지난 2002년 행정자치부는 ‘지식관리시스템 운영지침’을 통해 조직 구성원들이 습득한 업무관련 실천적 지식을 공유할 수 있도록 하는 컴퓨터 통신 시스템 사용을 권장하고 나섰다. 이후 각 기업 및 공공기관에서는 ‘KMS(Knowledge Management System, 지식관리 시스템)’ 도입이 유행처럼 번져 너도나도 KMS를 도입했지만, 최근 일각에서는 이의 성공 여부에 대해 의문을 던지고 있다.
하지만 지난해 한국산업인력공단에서 학습조직화 지원사업의 일환으로 중소기업을 대상으로 KMS 도입 보조금을 지원해주면서 KMS 시장에는 다시금 활력의 바람이 불고 있다. 뿐만 아니라, 행자부 역시 지식포털 구축·지식정보 연계 구축·지식통합 검색시스템 구축 등을 골자로 한 ‘정부통합 지식관리시스템’을 연말까지 구축하기로 결정하고 사업자 모집에 들어갔다. 업체간 경쟁이 뜨거워질 KMS 시장에 대해 알아본다.
｜김나연 기자·grace@datanet.co.kr｜
업무와 관련된 행정정보, 개인 경험, 업무지식, 기술 등을 효과적으로 관리해 행정의 생산성과 공공서비스의 품질을 제고하는 지식경영(KM; Knowledge Management)은 우리나라에서도 지난 1997년 외환위기를 극복할 새로운 방안으로 소개되기 시작하며 경영기법의 새로운 화두가 됐다.
또한 기업들은 급변하는 환경대응이라는 전략적 요인과 업무 인수인계의 공백이라는 관리적 요인으로 인해 기업경쟁력 강화를 위한 획기적인 방안이 필요했으며, 이는 지식경영 도입의 주된 동기가 됐다.
지식경영 도입을 결정한 기업에서는 지식경영 실무진을 구성하고, 시중에 나와 있는 지식경영에 관한 이론서를 연구하는 동시에 지식경영 구축사에 대한 방문을 통해 실질적인 지식경영을 위한 개선 포인트를 도출해 냈다. 이때 도출된 내용은 업무와 지식을 연동해 지식 검색 및 저장 효율성을 극대화하는 ‘지식과 업무 프로세스 연동’, 업무를 하는 도중에 자동으로 지식과 연계될 수 있는 ‘프로세스 중심의 KM’, 시스템화 할 수 없는 암묵지 활용을 위한 전문가의 연계 필요성 등 다양하다. 또한, 손쉬운 지식공유 및 창출을 위해 지식관리·프로세스관리·그룹웨어·검색 등을 통합적으로 지원하는 업무 포털 구현의 ‘편리한 지식활용 지원’, 외부로 지식이 누출되지 않도록 ‘철저한 지식권한 관리’, 기존 구축된 시스템과 통합해 시너지 제고가 되는 KM인 ‘기존시스템 통합’ 등도 아주 중요한 요소 중에 하나다.
상위 개선 포인트를 집약한 솔루션으로 등장한 지식관리 시스템인 KMS는 공공기관 및 대기업을 중심으로 확산돼 있으며 현재 KMS구축 필요성에 대해서는 많이 인식을 하고 있다. 하지만 이의 효과에 회의적인 반응이 일어나고 있는 것도 사실이다. 이 같은 반응은 ‘지식경영이 6시그마 활동과 다른 점이 무엇인가, 뭐가 달라서 도입해야 하나?’, ‘지식경영의 유행은 지나간 것이 아닌가?’, ‘얼마 전에 이미 구축된 KMS를 어떻게 유지보수 해야 하고, 향후 어떻게 발전시켜야 하는지 모르겠다’ 등 부정적인 시각과 의문점들로 나타나고 있다.
그러나 업계에서는 “지식경영에 대한 회의는 그 실행의 어려움과 추진방법에 대해 매우 어렵게 느끼기 때문이다”라며, “최근 성공적인 지식경영을 구축한 기업들을 보면, 기업의 목적에 따라 그 유형을 독특하게 나타내고 있고, 기업 실무자들의 관심이 무엇보다 중요하다”고 지적했다.
또 다른 관계자는 “막연히 장점만 부각시키다 보니 구체적인 활용시점에서 지식경영의 절실한 필요성을 인식하지 못하고, 회의적인 시각을 생산해 내고 있다”며 “이는 지식경영을 경영철학으로 이해하지 못하고 단지 시스템 설치로 끝날 것이라는 오해에서 비롯된 것”이라고 덧붙였다.
지난 2005년 8월 지식관리토론회에서 노무현 대통령은 지식관리의 중요성을 강조한 바 있다. 노 대통령은 “지식경영은 널리 있는 많은 지식을 잘 모아서 필요한 지식으로 만드는 것이다. 지식경영을 안 하면 국가는 2류로, 행정은 3류로 전락한다는 위기의식과 ‘하면된다’는 자신감으로 지식경영에 적극 나서달라”고 했다.
2005년을 기준으로 48개의 공공기관의 지식관리 수준을 조사한 결과 현재 12개의 기관이 지식활성화 단계에 있는 것으로 파악됐다. 특허청이나 해양수산부 등이 대표적인 기관으로, 이들은 지식을 공유하는 수준에 그치지 않고 지식관리가 업무의 한 연장선상에서 있도록 했다.
토종 솔루션이 ‘터줏대감’
지식관리 시스템(KMS) 분야에서는 토종 솔루션이 시장에서 확고한 위치를 점하고 있다. 다국적 S/W업체들을 제치고 국내 시장을 석권한 KMS 업체들은 이를 기반으로 해외 시장 진출에도 더욱 박차를 가하고 있어 KMS 시장을 선점한 상태이다.
이처럼 토종 솔루션이 시장에서 두각을 나타내고 있는 이유는 KMS를 활용하는 한국의 기업 문화가 외국과 다른 점이 많기 때문으로 한국적인 KMS가 자생했고 크게 발전하고 있는 것.
가온아이 김은혜 팀장은 “KMS나 그룹웨어와 같은 솔루션들은 특히 그 나라의 문화적 특성을 따르는 솔루션이다. 그룹웨어는 전자결제 문화가 녹아든 시스템이지만 일본과 한국이 각각 다르고, 미국은 전자결제 시스템조차 없다”며, “마찬가지로 KMS도 한국 기업문화에 맞춰 특화돼 있기 때문에 국산 솔루션들이 자리잡고 성장할 수 있는 시장으로 본다”고 강조했다.
KM&EDMS협의회 이병구 위원장은 “국내에서는 지식경영에 대한 연구가 보다 활발히 진행되고 있다. KAIST의 지식경영연구센터가 그것인데, 사실 지식경영의 기본 모토는 일본, 미국에서 출발했지만, 현재 KAIST의 연구 결과들이 미국의 유명 컨퍼런스에서 우수 논문으로 발표되고 있다”고 설명했다.
날리지큐브의 강미정 기술컨설팅팀 팀장은 “외국에는 사실 KMS라는 제품이 없다. KMS는 단지 지식을 공유하기 위한 공간이 될 뿐이지 이를 위한 솔루션은 없다. 어떤 회사는 지식경영을 게시판이나, 이메일만 가지고 하는 회사도 있다”고 밝혔다.
또 “서양에는 블로그의 활성화처럼 정보를 잘 공유하는 문화가 발달돼있는데 한국은 자신의 정보를 공개·공유하기를 꺼리는 경향이 있고, 어떻게 하면 직원들이 쉽게 지식을 공유하고, 이에 대한 평가나 보상은 어떻게 할지 등의 고민이 시스템에 반영돼 나온 것이 국산 솔루션에 적용됐다”고 덧붙였다.
현재 시장에서는 순수 KMS 솔루션만 공급하기보다, 주로 업무혁신이나 비즈니스 프로세스와 연결을 시키려는 노력이 이어지며 ‘통합정보관리 시스템’으로 제공되는 추세다. BPM, ERP, KM, EDM 등의 구조로 한꺼번에 묶어서 SI가 수주하거나, KM이 메인이면 단일 로그인으로 KMS나 ERP, BPM의 정보를 자유롭게 연계해 궁극적으로는 기업의 목표와 비전을 달성하기 위함이다.
KMS＋BPM 등 통합노력 ‘지속’
날리지큐브 강미정 팀장은 “실제로 KMS 시스템은 활성화가 중요하기 때문에 업무시스템과의 연계가 이슈가 되고 있다”며, “KMS를 업무시스템과 더 긴밀히 유기적으로 결합시켜서 BPM이라는 비즈니스 매니지먼트 프로세스로부터 나오는 산출물을 KMS에 자동 저장한다던지, 프로세스 단계에서 관련 지식에 대한 정보를 서포트해 보여주는 역할을 KMS가 담당한다면 지식 축적 활용이 더욱 활성화될 것이다”고 설명했다.
이의 일환으로 KMS를 보유한 날리지큐브와 BPM을 보유한 핸디소프트가 파트너십을 맺고 솔루션을 제공하고 있고, 온더아이티 역시 자체적으로 지식 기반 BPM이라는, 지식관리에 필요한 BPM 기능을 특화시킨 ‘K-BPM’ 솔루션을 개발했다. 또 삼성SDS도 BPM 기능이 포함된 ‘A-큐브’ 솔루션을 제공하고 있다.
와이즈소프트 김현주 팀장은 “KMS를 타 시스템과 연계하기 위한 노력은 최근 불고 있는 ‘웹2.0’의 이슈와도 연결된다”며 “웹2.0 표준에 맞춤화된 KMS 제품에 대한 관심이 급증하고 있다”고 밝혔다.
에스엔테크놀로지 김동규 팀장 역시 “타 시스템과 연계하는 것을 2세대 KMS로 본다면, 웹2.0이 가미된 KMS를 3세대 시스템으로 볼 수 있을 것이다”라고 덧붙였다.
정부통합지식관리시스템은 정부 업무관리의 중추인 온-나라 시스템을 비롯, 통계, 법령 등 주요 행정업무시스템과 기관별 지식관리시스템을 연계해 한 곳에서 통합검색, 활용할 수 있게 해 주는 ‘똑똑한 정부 구현을 위한 결정체’라 할 수 있는 시스템이다. 이 시스템이 운영되면 정부정책과 행정서비스의 품질이 확 달라질 것으로 보인다.
현재 공무원들은 57개 중앙부처 및 시도, 시군구 등을 연계해 지난 2001년말 구축한 정부지식관리센터(GKMC)와 전국 92개 기관에 구축된 부처 지식관리시스템(KMS) 등을 활용해 필요한 정부지식을 공유하고 있다.
하지만 지식내용과 지식유형간 분류 오류로 정확도가 떨어지는 데다 중앙부처의 GKMC와 KMS간 연계가 원활히 이뤄지지 않아 이를 새롭게 개선하는 작업이 시작됐다. 기존 GKMC의 보안·검색기능 취약 등으로 기관 핵심지식 공유가 미흡하고, 법령·통계 등 행정 참고지식 미비로 활용도가 저조했던 것이 사실이다. 이와 더불어, 그동안 공공기관 역시 국가 정책에 따라 시스템이 많이 달라졌기 때문에 KMS를 재구축함으로서 공공기관 지식을 공유하고 통합관리하기 위해 행자부는 최근 약 26억원 규모의 시스템 구축사업을 발주했다.
정부통합지식관리시스템 ‘재탄생’
지금까지는 중앙부처와 자치단체의 지식분류체계를 통합한 범정부 차원의 지식분류체계가 없었지만, 2007년 5월을 시작으로 오는 12월까지 진행될 이번 사업으로 정부기능분류(BRM)시스템에 기반한 정부통합 지식분류체계를 수립해 중앙부처와 지자체들이 공동 활용할 수 있게 할 방침이다.
행자부는 ‘일 따로 지식 따로’를 극복하고, 업무 및 네트워크를 통해 자연스럽게 지식이 창출, 순환되는 지식생태계를 구현하기 위한 지식행정을 중점적으로 추진할 계획이다.
하지만 정부의 이 같은 움직임에 대한 쓴소리도 만만치 않다. 애초에 행자부가 정부 지식관리 시스템(GKMS)을 ‘급하게’ 만들어 모든 정부부처에 무료로 배포해주다 보니, 부처별 특수성이 전혀 고려되지 않은 KMS는 애물단지로 전락해 이를 들여놓기만 하고 전혀 사용하지 않는 곳이 생기게 됐다는 것이다.
中企, KMS 도입지원 길 열려
한국산업인력공단에서는 중소기업을 대상으로 하는 ‘학습조직화 지원사업’ 중 지식공유시스템 구축 필요시, 구성원들의 학습조직 활동실적을 등록·관리해 지식공유·축적·확산을 목적으로 시스템을 도입·운영하는 경우에 최대 8천만원 정도로, 소요비용의 80%를 지원해 주고 있다(솔루션 구축 보조금은 최대 5천만원). 여기에는 컨설팅, H/W, S/W, 서버임대료 등이 포함돼 있다.
작년에 처음 시범사업으로 진행된 ‘학습조직화 지원사업’은 올해부터 본사업으로 진행되면서 KMS 솔루션 업체 16곳을 새로 뽑은 상태다. 지금껏 중소기업은 공공기관에 비해 지식관리솔루션 도입율이 저조한 편이었다. 그러나 정부차원에서 중소기업의 지식경영·관리의 중요성을 절감, 이 같은 보조금 제도를 진행하게 된 것이 사업진행의 배경이다.
관련업계는 이번 사업이 KMS 시장을 폭발시키는 계기로 작용할 것으로 기대하면서 시장 선점을 위한 전열을 가다듬고 있어 KMS 시장의 불꽃 튀는 경쟁을 대비하고 있다.
업계에서는 KMS를 포함한 엔터프라이즈 지식관리 포털(EKP) 시장은 2007년 국내 전년 대비 10.6% 성장한 1천535억원(하드웨어, 라이선스, 서비스시장 포함) 정도로 추정하고 있다. 공공부문통합전자민원, 국민참여포털 구축 등의 수요와 함께 기업정보시스템의 웹 전환, 분산환경에 대한 통합요구 등의 이슈로 향후 성장률도 낙관적으로 판단하고 있다. 특히 대기업 중심의 KM 구축이 가시화되고, 중견/중소기업으로 확산되는 분위기를 타고 KMS의 수요는 앞으로 더욱 확산될 전망이다.
