경계없는 화상회의,회의문화 꽃으로 ‘안착’
UC로 기업 비즈니스 성과 높여 … 다양한 디바이스와 호환 중요
UC란 무엇이며 왜 기업문화에 그토록 필요한 요소로 언급되는 것일까? 이는 마치 이메일과 메신저가 보급되기 전에 전화와 팩스 만으로도 만족했던 기업들의 업무문화가 이메일과 메신저를 사용해 본 후 그 장점에 매료돼 순식간에 그들을 대신했던 것처럼, UC는 혁신적인 커뮤니케이션 방법을 내제한 미래지향적인 커뮤니케이션 개념이기 때문이다. <편집자>
연재순서
1회 : 화상회의 시장의 허와 실
2회 : UC에서의 다자간 화상기능 최적화 (이번호)
3회 : 커뮤니케이션 인프라와의 연동
주형진 //
라드비전코리아 기술영업 차장
philipj@radvision.com
우리의 업무흐름을 회의를 가정해서 UC의 활용상황을 들여다 보자.
회의를 위해 각 회의 참석자들에게 이메일을 보내서 회의주제를 통보하고, 전화나 메신저를 통해서 가능한 회의 날짜를 잡기위해 각 참석 예정자들과 대화해야 한다. 경우에 따라서 대화해야 할 참석 예정자가 외부에 있을 경우 핸드폰 연락처를 확인한 후 별도로 전화해서 가능여부를 확인해야 한다.
회의일정이 정해지면 공식적인 공문 혹은 메일을 통해 회의 소집을 통보하고, 지방에 있는 사람은 교통편을 이용해 서울의 본사로 반나절에 가까운 발걸음을 해야한다. 회의를 할 때에도 관련 자료를 출력해 각 참석자에게 배포해야 하는 추가적인 노고도 필요하다.
위의 경우는 단적인 예이기는 하겠지만, 즉각적인 의사를 수렴해 결정을 내려야 하는 21세기 기업문화에서 아이러니하게도 커뮤니케이션이 커다란 장벽임을 보여주는 예이다. 위의 경우가 아니더라도 즉각적이고도 중요한 결정을 요하는 상황에서 본인의 의견이 위 상사에 전달된 후에, 상사의 상사에게 보고되는 과정에서 다시 본인이 여러 결정권자와 중복적인 의견제시 및 상황설명을 해야 하는 경우라면 누구나 경험이 있을 것이다. 만일 이런 결정에 대한 기업의 커뮤니케이션 인프라가 성립되어 있고, 해당 인프라를 바탕으로 한 기업 내 커뮤니케이션 문화가 존재한다면 어떨까?
기업 디바이스와 UC의 연동
위의 질문에 대답을 찾기 전에 각 커뮤니케이션 인프라에 대해서 생각해보자.
기업들은 통신비 절감과 더불어 효율적인 커뮤니케이션을 구축하려는 두마리 토끼를 잡기위해 효율적인 투자방법을 고민해왔고, 그 결과 VoIP, IP 텔레포니 등은 기업용 전화시장의 대세로 자리잡게 됐다. 단순히 통신비 절감에서 시작된 VoIP로의 전환은 다양한 애플리케이션이 접목돼 최적의 통신환경을 지향하는 방향으로 진화됐다. 하지만 상대방이 자리에 있는지 등을 확인할 수 있는 프리젠스(Presence) 정보의 부재, 음성으로 제한되는 등의 커뮤니케이션으로의 한계, 메신저 및 ERP 등과의 유기적인 연결에서 한계를 갖고 있다.
기업메신저의 경우 프리젠스 정보를 제공하고, 파일전송, ERP 연동, 일대일 및 다자간 채팅 등을 자유롭게 할 수 있는 장점들을 가지고 있으나 궁극적인 음성 커뮤니케이션을 위해서는 전화기를 별도로 들어야 하는 번거로움이 있다.
기업의 커뮤니케이션 대상이 지방 및 해외지사, 해외 협력업체 등일 경우 화상회의가 많이 보급돼 이용되고 있는데, 이 경우 룸시스템 단말을 사용한 회의실 전용 제품들과 데스크톱에서 직접 화상회의를 할 수 있는 제품들이 있다. 룸시스템 단말간 또는 데스크톱 간의 회의는 빈번하고 효율적으로 사용되나, 가장 효율적인 커뮤니케이션 도구임에도 불구하고 연동성의 한계 또는 기술적인 한계로 다양한 커뮤니케이션들과의 통합이 가장 부족한 대상이기도 한데, 실제로 룸시스템 단말과 대부분의 데스트톱 기반의 웹컨퍼런싱이 연동되지 않고 있다.
결국 기업 내 커뮤니케이션이 나아가야 할 방향은 이러한 다양한 커뮤니케이션 인프라들을 하나로 묶는 연결고리를 찾아 최적의 환경을 구축하는데 있고, 이것이 UC(Unified Communications)의 실체이다.
다양한 UC 단말들
앞으로 기업에서 사용되는 전화는 현재의 IP폰 외에도 USB폰, 스마트(Smart) 폰, Wi-Fi 폰 등으로 다양하게 진화돼 사용 범위를 넓힐 것이다. 이러한 폰 들의 사용은 궁극적으로 사용자의 이동성(Mobility)을 증대시키게 되는데, 이러한 폰 들은 공통적으로 기업 내 VoIP 인프라와 연동될 수 있으며, 각 솔루션 공급사의 특성화에 따라 메신저, 이메일, 문서공유 시스템, ERP, CRM 등과 연계돼 사용될 수 있다.
삼성전자가 올 하반기에 출시될 모델인 블랙잭의 경우, 3G와 Wi-Fi가 합쳐진 스마트 폰으로 사내에서는 VoIP 단말로, 외부에서는 3G 폰으로 동작하게 된다. 마이크로소프트의 윈도 모바일을 탑재해 휴대폰에서 익스체인지 서버와 일정, 연락처, 이메일 등을 동기화 하여 사용할 수 있으며, 메일송수신, 메신저 기능 등을 수행할 수 있게 할 예정이다.
역시 삼성전자에서 조만간 출시할 ‘SYNCON’이라는 제품은 VoIP 씬 클라이언트 제품으로 22인치의 LCD 모니터에 컴퓨팅, USB IP 폰, 메신저, 화상단말기능(카메라 및 에코캔슬 기능 마이크 내장) 등을 내장했을 뿐만 아니라, SIP 프로토콜의 대표적인 회사인 라드비전의 스택을 사용함으로써 호환성을 확보한 연동UC 단말이라 하겠다. 이렇게 제조사 단계에서부터 UC를 염두에 둔 다양한 단말들이 올 하반기부터 본격적으로 출시되며, 이는 급속한 UC의 파급을 알리는 신호탄이 될 것이다.
PC 사용자와 룸시스템 화상회의 사용자들 간의 협업
이러한 UC를 요구하고 제안하는데 있어 빠지지 않고 회자되는 부분중의 하나가 ‘다자간 화상’에 대한 부분이다.
화상을 이용한 커뮤니케이션은 효율성을 높이는데 중요한 역할을 하게 되는데, UC에서는 이러한 다자간 화상 자체에 대한 이슈보다는 이를 UC 사용 흐름에 어떻게 접목시킬 것인지가 이슈가 되고 있다. 아직 화상회의가 익숙치 않은 한국의 기업문화에서 어떻게 하면 효율성을 극대화할 수 있는 방향이 될지 정리해 보았다.
궁극적으로 화상회의의 사용범위는 경계를 두지 않아야 효율적인 회의문화로 자리잡을 수 있다. 룸시스템 화상회의는 회의실에서 사용하는 화상회의 방법으로 효율적이기는 하나 구축비용이 비싸고, 회의참여를 위해 또 다른 이동이 필요하기 때문에 사용빈도가 떨어지는 단점이 있다. 반면에 PC를 사용하는 웹컨퍼런싱의 경우 상대적으로 구축비용이 싸고, 회의를 위한 별도 이동이 필요없기 때문에 사용빈도가 높다. 또한 웹컨퍼런싱 기반의 화상회의의 경우 메신저, ERP, VoIP 등의 연계가 좀 더 용이한 장점이 있다.
그렇다고 맹목적으로 웹컨퍼런싱만을 고집할 수 없는 것은 협업의 대상이 다른 회사이면서 기존에 룸시스템 화상회의 단말을 사용하는 경우가 많고, 그룹간 화상회의의 경우 회의실에서 해당 단말을 이용하는 경우가 더 효율적이기 때문이다. 이러한 이유에서 PC 사용자와 룸시스템 화상회의 사용자들 간의 협업의 요구는 다양하게 일어날 수 있고, 두 제품간 연동성이 보장되어야 한다.
룸시스템용 화상회의 단말들은 표준 통신프로토콜인 H.323과 SIP 등을 지원하는데, 이러한 표준 프로토콜과의 연동 여부가 성공적인 UC기반 화상회의 구축의 기준이 된다.
특히 글로벌 기업의 경우, 국내외 협력사, 해외지사 등의 다양한 교류대상을 갖게 되는데, 이런 경우 일반적으로 사용되는 화상회의 단말과의 연동성이 제공되지 않는다면 효율적인 화상회의 수단을 활용하지 못하고 전화 등에 의존해서 제한적인 의사통신을 할 수 밖에 없게 된다. 때문에 PC 기반의 회의 협업을 고려하더라도 룸시스템과의 연동은 필수적으로 고려돼야 하는 사항이다.
메신저 및 문서공유 회의와의 연동
메신저의 장점은 상대방의 프리젠스(presence) 정보를 확인한 후, 상대가 온라인 상태인 경우 즉석으로 간단한 대화를 효율적으로 나눌 수 있다는 점에서 기업에서 폭넓게 사용되고 있다. PC 사용입장에서 보자면 기업 내 메신저에서 1:1로 업무와 관련된 간단한 채팅 중, 해당 업무와 관련된 추가적인 정보취득을 위해 다자간 채팅으로 발전할 수 있고, 궁극적으로 채팅 수준을 넘어서는 의견교환은 음성 및 영상을 통해서 성취될 수 있다. 즉 최초의 일대일 채팅에서 세션 종결 없이 다자간 음성/영상회의까지 이뤄지는 형태가 돼야만 활용도를 높일 수 있다.
이러한 방향으로의 구축은 메신저가 다자간 화상회의 기능을 내장하지 않는 한 메신저와 다자간 화상회의 제품간의 사용시나리오에 적합한 커스터마이징이 필요하다. 이를 위해 메신저와 다자간 화상회의 제품들의 개방된 인터페이스를 활용해 개발하는 방법이 보편적이며, 화상회의 제품의 경우 웹컨퍼런싱 방식이 훨씬 유리하고 고객의 다양한 요구를 수용할 수 있다. 추가적인 개발없이 개발된 플러그인을 사용하는 방법도 안정되고 보편화된 방법으로 IBM의 세임타임(Sametime)과 라드비전의 CTM간 연동이 대표적이다. 구현되는 실체는 아래 <그림 5>와 같다.
메신저와 다자간 화상회의 간의 연동에서 반드시 고려돼야 하는 것은 룸시스템 사용자들과 PC 사용자 간의 경계없이 다자간 회의를 진행할 수 있어야만 회의 참여자의 범위를 확장시킬 수 있다는 것이다. 룸시스템용 화상회의 단말들은 표준 통신프로토콜인 H.323과 SIP 등을 지원하는데, 이러한 표준 프로토콜과의 연동 여부가 성공적인 UC기반 메신저의 기준이된다.
이러한 다자간 화상기능은 문서공유프로그램들과도 연동되어 문서공유 회의에 참석한 사람들이 화상으로의 참석이 가능하게끔 한다. 문서공유 프로그램은 마이크로소프트의 라이브 미팅, IBM의 미팅 룸 클라이언트 등이 있으며, 역시 화상회의 솔루션과 연동해 참석한 여러 명의 화상을 제공할 수 있게 한다. 문서공유 회의와 연동된 경우 여러 명이 상호참여적인 회의를 진행할 수 있을 뿐만 아니라 세미나를 진행할 때도 발표자가 참석자들의 피드백을 확인 할 수 있어 효율적이다.
기업 내 그룹웨어와의 연동
대부분의 중견기업 이상의 규모에서는 그룹웨어를 이용하여 전사적 사원관리시스템, 전자결재 등으로 활용하고 있다. 예를 들어, 전자결재의 경우 오프라인상에서 이뤄지던 결재방식을 온라인 방법으로 바꿔 업무 효율성을 높이기 위한 목적으로 사용되고 있으나, 결재를 올리는 입장에서나 받는 입장 모두 전자결재에 명시된 문구만으로 만족된 정보전달과 판단을 내리기 어려운 경우가 많기 때문에 전화나 메신저, 또는 추가적인 오프라인 미팅이 필요하다.
이런 경우 전자결재의 보고라인과 관련된 사람들을 자동으로 리스트화해서 그 중 필요한 사람들을 선택해 화상회의로 즉시 초대하거나 예약회의를 진행하는 것이 가능하다. 결재라인상 여러 명의 관련자가 있으므로 관련자를 모두 참여시켜 해당 결제문서를 가상의 회의공간에서 문서공유 기능으로 공유한 상태에서 다자간 화상회의 진행이 가능한 것이다. 결재권자는 해당 미팅을 통해서 유보된 판단을 내릴 수 있고, 그 즉시 전자 서명을 입력하여 해당 결재를 마무리 할 수 있게 된다.
다양한 커뮤니케이션 인프라 연동
기업의 커뮤니케이션 인프라는 다양하게 혼재돼 있다. 사내 전화인 IP폰, PSTN폰, 룸시스템 화상회의 단말 등 뿐만 아니라 3G, WIBRO, IP-TV 등의 새로운 사업자 통신인프라도 연동돼야 할 카테고리에 포함시켜야 할 지경이다.
궁극적으로는 다자간 화상을 제공하는 시스템이 H.323 또는 SIP 등의 표준프로토콜을 지원하는 조건에서 각종 프로토콜과 연동하는 게이트웨이를 통해 연동할 수 있다. 예를 들어 VoIP는 게이트키퍼 혹은 SIP 프록시를 통해, ISDN은 H.320 게이트웨이를 통해, PSTN은 PSTN 게이트웨이를 통해, 3G는 3G 324M 게이트웨이 등을 통해 연동할 수 있다. 다음 연재에서는 이러한 커뮤니케이션 인프라와의 연동에 대해 좀더 구체적이고 집중적으로 알아보도록 하겠다.
용어정리
■ UC (Unified Communications) : 커뮤니케이션 기반의 통합을 지칭하는 마케팅 용어
■ 룸시스템 단말 : 기업 내 회의실에서 주로 사용되는 하드웨어 기반의 화상회의 장비을 지칭하며, 일명 하드웨어 코덱 (CODEC)이라고도 불린다.
■ Thin Client : 클라이언트/서버 시스템에서, 총소유 비용(TCO:total cost of ownership)의 삭감을 목표로 하는 클라이언트 하드웨어의 구상. 종래의 개인용 컴퓨터(PC)가 각종 응용 소프트웨어를 내장하고 서버에 맡겨진 공유 데이터 관리 이외의 처리를 하는 클라이언트(이것을 fat client라고 한다)였던 것과 반대로, 신 클라이언트는 그 기능을 사용자와의 인간/컴퓨터 간 인터페이스(man-machine interface) 처리에 한정함으로써 TCO를 삭감할 수 있게 한다.
■ 에코캔슬 (Echo Cancellation) : 스피커의 소리가 마이크로 재 입력될 시 재생되는 귀에 거슬리는 소음을 방지하기 위한 기술로써 스피커 및 마이크 일체형 장비에 반드시 필요한 기능이다.
■ SIP (Session Initiation Protocol) : IETF에서 개발한 IP 전화 통신 신호 프토로콜. 주로 IP 호출을 통한 음성에 사용되며 비디오나 미디어 유형에 사용할 수도 있다.
■ H.323 : ITU-T가 권고한 표준으로 인터넷 전화 서비스나 제품에 널리 채용되어 있다. 동화상 부호화 방식으로는 H.261과 H.263, H.264를 채용하고 있으며 음성 부호화 방식으로는 G.711, G.722, G.723.1, G.728,G.729 등이 있다.
