이미 대부분의 조직에서는 ECM(Enterprise Content Management)을 구현, 사용하고 있기 때문에 이는 새로운 개념이라고 말 할 수는 없다. 그러나 디지털 시대의 개막으로 통신이 급격히 발달하면서 각종 이미지, 텍스트 문서, 웹 페이지, 스프레드시트, 프리젠테이션, 그래픽, 도면, 이메일, 비디오, 멀티미디어 등 훨씬 다양하고 풍부한 형식의 콘텐츠가 등장해 관리의 필요성 또한 새롭게 대두되고 있다.
기업들은 내부 및 외부의 이해관계자들의 원만한 커뮤니케이션을 위해 리치 미디어 혹은 그와 연관된 것들을 대량으로 만들어내고 있다. 즉, 마케팅과 제품, 기업 홍보를 위해 작성한 서류, 그래픽, 파워포인트 슬라이드, 오디오·비디오 등이 넘쳐나면서 이들 자산에 대한 관리의 필요성이 더욱 커지고 있는 것이다. 다양한 형식의 콘텐츠들 보유하고 있는 기업에서는 복잡하고 관리하기 어려운 콘텐츠를 ‘효율적으로 관리하기 위한 새로운 시스템 도입’ 상황에 직면하고 있다.
액센츄어가 최근 실시한 연구결과에 따르면 인류 역사 전체를 통틀어 만들어진 것보다 더 많은 콘텐츠가 앞으로 2년 내에 만들어지게 되고 그 중 93% 이상이 전자 양식으로 만들어진다. 뿐만 아니라 오랜 역사를 거치면서 종이에 기록된 각종 정보 문서를 이러한 전자 문서와 통합해야 할 필요가 있다.
이와 더불어 오늘날 기업의 데이터 가운데 DB를 통해서 관리할 수 없는 비정형 데이터가 80% 이상을 차지하고 있어 이에 대한 체계적인 관리가 요구되고 있다. 최근 조사에 따르면, 산업별로 차이가 있지만 매년 65~200% 수준으로 비정형 콘텐츠가 증가하고 있는 것으로 나타났다.
ECM은 이러한 비정형 데이터를 포함한 기업의 콘텐츠를 효과적으로 사용하기 위한 솔루션으로, 최근 들어 각종 규정 및 컴플라이언스 또한 이슈로 떠오르고, 협업 환경이 확산되면서 많은 기업들이 ECM에 눈을 돌리고 있다.
요즘은 기업에서 ECM을 예전의 그것보다는 한단계 발전된 플랫폼으로 적용하고 있다. 단지 ‘있으면 좋은’ 시스템에서 ‘반드시 필요한’ 시스템으로 ECM을 전환시킨 샤베인즈-옥슬리법과 같은 입법 요소의 등장 때문이다. 시행 가능한 문서 보유 정책, 구조화되지 않은 정보 관리를 위한 시스템, 일관된 레코드 관리가 모두 입법의 관점에서 핵심적인 요구 사항으로 규정되고 있기 때문이다.
이처럼 법률상의 요건을 갖추기 위한 이유와 감사에 대한 관심과 우려가 많은 회사로 하여금 ECM을 채택하도록 하는 주요인이긴 하지만, 다른 여러 가지 요인도 영향을 미친다. 많은 양의 레코드와 문서를 확실히 통제·관리해 중복 작업을 줄이고 기존 문서를 찾거나, 최악의 경우 문서를 처음부터 다시 만드느라 낭비하는 시간을 반드시 최소화할 필요가 있다. 또 콘텐츠를 보다 쉽게 처리하고 기존에 종이 문서로 처리되던 수동 프로세스를 대체해 궁극적으로는 작업량을 줄이고 생산성을 늘리기 위해 업무 프로세스를 자동화할 필요가 있다. 결과적으로 조직에서는 IT부서에 부담을 주지 않고 이 정보를 제작해 인트라넷, 익스트라넷 및 인터넷에 게시하는 프로세스에 도움을 줄 ECM 솔루션을 채택하고 있다.
ECM 시장은 현재 문서 관리(DM: Document Management), 이미징(Imaging), 웹 콘텐츠 관리(WCM: Web Content Management), 디지털 자산 관리(DAM: Digital Asset Management), 콜드(COLD: Computer Output to Laser Disc), 기업 보고서 관리(ERM: Enterprise Report Management), 레코드 기록물 관리(RM: Records Management)를 포함하고 있다.
그러나 이 각각의 기능들이 따로 발전을 거듭하며 성숙한 시장을 따로 형성하는 동안 ECM 시장의 형성과 부각은 더딘 편이다.

전략적인 ECM 솔루션 구현 필요
이미 많은 조직에서는 ‘레코드 유지’와 ‘문서 관리’라는 두가지 관점에서 모두 콘텐츠를 구조화하는 방법을 구현하기 위한 전략에 많은 시간과 노력을 투자했다. 이를 통한 성공 수준과 사용자의 만족도는 다양하겠지만, 일부 조직은 이런 정보를 조직화할 솔루션을 이미 구현한 곳도 있다.
하지만 이런 시험적 구현 과정에서 성공적인 ECM을 구축하는 데 나타나는 여러 가지 난제를 확인하면서, 각 조직에서는 자신에게 적합한 솔루션을 찾는 것이 무엇보다 중요하다.
ECM 솔루션을 구현해 놓았더라도, 기존의 작업 스타일과 매끄럽게 통합되지 않는 새로운 시스템이라면 사용자들에게 쉽게 받아들여지지 않을 것이다.
한국마이크로소프트는 “ECM과 같은 시스템은 직관적으로 사용할 수 있어야 하고 사용자가 IT부서에 크게 의존하지 않아야 한다. 또한 솔루션에 조직 문화에도 맞아야 한다”며 “예를 들어 저마다 특성이 뚜렷하게 다른 여러 개발 팀을 운영하는 조직에서는 회사 전체를 아우르는 솔루션을 받아들이기가 쉽지 않을 것이다. 하지만 똑같은 상황이라도 팀 간 공동 작업이 보다 원활히 이뤄지도록 해주는 전반적 솔루션이라면 기꺼이 받아들일 것이다”고 설명했다.
문서 관리, 스프레드시트 관리, 레코드 관리, 웹 콘텐츠 관리 및 양식 관리의 각 주요 범주 내의 요구 사항이 전체적인 ECM 전략의 맥락 속에서 해결할 필요가 있다. 예를 들어 문서 관리를 다루는 데 있어, 몇몇 특정 요구 사항에는 표준화된 콘텐츠 유형, 버전 관리, 워크플로우 프로세스 및 공동 작업 설정이 포함되고, 스프레드시트 관리의 경우에는 반드시 데이터 무결성을 보존하는 능력을 보유하며 ‘단 하나의 완전무결한 버전’을 보장하는 동시에 포괄적인 보안 제어 기능으로 기말 정보를 보호해야 한다. 레코드 관리에서는 보유 및 만료 정책을 설정하고 조직 내 오래된 정보를 최소화하는 것이 요구 사항에 포함된다.
웹 콘텐츠 관리 측면에서는 늘 IT부서에 의존할 필요 없이 각 부서 내에서 비기술 인력이 웹 사이트를 관리할 수 있는 방법을 찾는 것이 요구 사항에 포함된다. 이 모든 구체적인 요구 사항과 그 외의 요구 사항이 모두 전체 ECM 솔루션 도입으로 해결돼야 하는 것이다.

‘통합’의 길로 가야
이 밖에도 오늘날 ECM 시장의 이슈로 떠오르는 것은 ECM 구성 요소의 ‘통합’이다. 일반적으로 보면, 조직은 특정한 비즈니스 요구 사항을 충족시키기 위해 하나 이상의 ECM 구성 요서가 필요하다는 데에서 출발한다. 그러나 이런 구성 요소가 만족되고 나면 다른 구성 요소도 포함되는 방향으로 요구 사항이 점점 늘어날 수 있다.
예를 들어 어떤 조직은 레코드 관리 솔루션을 구현하는 데서 시작했는데 그 직후 인트라넷 포털, 더 나아가 인터넷 사이트를 위해 웹 게시 기능이 필요하다는 사실을 알게 된다. 그렇다면 항상 사용자들을 재교육할 필요도 없고 IT부서 입장에서도 아키텍처 및 배포 관련 과제에 대한 부담을 안지 않아도 되는 방식으로 이런 구성 요소를 배포해 ECM 솔루션을 구축하는 것이 필요한 것이다.
아이온커뮤니케이션즈 양재혁 팀장은 “어느 조직이건 대개 매우 특정한 요구 사항을 해결하기 위해 특정 부서에 이미 하나 이상의 ECM은 필요로 할 것이고 도입을 한 상태일 것이다. 따라서 전사적으로 ECM 솔루션을 보유하는 쪽으로 전환함에 따라 새로 도입되는 솔루션이 산업 표준을 사용해 기존 솔루션과 상호 운용될 수 있도록 하는 것이 중요해 질 것이다”고 내다봤다.
그러나 그는 “아직 모든 요구 사항을 충족시킬 수 있는 ECM 솔루션의 통합 작업은 기술적으로 해결돼야 할 부분이 많은 상태다”라고 덧붙였다.
각각의 ECM 벤더들은 다른 전략을 갖고 있다. 왜냐하면 어떤 벤더는 예전부터 자신들의 ECM 전략을 세운곳도 있고(EMC, IBM), 최근에 ECM 솔루션으로 포커스를 맞추기 시작한 곳(오픈텍스트, 비네트)도 있기 때문이다.
이 같은 흐름은 ▲각 벤더들은 어떤 영역(이미징, DM, WCM, RAM, DAM, )으로 접근하고 있는가? ▲어떻게 잘 통합시킬 수 있을 것인가? 라는 상황으로 전개되고 있다.
이의 일환으로 기존 인프라스트럭처 벤더들의 움직임이 ECM 시장에서 활발히 전개되고 있다. IBM은 예전부터 ECM을 가져오고 있었고 EMC는 인수합병을 통해 시장을 넓혀가고 있다. 한편 마이크로소프트와 오라클은 시장진입이 늦은 편이었지만 역시 시장 확보를 위한 노력에 박차를 가하고 있다.

외산업체 인수합병 완료로 경쟁 ‘도화선’
IBM과 EMC는 각각 IT시장의 요구에 부합하기 위해 일찍부터 ECM 전략을 세운 벤더이다. IBM의 DB2 콘텐츠 매니저 및 ECM 포트폴리오는 DM, COLD, 레코드 관리 부분에서 강력한 기능을 제공하고 있다. 게다가 IBM의 확장된 성능은 협업, 기업용 검색, 비즈니스 프로세스 매니지먼트, 콘텐츠 통합을 가능하게 했다.
IBM은 2002년 이후 IBM CM기반 위에 ECM의 전체 영역을 커버할 수 있는 솔루션을 보유한다는 취지로 본격적인 M&A를 시작했다.
주요 M&A 솔루션은 타리안(IBM 레코드 매니저), 앱트릭스(IBM WCM), 그린패스츄어(IBM 도큐먼트 매니저), 베네티카(IBM IICE), 아이프레이즈(웹스피어 콘텐츠 디스커버리 서버)이며, 최근 파일네트의 인수로 다양한 제품 라인업을 구축하게 됐다.
특히 올해부터 IBM은 ILM과 컴플라이언스에 대한 컨설팅, 구축 서비스, 스토리지 S/W 등을 가상화팀(Virtual Team)으로 하는 전담 팀을 본격 가동하고, 공인전자문서 보관소 사업을 담당할 전담팀 등 적극적인 자세로 취하고 있다.
한편, IBM이 파일네트를 인수함으로서 양사의 기존 제품이 서로 겹치는 것이 아니냐는 질문에 한국IBM 측은 “각 제품은 각각의 장점과 서로 취약점을 보완 할 수 있는 측면을 가지고 있다. 금융권의 이미지, BPM 시장에서 가장 경쟁력이 높고 높은 시장 점유율을 갖고 있는 파일네트의 인수는 IBM 콘텐츠 매니저 솔루션이 가지고 있는 장점을 고객에게 전달할 수 있는 좋은 기회의 창출을 가져 올 수 있을 것이다”고 설명했다.
통합 콘텐츠 관리 서비스팀 채승룡 차장은 “IBM이 가지고 있는 아카이빙, DAM 솔루션과 파일네트의 이미지, BPM을 시장에 보다 성숙하게 접근해 ECM시장의 진정한 강자로서의 면모를 보여 줄 수 있을 것이다”라고 자신했다.
최근 수년 동안 진행된 IBM의 기업 인수를 보면 SOA에 대한 강화에 주력하고 있음을 알 수 있다. 2년 전에는IBM과 파일네트의 콘텐츠 관리 제품 정보에 사용자들이 액세스할 수 있게 해주는 소프트웨어 벤더 베네티카(Venetica)를 인수 했으며 현재 IBM은 다양한 업종의 고객들에게 SOA 기반의 소프트웨어 시스템 구축을 목표로 하고 있으며 파일네트 또한 IBM의 큰 그림안에서 역할을 할 것이란 것이 IBM 측의 설명이다.
또한 파일네트 인수는 분산된 소스로부터 생성된 정보를 서비스로 사용자에게 제공하려는 IBM의 전략에 부합된다. 이러한 IOD(Information On Demand)의 비정형 데이터 부분을 담당하는 중요한 역할을 수행할 것이다.
EMC는 ILM 전략에 따라 체계적인 컨설팅을 기반으로 포괄적인 콘텐츠 관리 솔루션과 서비스를 제공하는 차별화된 접근으로 신흥 시장으로 부상한 공인전자문서보관소 및 컴플라이언스 시장을 중심으로 ECM 분야의 성장을 이끌어간다는 전략이다. 올해 한국EMC는 광범위한 ECM 제품군과 파트너 강화를 통해 전년대비 100% 이상의 매출 성장을 목표로 ECM 시장에서의 리더십을 공고히 해 나갈 계획이다.
EMC는 오랫동안 협력 파트너로서 함께 활동해온 다큐멘텀을 지난 2003년 인수함으로써, ILM과 정보인프라스트럭처의 구현을 위해 최종적으로 반드시 필요한 전사적 콘텐츠 관리 영역에 대한 솔루션을 확보할 수 있었다. 데이터의 생성시, 캡처 단계에서부터 전사적 관리, 리포팅까지 EMC는 인수한 다양한 기업들의 기술과 솔루션을 통해 고객이 실제 수요를 가지고 있는 모든 분야에서 다양한 선택의 기회를 제공하고 있다고 밝혔다. 기존 EMC의 스토리지 플랫폼을 사용중이거나, 다양한 포맷의 데이터를 보유한 기업들을 대상으로 지속적인 수요를 발굴함으로써 한국EMC는 시장을 지속적으로 확대해 나간다는 전략이다.
한국EMC 측은 “지금까지 국내 ECM 영역은 기존의 이미징과 전자문서관리 영역에서 집중적으로 비즈니스가 형성됐다. 올해는 전통적으로 큰 시장인 금융의 이미징, 제조 및 엔지니어링의 전자문서관리 영역은 약간의 성장이 기대되며, 웹 콘텐츠 관리는 국내외의 많은 업체들의 박빙 승부를 보이며 지난해와 마찬가지로 지속적인 성장과 딜이 많을 것으로 예상된다”고 밝혔다.
또 “특히 신규 시장인 금융 중심의 공인전자문서관리시스템 시장과 급성장하고 있는 BPM에 큰 기대를 걸고 있다. 이밖의 시장으로는 대기업과 미디어 시장에서 특정 업무 영역에서 수요가 있을 것으로 예상되는 디지털 자산 관리 영업을 더욱 강화한다는 전략이다”고 덧붙였다.
디지털 자산, 즉 정보 자체의 보안도 ECM과 맞물려 올해 핫 이슈로 떠올라 복잡한 시장을 형성하게 되므로, 솔루션과 지식산업 분야를 공략, 한국EMC는 ILM을 통해 콘텐츠 관리에 대한 효율성 입증을 통해 시장 공략의 포인트를 삼고 있다.
오라클도 ECM 업체 스텔런트를 인수해 강력한 ECM 기반을 갖게 됐다. 오라클 컨텐트 데이터베이스(Oracle Content Database)의 강력한 인프라스트럭처에 스텔런트의 문서 및 레코드 관리, WCM, DAM, 이미징-비즈니스 프로세스 관리, 정보 권한 관리 기능이 접목돼 기업콘텐츠 관리(ECM)시장에서시너지 효과를 거둘 것으로 보인다.

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