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차세대 통합 문서 환경, 기업 경쟁력 ‘열쇠’
기업 문서 환경 현안
2008년 04월 03일 00:00:00 데이터넷
차세대 통합 문서 환경, 기업 경쟁력 ‘열쇠’
기업 문서관리 ‘어려움’ 해결 시급 … PDF기반 표준문서로 원활한 업무프로세스 지원



IT조사기관인 KRG가 국내 매출 1000대 기업 IT매니저들을 대상으로 한 ‘기업 경쟁력 강화를 위한 차세대 통합 문서 환경’ 연구에 따르면, 현재 국내 기업의 핵심 경영 이슈는 ‘비용절감과 내부 업무프로세스의 효율성 제고’로 나타났다. 실제로 경기침체와 경쟁심화로 원가 및 비용절감에 대한 압박이 가중되고 있고, 이에 기업들은 업무 프로세스 효율을 극대화하기 위해 다양한 노력을 하고 있다. 또한 최근의 국내 경제상황을 반영해 위기 경영 및 상시 대응체제 마련도 주요 이슈로 대두되고 있는 가운데, 고도화된 협업시스템에 대한 기업들의 요구가 증가하는 추세다. 기업 문서 환경 현안에 대한 이슈를 알아본다. <편집자>


박민형 // 한국어도비시스템즈 전무
mhpark@adobe.com


지금 이순간에도 기업들의 IT투자는 끊임없이 일어나고 있다. ERP, DW, CRM 등 기간 애플리케이션에 대한 투자는 비용 절감과 업무 효율성 제고 등과 같은 기업 현안 해결을 위해서 지속적으로 투자가 이뤄지고 있다. 하지만, 이러한 전략 솔루션이 통합 문서 기반으로 연계되지 못해 새로운 문제를 야기하고 있다.
기업들은 전자 문서화 시스템 구축을 통해 종이 및 운송 비용을 절감하고, 거래시간 단축 및 업무 효율성 제고, 업무생산성 향상으로 인한 기업 실적향상, 표준화된 문서 사용을 통한 서류 중복 및 오류를 줄일 수 있게 됐다.
이처럼 기업의 전자문서화가 진전됐음에도 불구하고 기업의 문서환경은 새로운 문제를 야기했다. 중요문서의 전자문서 표준화 진척이 미흡(중요 문서의 경우 종이가 아직까지 유효한 수단)하고, 전자문서의 특성상 보안사고 위험을 항상 내포하고 있으며, 업무프로세스와 기업문서와의 연계가 원활하지 않아 비효율적이었다. 또한 기업문서의 기하급수적인 증가는 중요문서검색 등 관리효율화에 어려움을 가져왔다.

기업 문서 환경 문제점
실제로 기업 중 66.4%은 현재의 기업 문서 환경에 문제점이 있음을 인식하고 있었다. 국내기업들은 현재의 기업 문서 환경의 많은 문제점에 노출돼 있으며, 전자화 이전과 다른 새로운 문제점이 대두되고 있는 상황이다.
이를 개선하기 위해서 기업들은 다양한 투자와 노력을 진행했다. 구체적으로 표준화를 추진하기 위해서 각종 인증사업을 추진(ISO 9001, ISO14001, TL9000, TS16949 등)하고 있으며, 2006년에 국내 기업 시스템 보안투자규모는 8천200억 원을 넘어섰으며, 기업 내 기업간 협업시스템 구축을 위해 투자되는 비용은 약 2조원, 기업의 문서관리 시스템 구축 및 데이터 아카이빙 구축비용 등 약 1천억원 이상의 관리비용이 발생했다.

기업 문서 환경에서 가장 큰 애로사항은 문서의 표준화 문제(29.5%)로 기업별로 표준문서의 규격화가 진행되고 있지만, 다량의 기업문서양식이나 상이한 포맷이 표준화의 장애요인요인으로 작용하고 있다.

또한 최근의 기밀유출사고는 DRM, 내부전산망 감시시스템 등 보안시스템에 대한 비용을 증가시켰다. 이와 함께, 대내외 문서기반의 커뮤니케이션 활성화와 협업을 강화하기 위해서 기업애플리케이션에 대한 투자가 병행되는 추세다. 또한 디지털화의 진전으로 전자문서의 양이 기하급수적으로 증가함에 따라 문서관리, 아카이빙(Archiving)과 같은 추가적인 비용이 발생했다.

(1) 기업문서관리 문제점- 표준화
기업들은 전자문서의 표준화 문제를 해결하기 위한 방법으로 매년 약 1천400억원의 비용을 신규 S/W구매나 시스템을 구축하는 데 지출하고 있다.
이는 기업과 공공기관의 표준 워드프로세서의 차이로 대부분의 기업들이 2개 이상의 워드프로세서를 구매(워드프로세서 중복구매)하고 있고, 기업규모가 클수록, 또는 기업의 업무프로세스가 복잡할 수록 표준문서화의 필요성은 증가하고 있기 때문이다.

(2) 기업문서관리 문제점- 보안
기업의 보안 투자는 연간 약 1조원 규모지만, 여전히 많은 문제를 안고 있다. 최근 PC의 도난 및 해킹, 내부자 유출 등에 인한 보안 사고가 급증하고 있는 것이다. 특히 전자문서가 종이문서에 비해 손쉽게 위조, 변조, 훼손 또는 없어질 수 있어 기밀문서유출에 가능성이 높다.
대기업은 DRM, 내부전산망 감시시스템 등 보안관리 시스템을 비교적 잘 구축한 편이지만, 개인단위의 기밀노출에는 아직은 속수무책이고, 기술개발 중심의 중소기업이나 벤처기업은 보안투자가 미미한 상황이다. 또한 시스템 차원에서의 보안수준은 높아지고 있지만, 개인 사용자 레벨에서의 보안 수준은 아직까지 낮은 수준이다.
실제로 국정원 산업기밀보호센터에 의하면 기밀문서 유출 피해규모는 2003년~2006년까지 90조원에 달해 연간 30조원으로 추산된다.
또한 대한상공회의소에서 국내기업 400개 기업을 대상으로 조사한 결과 82개사가 기밀유출 피해를 본 것으로 나타났다. 기밀 유출 빈도도 평균 3.2회로 피해금액은 1억원 미만에서 500억원 이상으로 다양한 분포를 보이고 있으며, 최근의 피해규모는 1천억원 이상으로 대형화되는 추세다. 이제는 근본적인 문서보안 시스템에 대한 검토가 필요한 시점인 것이다.

(3) 기업문서관리 문제점- 협업
다수의 기업간 협업에는 체증적인 비용이 발생하고 있다. 기업들은 파트너들과의 협력이 중요시되면서, 시스템 구축, 전자문서 개발비용의 중복 등의 비용구조가 발생하고, 협력업체와 실시간으로 업무처리를 하기 위한 투자가 다수 진행되면서, 비정형화된 데이터, 상이한 시스템 환경 등으로 인해 협업과 커뮤니케이션을 위한 비용지출이 크게 증가하는 추세다.
또한 거래기업이 많을 수록, 또한 파트너와의 협업이 중요할 수록, 그에 상응한 투자가 진행된다. 주요 기업들이 협업 및 커뮤니케이션 통합에 초점을 둔 차세대 워크 플레이스(업무) 환경 구현에 높은 관심을 가지면서, 실제로 현대차그룹, SK그룹, 한지그룹 등은 기업 내 생산성 향상을 위한 협업 및 커뮤니케이션 통합프로젝트를 추진하고 있다.

(4) 기업문서관리의 문제점- 통합관리
조사 기업의 2/3 기업이 문서 통합 관리가 ‘필요하다’고 인식하고 있어, 향후 기업들은 기업문서 통합관리를 위한 투자를 진행할 것으로 전망된다.
현재 기업의 문서통합관리의 중요성이 증가함에도 불구하고 통합관리를 진행하고 있는 기업은 전체 기업의 1/4정도에 불과한 실정이다. 이러한 통합관리의 저해요인은 예산부족, 문제인식부족, 내부프로세스의 개선에 대한 조직의 저항 등이었다.
또한 현재 기업들은 종이와 전자문서의 병행 사용으로 은행(1천500억원), 보험(900억원), 카드(1천200억원), 제조업(1조원) 등 종이문서의 저장 및 관리에 매년 약 1조5천억원의 막대한 비용을 지출하고 있다.
그러나 아직까지 중요문서의 저장관리에는 종이문서가 대부분을 차치하고 있다. 전자문서의 보안상의 취약하고, 법률지원의 미흡으로 전자문서와 종이문서가 병존하는 상황이다. 특히 금융권의 경우 법제도의 미비로 전자문서의 효력 인정에 미온적인 것이다.

전자문서 환경, ‘표준화’ 절실
기업들은 앞에서 지적한 문제점을 바탕으로 전자문서 환경 개선을 위해 표준화와 보안, 협업, 통합관리를 위한 기반을 다져야 한다.
먼저 기업의 다양한 포맷 문서와 데이터(doc, xls, hwp, tif, vsd, dwg 등)의 통합과 표준화 필요성이 대두되고, 업무프로세스와 기업문서와의 연계강화를 통해서 업무효율성 제고 노력이 가속화되고 있는 상황에서, 내부문서의 통합과 표준화에 나서야 한다.
또한 전자문서가 종이문서에 비하여 손쉽게 위조, 변조, 훼손 또는 없어질 수 있어 보안에 취약하고, 내부 기밀 문서 유출사고가 빈번하게 나타나는 등 기업들이 DRM 등의 문서 보안 투자는 아직까지 낮은 수준인 상황으로 기업은 보안에 대한 투자 강화에 나서야 한다.
이와 함께, 기업 업무프로세스에 근거한 협업과 커뮤니케이션 모델이 아직까지는 미흡한 상태지만, 커뮤니케이션의 활성화와 내부-기업간의 협업에 대한 중요성이 점차 늘어나면서, 기업 내외부간의 협업 및 커뮤니케이션 활성화를 위한 투자가 진행돼야 한다.
또한 기업문서의 기하급수적인 증가로 데이터 관리/저장관리 등 효과적인 관리를 통합 비용절감 방안이 필요한 실정이다. 비용효율적인 기업문서관리 방안에 대한 기업들의 인식개선으로 문서 통합관리 수요는 지속적으로 늘어날 것으로 전망된다.

국내외 전자문서 적용사례
실제로 범용성과 보안성이 높은 PDF문서의 적용 사례가 크게 증가하고 있다. 국내에서는 XML, PDF 등이 국제적인 범용표준 포맷의 활용을 권장하기 위해 한국전자거래진흥원 표준 전자문서로 제정됐다. 또한 전자문서에 의한 종이문서의 대체 및 전자문서의 이용을 촉진하고, 전자문서의 효력을 광범위하게 인정할 수 있는 ‘공인전자문서보관소’ 제도를 도입해 전자거래기본법이 개정(2006년 12월)됐다.
그리고 국가핵심기술 유출에 대한 처벌이 강화되고 대기업들의 보안이 강화되면서 R&D부분에서 PDF의 사용과 활용이 점차 증가하고 있는 가운데 산업기술의 유출방지 및 보호에 관한 법률(2007년 3월)이 시행되고 있다.
국가기록원은 ‘전자기록물 영구보존’기술로 PDF/A(2006년 6월)를 채택해 기록물관리시스템’에서 영구보존 대상문서는 변환모듈을 통해 PDF/A 포맷으로 변환해 관리하고 있으며, 국회와 식약청, 건강보험, 국방 등의 공공기관에서는 보편적으로 PDF문서를 사용하고 있다.
해외 사례를 살펴 보면, 미국과 영국, 호주 네덜란드 등 전세계의 수많은 정부 기록 보존 기관에서 PDF 파일을 공식기록기준으로 사용하고 있으며, 디지털 문서의 ISO표준으로 PDF 파일을 사용하는 등 북미 및 유럽에서 PDF는 국제 표준 전자문서로 자리잡고 있다.
또한 미국 ‘NSA(국가안보국: National Security Agency) 권고안(2006년)’을 통해 내부 문서보안을 위해 PDF/A 기반 문서의 사용과 활용을 권장하고 있으며, PDF/A는 부주의하게 노출될 메타데이터 관리에도 최적의 해결책으로 인정받고 있다.

미국 국세청, FDA 등의 기관에서 PDF를 공식 양식으로 지정(1997년)하여, 미국 국세청에서는 개인세금 신고양식은 범용 성이 높은 PDF 문서로 배포하고 있다. 또한 미국 FDA의 신약승인과정에 표준화된 전자문서 양식을 사용하고 있다.

기업문서환경 개선, 업무 생산성 향상 ‘직결’
보편적이고 호환성이 높은 표준화 문서이기 때문에, PDF기반의 표준문서의 채택은 기업의 원활한 업무프로세스를 지원하며, 높은 범용성으로 새로운 기업문서환경을 제공한다. 또한 PDF 기반의 새로운 기업문서환경은 기업시스템과의 업무와의 유기적 연계를 지원한다.
또한 높은 보안성은 기밀유출로 인한 피해를 방지한다. PDF 문서의 높은 보안 수준은 기업기밀유출 우려를 감소시켜 잠재적인 위험과 피해를 최소화 할 것으로 기대된다. 특히 메타데이터의 관리 및 제어를 통해 기업 보안 수준을 업그레이드할 수 있다.
이와 함께, 전자문서기반의 협업을 통해 업무생산성 향상에 기여한다. PDF 문서에 탑재된 커뮤니케이션 툴들은 문서기반의 협업시스템 구축과 차세대 업무 환경 구현에 기여해, 이전보다 진전된 협업 환경을 통해 기업의 업무생산성을 크게 향상시켜 준다.
특히 기업문서의 통합 관리를 통해 비용효율적인 기업 문서 관리 환경을 구축할 수 있다. PDF 문서로 통합된 기업표준문서는 기업의 문서관리 비용을 획기적으로 절감시킬 것으로 예상되며, 이러한 기업문서관리의 효율화는 기업의 경쟁력 강화에 이바지할 것으로 기대된다.
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