한 테이프 자료를 일일이 찾아내 재편집을 할 경우에도 자료 탐색 시간이 오래 걸리는 등 비효율적인 문제 해결을 위해 콘텐츠들을 디지털화해 스토리지에 보관하는 것이 디지털 아카이빙이다”고 설명했다. 제작용 아카이브 시스템은 디지털 방송 및 인터넷 환경에서 사용되는 멀티미디어 콘텐츠를 효율적으로 관리하기 위해 인코딩, 편집, 저장, 검색, 스트리밍 등의 기술을 통합해 구축하는 솔루션을 일컫는다. 제작용 아카이브 시스템은 테이프로 편집해 송출하던 기존 제장방식에서 탈피해, 뉴스 소재를 디지털로 제작·송출하게 되고, 저장된 디지털 콘텐츠를 다목적으로 활용하며, 제작관련 업무를 신속하게 처리하기 위해 네트워크와 서버 기반의 테이프리스(tapeless) 시스템을 구축함으로써 업무의 효율성을 높일 수 있다. 또한 방송사는 콘텐츠의 메타데이터 정보를 데이터베이스에 저장·활용함으로써 효율적인 검색이 가능하며 자료 이용도 신속하고 편리하게 된다. 다우기술 이순녕 차장은 “디지털 아카이브 시스템을 효율적으로 이용하면 방대한 양의 멀티미디어 콘텐츠를 편리하게 보관, 관리할 수 있고 사용자는 보관된 저장소에서 필요한 장면만을 손쉽게 검색해 활용할 수 있어 멀티미디어 자산을 더욱 유용하고 가치 있게 만들어 줄 수 있다”고 밝 혔다. 실제로 영국 방송협회(BBC) 아카이브는 1920년대를 배경으로 사운드 아카이브와 1930년대 텔레비전 아카이브로 성장해오면서 현재는 세계적으로 가장 오래되고, 방대한 양의 자료를 가지고 있는 방송 아카이브로 운영되고 있다. 국내에서는 KBS에서 오디오 아카이브 표준음원DB를 구축하고 있다. 음악신탁단체(음제협, 음저협, 예단연) 및 저작권위원회와 공동으로 국내음악의 저작권식별번호 관리 및 서비스 시스템을 구축한 것. 또 연간 라디오 13만건, TV방송 4만3천건을 위한 큐시트, 원고 등의 텍스트 기반 콘텐츠를 ‘방송용 텍스트정보 아카이브’로 구축해 텍스트 정보가 요구되는 시스템에서도 즉시 사용할 수 있게 했다. 이를 통해 드라마 제작현업의 제작 생산성이 향상 되는 등 효과를 거두고 있다. 이 외에도 전국에 있는 119개의 SO를 위한 송출 대행 업무를 맡고 있는 CJ케이블넷도 송출아카이빙 시스템을 구축했으며, 국회도서관도 기존의 도서 위주 아카이브 시스템에서 나아가 동영상 자료 아카이브를 구축했다. ILM개념에 충실하게 데이터를 관리하기 위해서는 개별 애플리케이션 단위뿐만 아니라 전체 인프라스트럭처 차원에서 데이터 관리에 대한 접근이 이뤄져야 하며, 동시에 하드웨어적으로도 스토리지 가상화가 구현돼야 한다. 그러나 현 상황에서는 두 가지 요구사항 모두 구현이 쉽지 않아 보인다. 현재 운영 중인 시스템을 한꺼번에 변경해야 한다는 것이 첫 번째 어려움이고, 두 번째 어려움은 이기종 스토리지 간의 가상화는 아직은 기술적인 어려움으로 인해 구축이 쉽지 않을 뿐만 아니라, 스토리지 가상화에 대한 자동화 이동 또한 아직까지는 자유롭게 지원되지 못하고 있다는 것이다. 이러한 현실적인 어려움으로 인해 일부 기업들을 중심으로 단위 애플리케이션 단위에서 기존 애플리케이션에 대해 수정하기 보다는 신규 시스템 구축 시 설계상에 반영해 구현하고 있다. 하지만 스토리지가 아직은 가상화를 제대로 지원하지 못하기 때문에, 데이터에 대한 분류를 설계 단에서 반영해 시스템을 구축한다 하더라도, 상대적으로 중요도가 떨어지는 데이터들을 하드웨어적으로 분리시키는 부분에서는 여전히 미흡한 부분이 있다. 이러한 하드웨어적인 분리 작업의 한 형태가 바로 아카이빙이라고 할 수 있다. 최적의 데이터관리 방안, ‘아카이빙’ 하드웨어적인 분리 작업이란 데이터의 중요도와 성격에 따라 적합한 스토리지에 저장하는 것을 말한다. 중요하면서 지속적으로 사용하는 데이터, 법률적으로 보관이 요구되는 데이터, 중요하지만 잘 사용하지 않는 데이터들은 서로 다른 스토리지에 저장돼야 한다. 이는 향후 스토리지 가상화 기술이 발달하면, 데이터의 성격을 정의하면 여러 스토리지 중 데이터 성격에 맞는 스토리지로 데이터를 자동 이동시켜 줄 것이다. 하지만 현재의 기술은 아직 이런 수준까지는 도달하지 못했기 때문에 스토리지 가상화 차원이 아닌 개별 소프트웨어 차원에서 데이터 이동을 구현하고 있다. 이러한 데이터의 이동을 바로 아카이빙이라고 이야기한다. 지금부터 현실적으로 쉽게 접근할 수 있는 ILM 구현의 한 부분인 아카이빙에 대해서 좀 더 자세히 살펴보자. 아카이빙은 ILM 구현의 가장 기본 단계인 데이터의 분류에서 출발했다. 현재 구현돼 있는 시스템을 수정하지 않은 상태에서 중요한 정보와 그렇지 않은 정보를 분리해 내는 것은 현실적으로 쉽지 않다. 하지만 경험적으로 볼 때 날짜를 기준으로 분리하면 완벽하지는 않지만 근접하게나마 분리는 가능할 것으로 보인다. 이렇게 어떤 기준을 놓고 데이터를 분리하고 자주 쓰이는 중요 데이터와 상대적으로 덜 중요하지만 지울 수 없는 데이터를 분리하는 작업은 현실에서 빈번히 발생한다. 저장 공간이 한정돼 있어 데이터를 원하는 만큼 무한정 계속 쌓아 놓을 수 없기 때문이다. 이를 해결하고자, 시스템 백업을 하고 데이터를 시스템으로부터 삭제해 테이프로 보관하고 있는 것이 가장 보편적인 방법이다. 그리고 데이터 분류만 놓고 보면 이미 백업은 ILM의 가장 기본 단계의 구현이라고 할 수 있다. 그런데 문제는 백업 받아놓은 데이터가 가끔 그리고 정말로 필요할 때가 있다는 것이다. 데이터 손실에 의한 복구가 아니라 특정 데이터가 필요할 시, 테이프로부터 특정 데이터를 찾아내는 것은 결코 만만치가 않다. 아카이빙과 백업과의 가장 큰 차이가 바로 여기에 있다. 아카이빙이나 백업이나 데이터 분류의 기준은 같을 수 있다. 하지만, 아카이빙은 별도 작업 없이 온라인상에서 데이터를 조회할 수 있는 반면, 백업은 데이터가 오프라인으로 보관돼있고 조회를 위해서는 상당한 작업이 필요하다는 것이다. 이렇게 아카이빙한 데이터는 온라인상에서 조회가 가능하기 때문에 실제 사용자 입장에서는 백업보다는 아카이빙을 선호하게 된다. 그러나 아카이빙은 비용이 수반되는 터라 다시 고민에 빠지게 될 것이며, 아카이빙을 한다고 해서 백업을 하지 않는 것은 아니므로 기존에 비해 아카이빙 시스템 구축비용이 추가적으로 늘어날 수밖에 없다는 결론에 이르게 된다. 판단의 기준은 아카이빙 시스템을 통해서 얻게 되는 효과, 특히 컴플라이언스나 거버넌스와 관련된 효과가 될 것으로 보인다. 컴플라이언스·거버넌스 효과에 집중 아직 국내에서는 글로벌 수준의 강제적인 컴플라이언스 준수 규정은 없지만, 많은 기업들이 거버넌스에 대해 관심을 가지고 있다. 글로벌 시장에서의 예상되는 문제점들을 사전에 막기 위해 내부에 투명한 기준을 만들고 지키지 위한 노력들을 많이 하고 있으며, 이러한 투명성을 시스템 측면으로 지원할 수 있는 방법 중의 하나가 바로 아카이빙이다. 이러한 투명성 확보를 위한 투자로 얻을 수 있는 직/간접적인 유형/무형의 효과를 수치화하고 아카이빙 시스템 구축비용과의 비교로 아카이빙 구축 여부를 결정해야 할 것이다. 아카이빙 시스템을 통해 얻을 수 있는 또 다른 장점은, 기존 애플리케이션에 대한 성능 개선 혹은 성능 저하 방지를 꼽을 수 있다. 운영 시스템의 데이터양이 항상 일정 수준으로 유지되기 때문에 애플리케이션의 성능 또한 일정하게 유지될 수 있다. 실제로 아카이빙 시스템을 도입한 후 30%의 성능 개선이 이뤄진 사례가 있다. 특히 ERP 시스템의 경우에는 아카이빙으로 성능 개선 효과를 볼 수 있다. 기대효과가 구축비용에 비해 크다고 판단돼 아카이빙을 하고자 결정했다면, 다음 순서는 아카이빙 대상을 선정해야 할 것이다. 기업 내의 수많은 대상 시스템 중에서 거버넌스 측면에서, 그리고 현업 사용자가 가지게 되는 이익 측면에서 어떤 시스템을 아카이빙 할 것인지 선정해야 할 것이다. 위의 기준에서 볼 때, 아카이빙 대상 선정에 있어 첫 번째 고려 대상은 바로 회계와 관련된 시스템일 것이다. ERP 시스템도 한 예라고 볼 수 있다. 기업 투명성의 첫 번째는 회계와 관련된 부분이기 때문이다. 두 번째 고려 대상은 이메일 시스템이다. 아카이빙을 함으로써 거버넌스 측면과 사용자 편이성 측면 모두에서 효과가 발생하기 때문이다. 사용자 입장에서 보면 메일 박스 크기에 대한 제한이 사라지게 되고, 기업 입장에서 보면 이메일을 통한 내/외부 커뮤니케이션의 모든 기록을 확보할 수 있어 투명성 제고 면으로 볼 때 필요한 부분인 것이다. 투명성 측면에서 본다면 특히 임원들의 경우에는 메일에 대한 아카이빙 도입이 우선적으로 필요할 것이다. 세 번째 고려 대상은 사이즈가 커져 성능이 느려지고 있는 데이터베이스 기반의 애플리케이션 시스템들일 것이다. 이렇게 아카이빙 도입의 근본 이유를 놓고 기준을 정한 후 도입 대상 시스템을 선정한다면 충분히 원하는 효과를 얻을 수 있을 것이다. 대상을 정했다면 다음은 솔루션을 선정해야 한다. 솔루션은 아카이빙 대상에 따라 달라진다. 현재 국내에 발표된 솔루션들은 크게 ERP 아카이빙 솔루션, 데이터베이스 아카이빙 솔루션, 이메일 아카이빙 솔루션, 파일 아카이빙 솔루션으로 나누어 볼 수 있다. ERP 아카이빙이 데이터베이스 아카이빙과 구별되는 이유는 ERP 애플리케이션이 데이터베이스 기반이기는 하나 이메일 아카이빙과 같이 독립된 애플리케이션이기 때문이다. 특히, SAP는 오라클 ERP와는 다르게 별도의 아카이빙 플랫폼을 제공하고 있으며, 데이터베이스 아카이빙 솔루션이 아닌 이러한 SAP가 제공하는 아카이빙 플랫폼을 이용한 SAP 아카이빙에 특화된 솔루션이 독자적인 시장을 형성하고 있다. 오라클 ERP 아카이빙의 경우에는 데이터베이스 아카이빙 솔루션의 모듈 형태로 존재하는 경우가 많다. 데이터베이스 아카이빙은 오라클 ERP 시스템에 대한 아카이빙 또는 고객이 직접 오라클 데이터베이스나 마이크로소프트 SQL과 같은 상용 데이터베이스 기반으로 직접 개발한 애플리케이션 아카이빙에 주로 사용된다. 이메일 아카이빙에는 MS 익스체인지나 로터스 노츠 서버에 맞춰진 솔루션들, 그리고 외부와 주고받은 메일의 아카이빙에 맞춰진 솔루션들이 있다. 후자의 경우에는, 주로 정보 유출 감지 및 유출 경로를 찾는 쪽에 초점이 맞춰져 있어 아카이빙에 대한 관점이 약간 다르다고 볼 수 있다. 반면 MS 익스체인지나 로터스 노츠 서버를 위한 솔루션들은 내/외부에 관계없이 주고받은 모든 이메일에 대한 아카이빙 수행이 가능하나, 해당 솔루션이 아닌 이메일 애플리케이션들은 지원되지 않는다. 데이터 성격 따라 아카이빙 룰 적용 아카이빙 솔루션을 결정했다면 다음 단계는 아카이빙에 대한 룰을 설정해야 한다. 서두에서 이야기했듯이 데이터를 중요도에 따라 분류하는 것이 가장 이상적인 방법이지만 현실적으로 쉽지가 않다. 그래서 가장 많이 사용되는 방법이 기간에 따라 정의하는 것이다. 일반적으로 기간이 경과한 데이터들은 조회될 확률이 상대적으로 적기 때문에, 기간에 따라 아카이빙을 수행하는 것이 현재 가장 많이 적용되고 있는 룰이다. 이러한 룰의 설정 또한 데이터의 성격에 따라 달라질 수 있다. 데이터베이스 아카이빙의 경우 기간에 따라 아카이빙을 하도록 설정을 하지만 모든 테이블에 대해 일률적으로 동일한 정책을 적용하는 것 보다는 연관된 테이블 단위로 다르게 적용하는 것이 훨씬 더 효과적이다. 예를 들어, ERP의 인벤토리 모듈과 어카운팅 모듈은 실제로 한 개 이상의 테이블을 사용하고 있고 데이터의 성격이 각각 다르기 때문에 아카이빙 시작 시점 또한 다를 수밖에 없다. 아카이빙 대상도 정했고 정책도 결정했으면 이제 수행만 남았다. 아카이빙을 처음 접하는 사용자들이 가장 많이 하는 질문 중 하나가 아카이빙을 실시간으로 수행해야 하는지의 여부이다. 백업과 마찬가지로 아카이빙도 실시간으로 수행하지 않는다. 백업은 매일 수행하지만 아카이빙은 정해진 정책에 따라 수행하면 된다. 경우에 따라 매달이 될 수도 있고 매일이 될 수도 있다. 또 많이 하는 질문이 아카이빙 속도에 대한 부분이다. 아카이빙에 있어 가장 중요한 것은 데이터의 정합성이다. 원래 한 곳에 있던 데이터를 이동시키는 것이기 때문에 데이터의 정합성이 보장되기 위해서는 빠른 속도 보다는 시간이 걸리더라도 정확한 확인이 필수적이며, 또한 아카이빙을 실시간으로 수행하는 것이 아니므로 아카이빙 속도 자체는 큰 문제가 되지 않는다. 실제로 최초 아카이빙 경우를 제외하고는 아카이빙 데이터의 양이 큰 경우는 거의 없으며, 또 옮기는 데이터들은 업데이트가 더 이상 일어나지 않는 것들이다. 이에 운영 시스템에 영향을 주지 않은 상태에서 아카이빙 수행이 가능하기 때문에 속도는 중요한 고려 대상이 아니다. 여기에 아카이빙은 자주 보지 않는 데이터를 비용 효과적인 장소에 보관하겠다는 개념이어서, 아카이빙 데이터를 조회하는 데 평상시보다 시간이 많이 걸린다는 것은 이미 전제돼 있다. 만약 빠른 조회 속도를 원한다면 아카이빙 도입보다는, 하드웨어 증설을 통해 성능 문제를 해결하는 것이 올바른 접근 방법일 것이다. 지금까지 아카이빙에 대한 일반적인 내용들을 살펴봤다. 하지만 ERP 시스템이나 현재 애플리케이션의 성능에 문제가 있는 기업, 사용자 메일 박스 크기에 대해 불만이 많은 기업, 또는 남들보다 앞서 가고자 하거나 기업의 투명성을 강조하는 기업들은 반드시 아카이빙을 고려해야 할 것이며, 아카이빙 도입을 통해서 얻어지는 효과를 거버넌스 측면, 성능 측면, 고객 만족 측면에서 꼼꼼히 따져 봐야 할 것이다.
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