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문서출력 환경 최적화로 비용절감·업무효율 ‘쑥쑥’
코카콜라 / 통합문서관리서비스
2008년 07월 08일 00:00:00 강석오 기자 kang@datanet.co.kr
최근 프린팅 업계에서 내세우는 최우선 전략은 프린팅 솔루션이다. 프린팅 솔루션은 프린터가 단순 사무 주변기기 역할에서 진화해 최적의 사무환경을 만들어 주는 지능형 첨단 디지털 기기로 진화되고 있음을 보여준다. 이에 발맞춰 기존 제품 및 소모품 위주의 판매방식에서 벗어나 기업의 니즈에 맞는 솔루션 개발에 관심을 가지고 업무 효율성 증대, 비용 절감 및 업무 프로세스 개선을 컨설팅해주는 ‘통합문서관리서비스(MPS)’ 구축에 역점을 두고 있다. 렉스마크 MPS 솔루션과 이를 도입한 코카콜라엔터프라이즈의 성공사례를 살핀다. <편집자>

통합문서관리서비스(MPS)는 네트워크상의 모든 전사적 장비를 등록해 출력 장비의 자산을 관리하며, 원격으로 장비 출력 관련 데이터를 수집해 각 장비의 출력량 등의 보고서를 생성 제공한다. 또한 소모품 부족 시 자동으로 주문을 진행해 업무 지연을 방지하고 최고의 기술지원으로 장비의 고장에 대비한 자동 문제 감지 기능을 포함하고 있다.

렉스마크의 MPS 솔루션은 출력 비용 관리, 출력 관련 제어 기능, 자료생성 및 보안강화, 복합기 솔루션으로 업무 프로세스 개선 등 4개의 솔루션 영역으로 출력에 필요한 장비별, 사용자별 정보 관리로 누가, 언제, 무엇을, 어떻게 출력 했는지의 정보를 지원한다. 또한 고객의 요구에 맞게 출력 허가, 출력 금지, 컬러 출력 금지, 특정 단어가 들어간 문서 출력 제한 기능 등 다양한 출력 제어가 가능하다.

렉스마크 MPS, 업무개선 효과 ‘탁월’
한국렉스마크 역시 본사의 지원을 받아 자체적으로 개발한 한국형 MPS 솔루션인 ‘렉스MPS’와 ‘렉스컨트롤’을 지난해 3월 출시했다. 렉스MPS는 프린터 기종에 관계없이 독립적 운영이 가능하며, 이 기종 프린터가 혼재된 복잡한 환경에서도 프린터 교체 없이 최적의 통합 솔루션을 제공함으로써 자원의 효율적인 배분 및 중복 투자를 억제하는 효과를 제공한다. 또한 출력정보의 실시간 자동집계, 개별 사용자에 대한 출력통계, 프린터 소모품 수요량에 대한 사전예측 등 다양한 기능을 제공한다. 렉스컨트롤은 프린터 독립적으로 관리가 가능한 솔루션으로 프린터 내부의 저장장치에 기업의 요구사항을 입력해 네트워크 서버 구축비용을 절감할 수 있다.

기업이 필요로 하는 양식, 이미지 등을 입력해 사용이 간단하며 최고 수준의 보안성을 가지고 있다. 렉스MPS와 렉스컨트롤은 기업의 분야별, 업종별 상황과 특성에 따라 발생하는 니즈를 충족시켜줄 뿐만 아니라 이러한 한국 시장에서의 개발 성과를 바탕으로 렉스MPS의 해외 진출도 계획하고 있다. 현재 중국, 대만, 홍콩 등 더블바이트 문자를 사용하는 국가를 대상으로 솔루션 수출을 준비하고 있다.

렉스마크 프린팅 솔루션 서비스는 프린터가 필요한 기업의 출력기기 선택부터 업무환경에 맞는 출력관리 소프트웨어 개발, 서비스 제공에 이르기까지 문서출력 환경과 관련된 모든 것을 제공한다. 이를 통해 기업들은 프린터를 단순 출력기기로 사용할 때와 비교해 출력비용 절감과 업무효율 개선효과를 얻을 수 있다.

렉스마크와 파트너십으로 출력환경 ‘최적화’
세계적인 기업인 코카콜라는 렉스마크의 중요한 고객이다. 지난 4월 파이낸셜타임즈가 발표한 세계기업 브랜드 가치에서 구글, MS, GE에 이어 4위를 기록한 코카콜라엔터프라이즈(CCE)는 코카콜라 제조 제품의 세계 최대 판매, 유통 및 생산 업체다. 2007년 420억 개의 병과 캔 제품 판매로 매출 20조9천억원을 기록, 코카콜라 전 세계 매출의 19%를 차지했다. 미국 내 46개 주, 캐나다 및 유럽 일부 지역에 위치한 444개 설비에는 7만3천명이 근무하고 있으며 5만5천개 이상의 운송 수단을 운용하고 있다.

지난 1986년부터 전 세계 음료제조 판매업체들을 합병해온 코카콜라는 당시 각 지사 및 사업부에서 독립적으로 제품을 구매하는 경우가 성행했다. 이는 다양한 브랜드들의 기기들 6천대를 운용하게 되는 등 코카콜라의 구매 시스템을 분산시켰으며 구매력 감소로까지 이어져 전략적 구매에 저해 요인이 됐다. 또한 여러 업체와의 계약들을 내부적으로 관리함으로 인력낭비 발생을 초래했다.

 특히 인쇄 장비 및 종이와 관련된 부담이 증가하게 된 코카콜라는 2002년, 프린트 관리 프로젝트 전략(Print Management Project Initiative)의 일환으로 북미 지역의 흑백 및 컬러 레이저 프린터 단독 공급업체이자 다기능 프린터(MFP) 공급업체로 렉스마크를 선정했다.

렉스마크와의 파트너십은 비용 절감 수단으로 출력 환경을 단순화, 합리화 및 최적화시키는 것에 목표로 뒀기 때문이다. 코카콜라는 자본 지출 절감 및 이용 극대화, 출력 장치수 감소, 출력 장비 벤더의 통합, 토너 경비의 지속적인 감소 등을 목표로 5단계로 프린트 관리 프로젝트 전략 시행을 통해 MPS 구축 성공사례로 주목받고 있다.

5년간 인쇄 관련 비용 110억원 절감
코카콜라는 2002년부터 2006년까지 렉스마크 제품 및 솔루션 도입을 통해 5년 동안 인쇄 관련 총 110억원을 절감하는 효과를 얻었다. 이는 장비 솔루션에 대한 투자비용 75억원을 제외하고도 35억원의 순이익을 얻은 성공사례다. 즉, 기기 관리는 물론 유지 및 소모품 보충 업무를 렉스마크에 아웃소싱 하는 파트너십 구축을 통해 영업 이익을 크게 개선하는 한편 기존 출력 장치들을 통합하고 렉스마크 제품을 코카콜라의 표준으로도 채택했다.

특히 인쇄 출력 장치의 경우 로컬 프린터 대다수를 네트워킹 프린터로 교체함으로써 전체 출력 장비를 6천대에서 3천800대로 35% 감소시켰다. 더불어 출력 장비 및 서비스를 공급하는 벤더의 수는 5년 간 16개에서 2개로 88% 감소했다. 인쇄 출력 기기의 토너 경비 절감 또한 중요한 부분이기에 가시적인 인쇄 품질 저하나 문서 외관의 손상 없이 카트리지 당 인쇄되는 페이지의 수를 3만2천장에서 4만5천장으로 41% 정도 증가시키며 토너 사용 환경 최적화했다. 또한 렉스마크 소모품 관리 프로그램 실행을 통해 토너와 관련돼 발생, 처리되는 청구서의 양을 현저하게 감소시켰다.

렉스마크를 통해 토너의 주문 및 보충 업무를 통합함으로써 코카콜라 내부 청구 절차가 간소화돼 매달 발생되던 수 백 개의 기존 청구서들이 22개로 감소된 것. 이처럼 MPS는 기업의 효율성 증가와 이익에 결정적인 영향을 미치고 있다. 이에 한국렉스마크는 한국 시장에서의 MPS 성공사례를 만들어 나가고 있고, 이러한 노력의 일환으로 렉스MPS를 개발해 맞춤형 서비스를 진행하고 있다.

MPS, 문서출력 환경 ‘뉴 패러다임’
프린터 사업은 대부분이 기업용(B2B) 시장에서 발생한다. 이익률도 B2B 시장이 개인용(B2C) 시장보다 높다. 전 세계 프린터 시장에서 B2B와 B2C 비중은 8대2 정도로 기업용은 프린터의 유지보수 비용 및 최적의 사무환경을 위한 맞춤형 프린팅 솔루션인 MPS 서비스 제공으로 이어지고 있다. 최근 기업들은 단순히 프린터를 교체하고 출력하는 것을 넘어 프린터의 유지보수 비용 및 프린팅 환경의 최적화에 관심을 기울이고 있다.

예를 들어 프린터를 총무부서에서 책상, 의자 등의 사무기기와 동일하게 관리하던 방식에서 벗어나 이제는 IT부서에서 관리해 업무의 효율성을 향상시킬 수 있는 방안으로 검토되고 있는 것. 이는 효율적인 프린팅 환경 개선은 5~10% 이상의 기업 운영비용 절감을 가져 올 수 있다는 인식이 확산되고 있기 때문이다. 시장조사기관인 가트너그룹에 의하면 기업이 문서출력에 소비하는 비용은 연 매출액의 1~ 3%에 달할 정도의 막대한 비용이 소비된다고 한다. MPS를 한마디로 표현한다면 ‘기업의 모든 출력에 관한 문제’를 아웃소싱 하는 것이다.

프린터나 복합기 등 제품과 소모품을 판매하는 것에 그치는 것이 아니라 기업 내 산재돼 있는 모든 출력 기기들을 통합적으로 관리하고 유지관리에 최적화를 위한 문서출력 솔루션을 제공하는 것이다. 기업의 문서출력 환경은 MPS 솔루션의 등장으로 새로운 패러다임을 맞이하고 있다. 이러한 변화의 과정에서 각 프린팅 관련 기업마다 고유의 솔루션 전략을 개발해 서비스하고 있다. B2B 시장에서의 출력환경은 단순한 문서의 출력에서 이제는 기업 전체의 사무환경을 좌우하는 가장 큰 중심이기도 하다.

한편 렉스마크는 총 매출액 대비 8%의 연구개발비를 투자하고 있다. 이러한 연구개발 성과의 일부로 ‘웹 프린트용 툴바 서비스’를 무료로 제공하는 사용자의 편익을 고려한 출력환경을 만드는 데 최선을 다하고 있다. 한국렉스마크 역시 업계 최고 수준의 기술력을 바탕으로 빠르게 변화하는 사무환경과 소비자들의 프린팅 수요에 보다 효과적으로 대응할 수 있도록 프린팅 제품과 솔루션을 지속적으로 소개해 국내 고객들의 선택의 폭을 확대해 나갈 계획이다.
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