EMC 다큐멘텀과 ERP 고유영역 결합 … 수명 주기 전 과정 단일 플랫폼 기반 관리
삼성물산(www.samsung.com)은 1975년 한국 종합상사 1호로 지정된 이후 세계 42개국 76개 거점을 기반으로 자원개발사업, 전자재료 제조판매, 화학 철강 트레이닝 등의 사업을 영위하고 있으며, 1996년에는 삼성건설과 통합, 글로벌 기업을 향해 나가고 있다.
삼성물산은 지난 2006년 핵심 추진 과제로 보다 효율적이고 투명한 기업운영을 위한 글로벌 ERP 도입과 함께 전사적인 ECM(Enterprise Content Managent: 전사적 콘텐츠 관리) 도입 및 구축 프로젝트를 수행했다.
본사 사업부와 미국, 유럽 법인을 대상으로 업무 문서의 전사적인 통합 관리와 공유 체제 구축, 문서 관리 기준 및 프로세스 정비를 목적으로 삼성물산은 ‘삼성물산 ECM 프로젝트’를 추진, ‘EMC 다큐멘텀(Documentum)’을 도입하게 됐다.
Ｉ글·장윤정 기자·linda@datanet.co.krＩ
Ｉ사진·김구룡 기자·photoi@naver.comＩ
삼성물산은 해외 거점들 및 국내외에서 발생하는 모든 영업, 프로젝트, 투자, 자산 정보 등 모든 유형의 정형 정보와 자사 시스템에서 발생하는 결재, 메일, 지식 등 비정형 정보들을 모두 통합할 수 있는 삼성물산 ECM 프로젝트를 추진했다.
지난 2006년 3개 업체에 RFP를 보내고 제안설명회를 거쳐 EMC 다큐멘텀을 선택한 삼성물산은 전 그룹사에서 사용하는 그룹웨어인 ‘마이싱글(mySingle)’과 EMC가 이미 연동된 경험이 있었고 SAP ERP와의 자유로운 연계를 수행했다는 점에 높은 점수를 줬다고 밝혔다. 이렇게 제안설명회를 거친 삼성물산의 ECM 도입 프로젝트는 지난 2006년 12월까지 구축, 2007년 1월 정식 오픈됐다.
권영호 삼성물산 경영지원실 정보전략 부장은 “삼성물산의 가장 큰 도전과제는 전사적 ERP 시스템의 트랜잭션 문서를 통합 콘텐츠 관리 시스템에서 관리 및 운영할 수 있도록 하는 것이었다”며 “즉 각종 계약서를 비롯한 다양한 비정형 데이터와 관련 문서들을 ERP 애플리케이션 안에서 함께 조회하도록 설계하는 것, 방대한 규모와 형태의 콘텐츠 자산들을 하나의 레파지토리로 통합 및 관리할 수 있는 정보인프라 구축이야말로 삼성물산이 추구하는 도전과제였다”고 말했다.
문서관리에 대한 노하우·특성 ‘우수’
우선 삼성물산은 ECM 프로젝트를 위한 ERP 솔루션으로 SAP를 선정했다. 한국EMC는 ECM 솔루션인 EMC 다큐멘텀과 ‘EMC 아카이브 서비스 포 SAP(Archive Services for SAP)’를 통해 하나의 통합된 레파지토리 안에 모든 콘텐츠 정보 자산을 아카이빙하는 형태로 정보 인프라를 설계 및 구현하기 위해서다.
EMC는 다큐멘텀 솔루션을 통해 삼성물산의 SAP, 마이싱글 그룹웨어, 법무시스템, KMS 등을 원활하게 연동시키고 SAP 애플리케이션 상에서 발생한 데이터를 자동으로 아카이빙하는 기능을 제공해 삼성물산의 모든 시스템에서 발생하는 콘텐츠 정보 자산을 통합된 단일 ECM 플랫폼에 저장, 관리할 수 있는 환경을 구축했다. 현재 삼성물산은 다큐멘텀 문서관리 솔루션과 마이싱글 인트라넷을 통합, 현재 약 천명 가량의 사용자가 라이선스를 받아 사용중이다.
권 부장은 “많은 ECM 솔루션들이 있었지만 ERP와 연계한 사례가 거의 없었으나 EMC 다큐멘텀은 아카이브 링크를 사용해 ERP와 연결된 선행사례들이 있어 무엇보다 중요한 ERP와의 연계를 보장해줄 것이라는 믿음으로 EMC 다큐멘텀을 선택하게 됐다”며 “EMC는 실제로 ERP 연계와 마이싱글 인트라넷 연결 두가지 부분을 만족스럽게 수행, 덕분에 삼성물산은 ECM 프로젝트에 들어가는 시간을 단축하고 안정적으로 완료, 운영하고 있다”고 언급했다.
삼성물산은 다큐멘텀 ECM과 SAP ERP는 각자 고유 영역이 있어 인터페이스가 아닌 통합을 통해 시스템의 확장성을 보장하면서 ERP에서 ECM의 문서관리 및 보안기능의 장점을 활용할 수 있도록 개발했다. 또 ERP에서 생성되는 다양한 종류의 문서와 보고서들을 다큐멘텀 ECM에 보관하고 필요시 검색 및 조회 기능을 사용함으로써 업무 효율성과 보관비용 절감이라는 다각적인 효과를 보장할 수 있었다. 무엇보다 일관된 분류체계, 보안, 보전 정책 등을 설계해 적용함으로써 삼성물산은 진정한 의미의 콘텐츠 정보인프라를 구축하게 됐다.
콘텐츠 생성부터 폐기까지 수명주기 전 과정 관리
EMC 다큐멘텀 ECM 솔루션은 기업이 비즈니스를 하기 위해 필요한 모든 콘텐츠 및 프로세스를 통합, 관리하는 솔루션으로 콘텐츠의 생성, 관리, 배포, 검색 및 활용, 보존 및 폐기라는 일련의 과정(라이프사이클)에 걸친 관리를 가능케한다. 이처럼 다큐멘텀은 콘텐츠의 생성부터 폐기에 이르는 수명 주기 전 과정을 단일 플랫폼 기반에서 효율적으로 관리해주는 동시에 업무 프로세스를 최적화시켜 생산성 향상은 물론 비용절감, 위험 요소 완화, 컴플라이언스 보장을 지원하는 솔루션이다.
ECM 다큐멘텀은 비정형 콘텐츠를 포함한 모든 형식을 지원하며 수명주기 전 과정을 자동화하고 각 단계에서 체계적인 협업을 지원한다. 다큐멘텀은 콘텐츠 관리의 핵심분야라 할 수 있는 기업 문서관리(EDM), 웹 콘텐츠 관리(WCM), 멀티미디어 관리(DAM), 고정 콘텐츠 관리(RM), 협업(Collaboration), 규정준수(compliance)의 6가지 부문으로 구성된다.
특히 EMC 다큐멘텀 솔루션은 특정업무 해결에 집중하는 현업 부서뿐만 아니라 보다 방대한 통합 인프라스트럭처에 초점을 맞추는 IT 부서의 요구에 포괄적으로 대응하는 것이 강점이다. 통합 콘텐츠 플랫폼은 총소유비용 절감은 물론 보안, 규정 준수 확립, 생산성 향상을 통해 보다 효율적인 업무를 가능케 해준다.
이정훈 삼성물산 정보전략 경영지원실 대리는 “구축 초기 ERP와의 연결에 약간의 어려움이 있었지만 EMC에서 잘 지원해줘 어렵지 않게 문제를 해결했다”며 “ERP와 문서관리 솔루션은 24시간 함께 가동돼야하는데 ERP 솔루션쪽이 약간 폐쇄적인 경향도 있어 양쪽을 연동하는데 EMC도 약간 어려움을 겪은 것 같다”고 밝혔다. 이 대리는 “혹자는 다큐멘텀이 무겁다고도 하지만 시스템이 무겁다는 말은 그만큼 안정적이란 의미”라며 “국내에 약 120여개의 레퍼런스가 있는 EMC의 노하우를 더 믿었다”고 강조했다.
사실 ERP 솔루션과 문서관리 솔루션의 통합이라는 것이 산출물이 어마어마하게 나오기 때문에 쉽지 않다. 더욱이 삼성물산은 DW, PW, TR 등 SAP에 있는 거의 모든 모듈을 한꺼번에 도입하다보니 안정화에 좀 시간이 걸렸으나 안정화에 시간과 노력을 들인만큼 보다 안정적으로 운영되고 있다.
정보분류체계 확립 등 기업문화 변화 준비해야
권영호 부장은 “삼성물산의 ECM 도입은 SAP의 트랜잭션과 관련된 콘텐츠 뿐만 아니라 기업내의 그룹웨어 시스템, 지식관리 시스템, 법무 시스템 등 다양한 레거시 시스템상에서 발생하는 기업의 모든 콘텐츠들을 단일 ECM 플랫폼에 저장, 관리하는 대표적인 사례”라며 “산재돼 있는 콘텐츠 정보자산에 대한 손쉬운 검색 및 접근성, 활용성을 증대시키고 일관된 보안, 보존, 폐기 정책 등을 적용한 전형적인 사례다”고 밝혔다. 이처럼 권 부장은 ECM 솔루션 구축을 고려하고 있다면 무엇보다 기업의 문화를 바꿀 준비가 선행돼야 한다고 지적한다.
권 부장은 “문서분류체계 등 관리 체계를 먼저 세워놓고 ECM 도입을 고려해야한다”며 “기존 기업들의 관행은 문서관리를 그냥 개인에게 맡겨두는 식이었기 때문에 효과적인 문서관리 도입을 위해서는 자사의 문화, 조직, 체계 등을 시스템 구축전에 조사해 정책을 설정하고 이에 맞는 시스템 도입을 준비해야 한다”고 조언했다.
삼성물산 역시 ECM 도입전에 많은 조사와 준비단계를 거쳐 문서분류체계 등을 세우는데 주력해 보다 빨리 구축 및 안정화에 들어갔다고 자평했다.
삼성물산은 현재 문서관리에 집중한다는 계획이다. 향후 삼성물산은 시간을 두고 문서관리와 커뮤니티와의 연결, 인트라넷에 들어가있는 블로그들의 활용, 가상공간 ‘이룸’ 등에서의 산출물 공유 등 다각도에서 ECM을 보다 효과적으로 활용할 수 있는 방안들을 고민할 방침이다.
이처럼 삼성물산은 EMC 다큐멘텀으로 전사적 문서 관리 체계 정립을 통해 신속하고 명확한 문서 전달 기반을 확보함으로써 업무 생산성을 향상시켰다는 점에서 기업 정보 자산 활용의 극대화를 지원, 글로벌 기업으로 뻗어나가는 밑거름이 될 것으로 기대하고 있다.
인터뷰 / 권 영 호 | 삼성물산 경영지원실 정보전략 부장
ERP와 연계한 ECM 활용 ‘만족’
EMC 다큐멘텀을 도입한 이유는.
EMC를 포함한 여러 벤더들과 제안설명회 등을 거쳐 성능, 구축 효과, 레퍼런스 경험 등을 다각도에서 고민했으나 삼성 전 그룹사에서 사용하는 그룹웨어인 ‘마이싱글(mySingle)’과 EMC가 이미 연동된 경험이 있었고 SAP ERP와의 자유로운 연계를 수행했다는 점 등을 높이 평가해 EMC 다큐멘텀을 도입하게 됐다.
많은 ECM 솔루션들이 있었지만 ERP와 연계한 사례가 거의 없었으나 EMC 다큐멘텀은 아카이브 링크를 사용해 ERP와 연결된 선행사례들이 있어 무엇보다 중요한 ERP와의 연계를 보장해줄 것이라는 믿음으로 EMC 다큐멘텀을 선택케 됐다.
EMC 다큐멘텀 구축 현황은.
EMC는 다큐멘텀 솔루션을 통해 삼성물산의 SAP, 마이싱글 그룹웨어, 법무시스템, KMS 등을 원활하게 연동시키고 SAP 애플리케이션 상에서 발생한 데이터를 자동으로 아카이빙하는 기능을 제공해 삼성물산이 모든 시스템에서 발생하는 콘텐츠 정보 자산을 통합된 단일 ECM 플랫폼에 저장, 관리할 수 있는 환경을 구축했다. 현재 삼성물산은 다큐멘텀 문서관리 솔루션 시스템과 마이싱글 인트라넷을 통합, 현재 약 천명 가량의 사용자가 라이센스를 받아 사용중이다.
EMC는 실제로 ERP 연계와 마이싱글 인트라넷 연결 두가지 부분을 만족스럽게 수행했다. 덕분에 ECM 프로젝트에 들어가는 시간을 단축하고 안정적으로 완료, 운영하고 있다.
다큐멘텀 도입의 효과는.
삼성물산의 ECM 도입 사례는 SAP의 트랜잭션과 관련된 콘텐츠 뿐만 아니라 기업내의 그룹웨어 시스템, 지식관리 시스템, 법무 시스템 등 다양한 레거시 시스템상에서 발생하는 기업의 모든 콘텐츠들을 단일 ECM 플랫폼에 저장, 관리하는 대표적인 사례다.
산재돼 있는 콘텐츠 정보자산에 대한 손쉬운 검색 및 접근성, 활용성을 증대시키고 일관된 보안, 보존, 폐기 정책 등을 적용한 전형적인 사례로 평가받고 있다
