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Affordable IT - IT 장비 임대
2006년 08월 02일 00:00:00
빌려서 쓰는 것도 하나의 방법?
재정적 유연성·기술 노후 보호·장비 처분 간편 … 중소기업에 안성맞춤


일종의 기술 인프라 없이 비즈니스를 돌리는 것은 상상하기 힘들지만, 자본 지출은 중소기업들에게 엄청난 출혈이 될 수가 있다. 그리고 이들에게는 장비 임대가 최선의 선택이 될 수도 있다. 이번 호에는 장비 임대에 장단점에 대해 알아보자.


예산에 민감한 IT관리자들은 한 번에 일괄적으로가 아니라 조금씩 예산을 투자 함으로써 자본을 보호하고 부기를 단순화한다. 이들은 또한 큰돈을 들이지 않고 정기적으로 장비를 업그레이드하고, 적합한 환경에 대한 부담을 임대인에게로 넘길 수 있다. 계약에 따라 임대인은 또한 하드 드라이브에 부주의하게 남아 있을 수 있는 민감한 데이터에 대한 책임도 떠맡을 수 있다.
오늘날 IT고객은 높은 수준의 정교한 기술을 기대하고 있기 때문에, 특히 중소기업에서는 과도한 지출이 IT에서 발생할 수 있다. IDC의 기술 파이낸싱 전략 연구 책임인 조세프 푸키아렐리는 “10년 전 중소기업에서는 PC 한 대와 AOL 계정 하나면 충분했다”며, “지금은 웹 사이트가 있어야 하고 온라인으로 제품을 구입할 수 있어야 한다”고 말했다. 그리고 이로 인해 더욱 강력한 컴퓨팅 인프라가 필요하게 됐다.
푸키아렐리에 따르면, 컴퓨팅 인프라를 확보하기 위해 파이낸싱 옵션(임대, 은행 융자 및 신용카드)을 이용하는 비율이 엔터프라이즈 쪽에서는 약 20%인 데 비해 중소기업의 경우 40%에 달한다고 한다.
델, 게이트웨이 HP 및 IBM과 같은 하드웨어 제조업체들은 파이낸싱 서비스를 마련해 두고 있거나 써드파티 회사들과 협력 관계를 맺어 임대를 장려하고 있다. 지역 및 로컬 임대 회사와 계약을 맺는 것도 한 가지 옵션이다.
자기 회사에 임대 서비스가 맞는지를 판단하려면 얼마간의 발품을 팔아야 한다. 임대 회사와 이야기를 해서 어떤 곳이 최상의 파이낸셜 플랜과 장비를 갖고 있는지 알아내야 하기 때문이다. 크고 유명한 브랜드의 임대 회사는 아마도 PC와 서버 외에 스위치나 방화벽을 포함하고 있을 것이다. 그리고 어떤 종류의 임대가 회사의 필요에 가장 맞을지를 결정해야 한다. 당신이 선택하는 계획이 당신의 월 지불액과, 구매하기로 결정한 어떤 장비의 최종 비용에든 영향을 미치게 될 것이다.

두 가지 옵션
임대는 보통 FMV(Fair Market Value)와 LtP(Least-to-Purchase: 페이아웃, 혹은 바이아웃 임대라고도 한다), 두 가지로 나뉜다. 임대 장비에 대한 장기 계획을 아는 게 가장 적절한 성과를 낼 수 있는 옵션을 선택하는 지름길이다.
각 임대의 사양은 임대 회사에 따라 매우 다양하지만, 모두가 기본적인 체계를 따르고 있다. FMV 플랜은 주로 2, 3년 동안 장비를 임대할 수 있다. 계약의 말미에는 임대를 갱신하거나, 혹은 하드웨어를 새 시스템과 교환할 수 있다. FMV 플랜은 LtP 플랜보다 월 지불액을 낮출 수 있으며, 종신 기술 업데이트를 받을 수 있고, 안전 장비의 부담을 피할 수 있다.
계약 만기시에는 IT스태프가 기존 하드웨어를 돌려주고 새 하드웨어로 교체할 준비를 해야 하며, 이 때는 OS 및 애플리케이션 설치, 구성 등과 같이 수반되는 모든 문제도 함께 고려해야 한다. 하드웨어 교체를 적절히 준비하지 못하면 다운타임과 비즈니스 손실을 유발하거나, 임대인으로부터 추가 비용을 요청당할 수 있다.
FMV 플랜은 그 이름에서 알 수 있듯이 장비 구매를 원할 때 적절한 시장 가치를 지불할 수 있게 해준다. 하지만 그 액수는 시스템의 종류와 나이, 그리고 그 구성요소에 따라 달라지기 때문에 가치를 결정하는 임대인에게 물어봐야 한다. 어떤 경우에는 임대비와 현재 시장 가치를 포함한 총 지불액이 원래 장비 가격과 비슷한 경우도 있지만, 오히려 더 많을 수도 있기 때문에 주의해야 한다.
LtP 플랜은 파이낸싱 회사로부터 융자를 받는 것이다. 즉 임대기간이 끝날 때 장비를 구매하는 조건으로 월 일정액을 지불한다. 대부분의 임대 회사에서는 계약 만기시 1달러 구매를 제공하지만, 아마 다른 옵션도 갖고 있을 것이다. 예를 들어 게이트웨이의 경우 원래 가격의 10%로 장비를 구매할 수 있게 해준다. 1달러 플랜과 10% 플랜은 결과적으로 월 지불액과 구매가에 영향을 미치기 때문에, 많은 임대 회사에서는 이런 항목을 계산할 수 있도록 온라인 계산기를 제공하고 있다.
LtP 플랜은 은행 융자나 신용 카드 구매보다 나은 파이낸싱을 제공할 수 있으며, 이 옵션은 수명이 5년 이상인 장비에 유용하다. 또한 시스템을 임대인에게 돌려주기 위해 시간과 노력을 들일 필요가 없다는 장점도 있다. 반면에 약점은 월 지불액이 FMV 플랜보다 많으며, 구매를 완료하기 위해 계약 말미에 추가 비용을 내야 한다는 것이다. 또한 임대계약이 끝날 때는 시대에 뒤떨어진 기술을 떠안게 되어 이것을 적절히 처분하느라 돈이 들어갈 수도 있다.
게이트웨이와 파트너 관계를 맺고 임대 클라이언트용으로 금융 서비스를 제공하는 회사인 LEAF 파이낸셜의 비즈니스 개발 책임인 브라이언 스펜스에 따르면 계약 말미에 제품을 구입하는 임대 고객과, 옛 하드웨어를 새 것과 교체하는 고객의 비율은 거의 비슷하다고 한다.

여러 가지 혜택
임대에는 재정적 유연성, 기술 노후로부터의 보호, 그리고 간편한 장비 처분 등 세 가지 장점이 있으며, 이 가운데 재정적 유연성이 핵심 동력이다. 우선 임대는 장비 구매보다 확실히 더 저렴한 경우가 많다. 예를 들어 IBM 글로벌 서비스의 임대 계산기에 따르면, 36개월 FMV 임대일 때 5만달러짜리 장비에 대한 총 지불액은 4만5천360달러짜리가 된다.
그리고 유연성이 있다. 즉 정기적으로 일정액을 지불함으로써 현금 흐름을 보다 원활히 관리할 수 있게 된다. 그리고 임대 계약은 은행 융자보다 덜 복잡하며 신용카드보다 나은 계약을 할 수가 있고, 구매력이 높아지는 것은 말할 나위도 없다. 임대인은 종종 월별에서 연간까지 다양한 인보이싱 옵션을 허용하고 있기 때문에, 휴일에 매출의 상당 부분을 올리는 회사들에게도 적합할 것이다. 수중에 현금이 더 많이 생기거나, 사업 부진을 경험할 경우에는 협상을 통해 지불액을 늘리거나 줄일 수도 있다. 게이트웨이의 파이낸스 책임인 켄 홀은 “우리는 고객의 필요를 듣고 거래의 틀을 짜기 위해 노력한다”고 말했다.
회사의 재정 부서와 세금 고문에게 임대가 현금 지불이나 다른 파이낸싱 옵션을 선택하는 데 비해 세금 혜택을 줄 수 있는지 물어 보라. 어떤 임대는 지불액에서 세금 감면을 받을 수 있게 해준다.
두 번째 큰 이점은 정기적인 장비 업그레이드다. 임대 고객은 오래된 시스템은 보다 빠르고 성능 좋은 시스템으로 바꾸게 되기 때문에 기술 노후로부터 스스로를 보호할 수 있다. PC가 대표적인 예로, 메모리와 프로세싱 속도는 매년 향상되고 있으며, 최신 표준을 지원하는 빌트인 무선 기술과 같은 신기능들이 쏟아져 나오고 있다.
일반적으로 경험자들은 랩톱과 서버는 3년마다, 데스크톱은 3, 4년마다 바꾸라고 한다. 가트너는 사용하기 따라(기본적인 오피스 애플리케이션만 필요한 직원 같은 경우) 어떤 데스크톱은 훨씬 더 오래 가지고 있을 수 있다고 보고 있다. 스위치와 라우터 같은 네트워크 하드웨어는 보다 빠른 속도로 업그레이드하거나, 포트 밀도를 높이거나, 최신 프로토콜과 업체 사양을 지원할 필요가 없는 한 그마큼 자주 교체하지는 않을 것이다.
낡은 컴퓨팅 장비는 낡은 차와 마찬가지로 더 많은 유지보수를 필요로 하며, 이는 소유 비용을 높인다. 이러한 비용은 오래된 장비를 새 것으로 교체함으로써 제할 수 있다. 게다가 장비 보증기간에 맞춰 임대기간을 조절할 수 있다. 예를 들어 서버 임대 기간이 3년이고 이 서버의 보증 기간이 3년 이라면 기본적인 유지보수 비용은 커버될 것이다.
물론 장비를 얼마나 보유하고 있느냐는 비즈니스의 특수성에 따라 달라진다. IDC의 푸키아렐리는 “컴퓨팅 인프라를 보다 적극적으로 활용하는 회사들은 정기적인 교체를 통해 비즈니스 가치를 얻을 것이기 때문에 임대로부터 더 많은 가치를 발굴할 수 있다”며, “3D 캐드 작업을 하고 복잡한 소프트웨어를 사용하는 건축 회사를 생각해 보라. 컴퓨터가 계산을 하지 못하면 설계자는 설계를 할 수가 없다”고 덧붙였다.

민감 데이터 철저히 분류해야
홈 시큐리티 시스템을 설치하는 레인저 아메리칸(Ranger American)의 시스템 엔지니어, 알란 캐모스는 “우리에게는 다른 무엇보다도 기술의 변화가 임대를 부추킨다”며, “장비를 대량 구매했을 때마다 3, 4년 후면 다시 다 들어내야만 한다”고 말했다. 이제 레인저 아메리칸은 3년마다 낡은 데스크톱과 PDA를 교체하고 있다.
임대의 세 번째 이점은 오래된 장비를 임대 회사로 되돌려 줌으로써 적절한 장비 처분에 대한 규정 부담을 피할 수 있다는 것이다. 여기에는 개인 데이터가 포함된 드라이브 청소뿐만 아니라 처분에 대한 로컬, 혹은 주의 환경 규정을 따르는 일이 포함된다. 임대 회사는 종종 써드파티 처분 회사와 계약을 맺어 하드 드라이브를 지우고, 중고 장비를 손질해 재판매하거나 혹은 필수 지침에 따라 버린다. 이러한 민감한 데이터가 이전 하드웨어에 회사의 흔적을 남기지 않도록 하는 것은 필수다.
현재 미국의 데이터 분실 및 처분, 그리고 그에 따른 처벌 규정은 주별로 다양하지만, 민감한 데이터를 적절히 처리하지 못한 회사들은 또한 고객을 잃고 고소를 당할 위험도 있다. 하드웨어에서 기밀자료를 삭제하는 책임은 임대회사에게 있긴 하지만 신중한 IT전문가라면 하드웨어를 청소함으로써 미리 재난을 방지할 것이다.
EPA(Environmental Protection Agency)에 따르면 폐기처분된 비즈니스 컴퓨터는 PCB와 납이 포함돼 있기 때문에 위험 쓰레기로 분류된다. 캘리포니아와 매사추세츠를 포함한 몇몇 주에서는 쓰레기 매립지에 컴퓨터 장비를 버리는 게 불법으로 규정돼 있다.
IDC의 푸키아렐리는 “오늘날 데이터 유출 및 환경 문제에 대해 어떤 규정 요건이 있든 간에 앞으로 3년 후면 이보다 세 배는 더 많아질 것”이라며, “써드파티로 하여금 이 문제를 대신 관리하게 하는 것도 나쁘지 않다”고 말했다.
물론 임대 회사로 장비를 돌려주는 것만이 유일한 옵션은 아니다. 장비를 소유하고 있다면 오래된 장비를 팔거나 이것을 자선 단체에 기부함으로써 처분의 짐을 다른 쪽으로 넘길 수도 있다. 그리고 기부된 장비의 시장 가치는 세금 혜택으로도 적용될 것이다. 하지만 이 때도 장비가 손에서 떠나기 전에 민감한 직원 및 고객 데이터를 없애는 일은 당신의 책임이다.

현금 구매보다 더 비쌀 수도
계약 만기 때 장비를 구입할 계획이라면 현금 구매보다 임대가 더 비쌀 수도 있다. 원래의 구매가에다가 이자나 장비의 시장가를 더 지불하기 때문이다. 예를 들어 IBM 글로벌 서비스 융자 계산기를 이용할 때 36개월 LtP 계약으로 5만 달러짜리 장비를 구매하면 실제 비용은 5만4천달러(월 1천500달러)가 되며, 8%의 이자를 물게 된다. 이 비율은 신용카드나 은행 융자보다는 저렴하겠지만 분명 미리 현금으로 지불하는 것보다 더 비싸다(하지만 구매시에는 현금을 활용할 수 없기 때문에 이자 지불이 정당화될 수 있다).
최종 구매가는 FMV 임대에서 더 높아질 수 있다. 여기서는 계약 말기에 구매를 하기로 했을 경우 장비의 현재 시장 가치를 지불해야 하기 때문이다. 앞서 언급한 것처럼 FMV 임대 계약에서 5만달러짜리 하드웨어의 총 임대비용은 4만5천달러를 갓 넘는다. 이 장비의 현재 가치가 5천달러가 넘는다면 결국 장비를 바로 구입했을 때보다 더 많은 비용이 들어가게 되는 셈이다.
이베이사 다른 온라인 사이트를 확인하면 시장가를 알 수 있지만, 계약에 따라 장비 업체가 그 가치를 결정하는 당사자가 될 수도 있다(자체 계산법이나 써드파티 계산법에 의거해). “만약 이것이 순전히 임대 회사 마음대로라면 공정치 못하다. 서로간에 건전한 대화가 있어야 한다”고 푸키아렐리는 말했다.
물론 사기로 결정하지 않았다면 계약이 끝나면 장비를 잃게 된다. 레인저 아메리칸의 캐모스는 “3년마다 이들은 다시 회수해가려 한다”고 말했다. “서버를 교체하기란 쉬운 일이 아니며, 특히 중요한 일을 처리하고 있는 것을 경우 더욱 그러하다. 우리 서버들 중 일부는 임대 만기 기한을 넘겨서 이들을 돌려주는 데 애를 먹었다.”
레인저 아메리칸은 임대 기간이 끝날 때 몇 개 서버는 구입을 했는데, 그 이유는 이 기계를 생산 시스템에서 끌어내고 새 서버를 설치하기가 너무 힘들어 보였기 때문이다. 캐모스는 “하이엔드 서버의 경우 3년마다 모든 것을 바꿀 필요가 없다”고 말했다.
게이트웨이의 홀에 따르면, 잠재 임대 고객은 자신들이 특정 장비를 얼마나 오래 원하게 될 것인지를 예측해야 한다고 말했다. “장비가 5년간 쓰일 것 같으면 임대는 적합지 못하다. 36개월 임대 계약을 하고 5년간 갖고 있게 된다면 기술 노후를 피하기 위해 임대를 택한 원래의 의도에서 벗어난다”고 말했다.
장비를 임대할 경우에는 보증규약에서 벗어나는 수리에 대한 책임을 직접 져야 한다. 보통 유지보수 비용 계약이 임대에 포함돼 있긴 하지만, 이렇게 되면 월 지불액이 높아진다. 계약서에 서명을 하기 이전에 임대인측과 반드시 보증과 유지보수 문제를 논의해야 한다.
현금이나 신용카드 구매로 하면 장비를 바로 손에 넣을 수 있지만, 임대의 경우, 특히 임대회사와 처음 관계를 맺은 경우에는 그렇지 못한 때가 많다. 임대 회사는 신용 승인 절차를 요구할 것이며, 임대 기간과 조건도 협상해야 한다. 이로 인해 실제 제품을 확보하기까지는 며칠, 혹은 심지어 몇 주가 걸릴 수도 있다.
캐모스는 “일부 임대 회사에서는 제품이 오기까지 4~6주나 걸리기도 한다”며, “제조업체로부터 장비 부품을 주문한 다음 임대 회사로 전화를 해서 매번 신용 승인 절차를 통과하고, 이들에게 담보 지불을 해야만 임대 계약이 발동이 된다”고 말했다.
또한 어떤 장비가 언제까지 회수돼야 하는지, 어떤 장비를 구입하려 하는지 등에 대해서도 책임을 져야 한다. 정해진 날짜에 장비를 돌려주지 못하면 과태료나 패널티가 따른다. 델 같은 임대 회사는 계약을 관리할 수 있도록 온라인 인터페이스를 제공하고 있다. 또한 장비의 분실이나 도난에 대해서도 책임이 있다.
마지막으로 제 시간에 장비를 돌려주지 못했다는 등 특정 임대 조항을 지키지 못했을 때 내야 하는 과태료나 패널티에 대해 물어 보라. 임대는 모든 사람에게 완벽한 솔루션은 아니지만 IT예산이 제한된 중소기업들에게는 안성맞춤이 될 수도 있을 것이다.


장비 임대

중소기업의 IT관리자들은 컴퓨터 하드웨어를 구매하거나 업그레이드할 자금을 마련하느라 늘 고심이다. IT예산을 아낄 방안을 찾는 사람에게는 임대가 하나의 실행 가능한 옵션이 될 수가 있다. 임대가 자신에게 맞는지 확신이 서지 않는 사람들을 위해, 이것을 이용할 때의 장단점들을 짚어봤다.
두 가지 일반적인 임대 유형으로는 FMV(Fair Market Value)와 LtP(Lease-to-Purchase)가 있다. LtP 플랜은 원래 장비를 구입할 수 있도록 일정 기간 동안 융자를 해주는 것이다. FMV 플랜은 보다 낮은 임대 비용을 지불하며 계약 만기 때 중고가로 장비를 구입할 수 있지만, 바로 이것을 구입할 때보다 결과적으로 더 많은 비용이 들어갈 수 있다는 사실을 명심해야 한다. 두 가지 옵션을 이용할 경우 장비 구매에 대한 큰 일회성 지출이 없이 업그레이드가 가능하다. 임대는 또한 예상치 않은 세금 감면 혜택으로 CFO를 즐겁게 해줄 수 있다. 임대 만기때 제품을 반납할 계획까지 추가한다면, 예산을 크게 축낼 필요없이 양쪽 세계에서 좋은 것만 얻을 수 있을 것이다.


임대시 유용한 팁

>> 임대 회사에게 장비와 임대 사이클을 추적해 볼 수 있는 관리 소프트웨어나 웹 포털이 있는지 물어보라.
>> 서버 같은 기간 인프라를 반납할 계획일 때는 장비를 새 것으로 교체할 수 있는 충분한 시간을 벌어라. 임대 회사에게 이전 장비를 반납하기 이전에 새 장비를 받을 수 있는지 물어보라.
>> 임대 회사에서 반납하는 장비의 하드 드라이브를 청소함으로써 민감한 데이터가 삭제됐는지를 확인할 수 있게 해주는지 알아보라.
>> 게약 만기시 전부는 아니더라도 일부 장비를 구매할 수 있는 유연성을 확보하라.
>> 임대 회사에서 다른 2, 3년짜리 계약에 매일 필요 없이 기존의 계약을 짧은 기간 동안 연장해 줄 수 있는지 물어보라.
>> 임대 회사에서 FMV를 어떻게 결정하는지, 그리고 그 가치가 협상 가능한지 물어보라.
>> 문제가 발생할 경우 장비 지원 비용은 누가 대는지 물어보라.
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