마켓포커스 - 공인전자문서보관소

1. 공인전자문서보관소 서비스

e비즈니스 혁명 공인전자문서보관소 도입 초읽기
페이퍼리스 구현으로 연간 1조억원 이상 비용절감 … 비즈니스 모델 발굴 우선 과제

전자문서를 활성화시켜 e비즈니스의 새로운 패러다임을 창출, e비즈니스의 혁명으로 불리는 공인전자문서보관소 도입이 가시화되고 있다. 공인전자문서보관소 설립을 위한 법·제도가 마련되는 등 엉키고 설켰던 실타래가 하나씩 풀려나가고 있는 것. 현재 진행중인 시범사업이 마무리되면, 설립 희망 기업의 신청을 받아 신뢰성과 안정성 여부를 검증한 후 제1호 공인전자문서보관소가 탄생되게 된다. 점차 가시화되고 있는 새로운 제도인 전자문서보관소에 대해 알아본다.
오현식 기자·hyun@datanet.co.kr

공인전자문서보관소 설립이 점차 가시화됨에 따라 이에 대한 관심이 점차 증가하고 있다. 공인전자문서보관소는 전자문서의 활성화를 촉진하기 위해 전자거래기본법상에서 지위를 보장하고 있는 시설로 공인된 전자문서보관소를 통해 전자문서에 법적 효력을 부여함으로써 전자문서의 이용 활성화를 꾀한다는 취지에서 설립되는 것이다.
공인전자문서보관소를 명시한 전자거래기본법은 지난해 3월31일 개정돼 10월부터 시행되고 있으며, 주무 부서인 산자부는 지난 5월 공인전자문서보관소 설립을 위한 마지막 단계로 ‘공인전자문서보관소 시설 및 장비 등에 관한 규정’과 ‘전자문서보관 등 표준업무준칙’ 등을 공포, 제도 설계를 마무리한 상태다. 산자부는 시범사업을 거쳐 이르면 오는 11월 ‘제1호 공인전자문서보관소’가 탄생할 수 있을 것으로 예상하고 있다. 최근 논란이 됐던 스캐닝 문서의 문서보존 규정문제에 대해 법무부가 ‘종이문서의 스캐닝을 통한 전자적 보관이 가능한 것’으로 유권해석을 내림에 따라 급물살을 탈 것으로 기대된다.
공인전자문서보관소는 보관된 전자문서의 법적 효력을 부여하고, 공인전자문서 보관소에 보관된 전자문서는 보관기간 중 그 내용이 변경되지 않은 것으로 불변경 추정됨으로써 전자문서의 활용을 촉진시킬 것으로 기대된다. 공인전자문서보관소 설립으로 위/변조에 대한 불안, 법/제도 미비 등 전자문서 활성화를 저해했던 요인이 해소되기 때문이다.

4대 보험사, 63빌딩 54배 높이 종이문서 생산
종이문서를 많이 사용하는 대표적인 산업인 금융권을 보면, 예금청구서 등 각종 종이전표를 연간 15억매 이상 발행하는 은행은 막대한 양의 종이전표를 5년간 보관해야 하는 규정으로 인해 연간 1천500억원 이상의 비용을 소비하고 있는 것으로 추정된다. 보험사는 청약서나 보험청구서 등으로 연간 2억매 이상의 종이문서를 발행하고 있으며, 보관을 위한 문서창고 운용으로 인한 발생 비용도 상당한 수준에 이른다.
삼성화재의 경우, 전국각지에 총 6천600백평방미터(약 2천평)의 방대한 문서보관 창고를 운영하고 있으며, 국내 4대 보험사는 연간 63빌딩의 54배 높이에 해당하는 1억3천600만장의 종이문서를 생산하는 것으로 알려진다. 신용카드사에서는 연간 15억매 이상의 매출전표를 발행, 전표회수와 보관에 연간 1천200억원의 비용을 소비하고 있다.
전자문서가 위/변조 되지 않도록 공신력있는 제3의 기관에서 안전하게 보관토록 하는 공인전자문서보관소 건립으로 기존 종이문서를 전자문서로 대치될 때 비용절감 막대한 비용절감 효과를 거둘 것으로 기대되는 까닭은 바로 여기에 있다. 산자부는 전자문서의 활성화를 통해 금융 및 제조업 분야에서만 1조3천억원 이상의 비용절감 효과를 거둘 수 있을 것으로 예상했다.
종이문서의 생산 및 보관, 유통에 드는 막대한 비용절감 외에도 생산성 향상도 공인전자문서보관소의 기대 효과 중 하나다. 업무 프로세스 자체를 전자화할 수 있게 돼 사무실의 생산성을 획기적으로 향상시킬 수 있을 것으로 기대된다. 종이문서를 기본으로 한 프로세스에서 종이문서를 전자화하는 중간단계인 스캐닝을 거쳐 종이문서를 배제한 전자화된 페이퍼리스(paperless) 업무 프로세스로 전환한다는 것이다. <그림 2>에서 볼 수 있듯 전산화된 페이퍼리스 프로세스로의 전환을 이끌어내는 키로 공인전자문서보관소가 위치하게 된다.

KTNET·LG CNS 선두주자
공인전자문서보관소 사업에는 10여개 기업이 뛰어들 것으로 예상되고 있다. 우선 금융권 IT 자회사가 공인전자문서보관소 설립이 예측되는 기업군이다. 앞서 언급된 것처럼 금융권은 막대한 양의 종이문서를 발생시키고 있어 내부에서 발생 물량만 처리해도 충분한 사업성이 존재한다는 것이다.
최근 러쉬를 이루는 은행권의 IT 자회사 설립은 이를 노리고 있다는 게 업계의 평가. 보관된 전자문서의 객관성과 신뢰성을 보장하기 위해 전자문서의 보관을 직접할 수 없고 제3자 보관하는 것이 원칙으로, 이로 인해 금융권의 독립 IT 자회사 설립이 줄 잇고 있다는 것이다. 금융권에서는 우리금융지주, 신한금융지주가 공인전자문서보관소 사업을 가시권에 두고 있다. 신한금융지주의 경우, 공인전자문서보관소를 겨냥해 BPR(Business Process Restructuring) 프로젝트의 스토리지 공급자 변경이란 초강수를 두기도 했다.
금융권 외에는 SI업체들이 관심을 표명하고 있다. 국내 IT산업이 성숙기에 접어들면서 시스템 통합 수요는 포화상태에 이른 상태. 이에 국내 SI 업체들은 IT서비스 기업을 표방하며 IT컨설팅과 아웃소싱 사업에 힘을 기울이고 있다.
IT서비스에서 새로운 성장동력을 찾으려는 이들에게 공인전자문서보관소는 입맛을 당기는 새로운 먹거리임에 틀림없다. 하지만, 공인전자문서보관소를 설립하기 위해서는 스토리지와 문서관리 솔루션, 보안 솔루션, 그리고 전문 인력 등 100억원 이상의 막대한 투자가 필요할 것으로 예상되기 때문. 따라서 실제로 공인전자문서보관소를 설립하고 전자문서 보관 사업을 전개하는 업체는 몇몇 대형 SI 기업에 그칠 것으로 전망되고 있다. 공인전자문서보관소로 지정받기 위한 최소 자격 요건은 자본금 80억원 이상이여야 하며, 12인 이상의 전문인력, 전자문서 송·수신, 보관, 보안, 백업설비 등을 확보해야 한다.
공인전자문서보관소를 설립을 검토하고 있는 기업들 중 현재 보관소 설립이 가시화된 기업으로는 LG CNS와 산자부의 공인전자문서보관소 시범사업을 진행하고 있는 한국무역정보통신(KTNET)을 꼽을 수 있다. 이들은 공인전자문서보관소란 명칭이 언급되기 이전부터 전자문서 관련 사업을 검토, 강력히 관련 사업을 드라이브하고 있는 기업들로, 이들 양사는 이미 보관소 사업을 위한 시스템 구축을 완료하는 등 단연 앞서 나가는 모습을 보이고 있다. 물론 우리은행과 신한은행 측도 공인전자문서보관소 시장에 적극적으로 대응하는 모습이지만, 금융권의 IT 자회사를 통한 공인전자문서보관소 설립 움직임은 대외 서비스 보다 자체 물량 처리에 보다 관심이 쏠리고 있어 업계는 KTNET과 LG CNS를 선도업체로 꼽는 분위기다.
KTNET은 2004년 말 전자문서보관서비스 시범사업을 추진, 전자무역추진센터의 전자무역문서보관소를 구축 완료했으며, 이는 국내 전자문서보관소의 효시이자 표준모델로 평가받고 있다. 또 KTNET은 무역 분야 전자거래를 10년 넘게 수행한 경험과 더불어 산자부 전자문서보관소 ISP 사업자로서 보다 유리한 위치를 점하고 있기도 하다.
LG CNS는 올 초 전자문서보관소 사업을 위한 시스템을 구축했으며, 이미 카드전표를 전자문서화하는 전자전표 서비스를 진행, 월 평균 20%씩 트랜잭션이 성장하는 성과를 올리고 있다. 이르면 오는 9월, 월 10만건의 트랜잭션을 기록할 수 있을 것이라는 게 LG CNS 측의 전망으로, 공인전자문서보관소에서 수행해야하는 업무를 이미 적용시키고 있다는 것이 최대 강점. 양사 모두 제1호 공인전자문서보관소의 영예를 노리고 있다.

비즈니스 모델 개발 급선무
공인전자문서보관소 제도는 ‘e비즈니스의 혁명’으로 불린다. 법적 제도 미비로 인해 활성화되지 못했던 전자문서를 활성화시킴으로써 모든 과정이 디지털화된 비즈니스 프로세스를 정착시켜 e비즈니스의 양적·질적 향상을 꾀할 수 있기 때문이다. 공인전자문서보관소 설립 이전에는 종이문서만이 법적효력을 가짐으로써 업무 프로세스가 전산화된 기업이라 하더라도 전자문서와 종이문서를 이중으로 보관해야 하는 부담이 있었다.
그러나 공인전자문서보관소 제도 정착을 위해서는 넘어야 할 장벽이 존재한다. 바로 공인인증보관소를 운영하는 서비스 주체의 수익모델 확보가 그것이다. 공인전자문서보관소 제도가 논의되던 초기 30~40여개의 업체가 관심을 보였지만, 현재는 금융자회사를 포함 10여개 업체로 압축된 상태다. 여기에는 공신력 획득을 위한 엄격한 자격기준도 이유가 됐지만, 무엇보다 막대한 투자비가 지출되는 반면, 막대한 투자비 지출만큼의 이윤을 불러올 마땅한 사업모델이 눈에 띄지 않기 때문이란 것도 이유로 작용했다.
KTNET 민철홍 팀장은 “은행 전표를 스캐닝해 전자문서로 보관하는 용도가 주로 언급될 뿐 고부가가치 사업모델을 찾지 못하고 있는 상태”라고 지적했다. 종이전표를 수작업에 의존, 일일이 스캐닝해 보관하는 것은 고부가가치를 창출한다기보다는 노동집약적 모델에 가깝다는 것.
전자문서보관소 사업을 위해서는 핵심 시스템인 스토리지와 문서보관 소프트웨어는 물론 보관된 전자정보의 안전을 위한 보안 솔루션 구축 등 막대한 투자비가 소요된다. 따라서 스캐닝은 전자문서보관소의 일부가 될 수 있겠지만, 이것이 전자문서보관소의 전부가 돼서는 마치 ‘리무진에 소 태우고 가는’ 우스꽝스런 모습이 된다는 지적이다. 나아가 종이문서의 사용을 전제에 두는 스캐닝은 디지털화된 비즈니스 프로세스를 정착시켜 전사회적 큰 변화를 가져올 ‘e비즈니스의 혁명’과도 거리가 먼 모습이기도 하다.
또한 지나치게 모든 논의가 금융권에 집중돼 있다는 것도 문제다. 종이문서의 수요가 높고, 법적으로 명시된 보관기관으로 인해 금융권에서의 수요가 높을 것으로 예상된다고 해도 현재 공인전자문서 보관소 논의가 금융권에 집중된 까닭에 전사회적인 호응을 받지 못하고 있는 상태에 있다. 공인전자문서보관소와 관련해 업계의 입장을 조율하고, 정부에 이를 건의하는 공인전자문서보관소 업체 협의회만 보아도 SI기업과 스토리지 기업, 문서관리 솔루션 기업 및 인증기업 등 공급자들의 참여가 활발한 반면, 수요자는 금융권에 국한돼 있다는 것은 비금융권에서의 무관심을 반증하는 것으로 볼 수 있다.
공인전자문서보관소의 정착을 위해서는 고부가가치를 창출할 수 있는 사업모델의 발굴이 필요하며, 금융권 외 산업분야로 확산되는 것이 중요하다고 업계는 입을 모은다. “시장의 잠재력으로 따지면, 전자문서보관소 사업은 1조억원 이상의 가치를 충분히 가질 수 있지만, 이는 어디까지나 다양한 산업군에서 사업 모델이 수립됐을 때의 얘기”라는 것이다. 이와 관련, 박근노 LG CNS 부장은 “고부가가치 사업이 되기 위해서는 단순 보관으로는 한계가 있다”고 지적하고 “문서생성 단계부터 소멸까지 고객의 프로세스에 맞춘 사업모델로 가치를 창출해야 하며, 이를 위해서는 프로세스 재설계 등을 수행하고, 커스터마이징할 수 있는 능력이 결합돼야 할 것”이라는 견해를 밝혔다.

2.시스템 업체 동향

공인전자문서보관소, 새로운 시장 창출 ‘기회’
스토리지 하드웨어 EMC ‘센테라’ 선점 … 부가기능이 향후 우위 ‘가늠’

공인전자문서보관소 제도 도입은 IT 기업에게 있어 수요를 발생시키는 새로운 기회다. 한국EMC, HDS코리아 등 스토리지 기업은 물론, 문서관리(ECM) 솔루션 기업 등 공인전자문서보관소에 필요한 솔루션을 갖고 있는 기업들은 이 시장을 예의 주시하며, 시장 선점을 위한 작업에 착수한 상태다.
｜오현식 기자·hyun@datanet.co.kr｜

공인전자문서보관소의 가시화는 e비즈니스의 새로운 패러다임을 창출함으로써 기업의 생산성을 높이고, 비용절감을 이룰 수 있는 제도로 주목받는다. IT기업에 있어 공인전자문서보관소 제도는 새로운 수요창출의 기회로서 초미의 관심사 중 하나다. 공인전자문서보관소에는 전자문서 송수신을 위한 전송 시스템, 전자문서 보관을 위한 스토리지, 전자문서관리를 위한 ECM 솔루션 등이 도입돼야 하기 때문이다. 또한, 보관된 전자문서의 유출 방지를 위한 보안 솔루션과 전자문서 인증을 위한 인증솔루션도 필수 요소다. 공인전자문서보관소 설립을 위해서는 다양한 IT기술이 밑바탕에 깔려 있어야 하는 것이다.
공인전자문서보관소를 위한 수많은 IT분야 중 가장 높은 관심을 받고 있는 것이 스토리지 및 ECM 솔루션이라고 말할 수 있다. 보안 솔루션의 경우, 공인전자문서보관소를 위한 특별한 솔루션이 존재하는 것은 아니다. 반면, 스토리지의 경우에는 보관된 정보가 위/변조되지 않은 원본임을 보장하기 위한 WORM(Write Once, Read Many) 기능과 같은 특별한 기술을 요구한다. 공인전자문서보관소란 새로운 시장을 위한 최적화된 기술이 필요한 것으로, 스토리지 시장의 판세를 뒤집은 새로운 질서가 창조될 수 있기에 관심의 초점이 된다.