유연성·생산성·ROI 뛰어나 … 언제 어디서나 콘텐츠·데이터 공유
전우진 폴리콤코리아 지사장
기업 및 기관들의 음성/화상회의 도입과 관련한 투자결정이 갈수록 복잡해지고 있다. 점점 다양해지는 장비, 네트워크 방식, 그리고 앞으로 기술 발전방향에 대한 불확실성은 이런 현상을 더욱 가속화했다. 이에 따라, 기업이나 기관들의 관련 담당자는 음성/화상회의 도입에 있어 의사결정 조언자 역할뿐만 아니라 투자결정에 따르는 리스크를 최소화하는 대안 역시 제시할 필요가 있게 됐다. <편집자>
투자 리스크와 관련해 고려해야 할 부분 중의 하나가 호환성이다. 오늘날의 음성/화상회의 기술은 각각 다른 네트워크와 플랫폼에 기반하기 때문에 원활한 회의를 하기 위해서는 그에 맞는 관리 인터페이스가 필요하다. 이는 다양한 미디어를 활용한 음성/화상회의서비스 구현에 있어서도 선결돼야 할 문제이다. 이를 해결하기 위해 등장한 것이 하나의 인터페이스로 음성/화상회의를 관리할 수 있는 통합 컨퍼런싱 솔루션(Unified Conferencing Solution)이다.
고객들은 음성/화상회의를 보다 효과적으로 만들 통합솔루션을 찾고 있다. 현재 많은 기업들이 음성과 화상의 엔드포인트가 하나의 플랫폼 안에서 통합되길 바라고 있다. 사용자와 음성/화상회의 시스템 지원담당자 모두에게 강력한 기능과 관리 인터페이스를 제공할 수 있는 솔루션이 필요한 것이다. 여기서는 통합 컨퍼런싱 솔루션의 개념과 이를 도입함으로써 얻을 수 있는 효과, 그리고 도입할 시 고려할 점에 대해서 알아본다.
왜 통합 컨퍼런싱 솔루션인가?
커뮤니케이션 상의 지리적인 제약을 극복하기 위해 기업 및 일반 고객들은 음성/ 화상회의 장비와 서비스를 사용해 왔다. 이 과정에서 음성/화상회의 기술은 제공하는 업체에 따라 서로 다른 플랫폼에 따라 각기 다른 형태로 발전해 왔다. 이러한 이유로 결국 음성/화상회의가 더욱 복잡해지고, 이를 위한 비용 부담이 커지게 됐다.
음성/화상회의 기술, 제품, 서비스가 각자 나름대로의 방식을 가지다 보니, 현재 음성/화상회의에 필수적인 연결방식에 대한 호환성과 관련하여 큰 문제점이 발생했다. 사람들의 이동이 잦아지고 전 세계 각지에서 업무를 보는 국제적인 추세와 맞물려 이 문제는 더욱 심각해졌다. 특히, 최근 기업이 자신의 업무영역을 국제적으로 아웃소싱하는 것이 광범위해지면서 통합 컨퍼런싱 솔루션에 대한 필요성은 더욱 증대됐다.
회의참석자들을 최적으로 연결하기 위한 음성/화상회의는 반드시 공통된 기능과 사용자 인터페이스를 갖춰야 한다. 이때는 상위 제품의 기능을 없애는 것이 아닌, 하위 제품에 기능을 추가함으로써 호환시켜야 한다. 진정한 의미의 통합회의를 구현하기 위해서는 화상회의의 비디오 엔드포인트가 IVR/DTMF 인터페이스를 지원해야만 한다.
직원과 고객이 전 세계적으로 흩어져 있는 대기업과 대규모 기관의 경우, 내부 회의를 위해 음성/화상회의서비스를 도입하는 경우가 많다. 이들 중 음성과 화상서비스 모두를 스스로 구축하고 사용하는 기업이나 기관은 매우 드물다. 그 이유는 서로 호환이 안 되는 회의플랫폼, 관리시스템, 네트워크 서비스로 인해 이중비용 및 생산성 저하가 불가피하기 때문이다. 서로 다른 스위치/전용/패킷 네트워크를 고려하면 통합된 음성/화상회의 구현에 따르는 기술적인 장애가 더욱 두드러져 보인다.
<그림 1>은 통합회의솔루션을 구축할 시 호환이 안된 네트워크와 플랫폼으로 인해 발생하는 여러 기술적인 문제들을 보여준다. 서로 다른 음성/화상 알고리즘, 통신규약, 데이터 전송률을 연결시켜주는 자동 코드변환기능이 없다면 서로 다른 네트워크 상에서의 음성/화상 엔드포인트간 접속이 제대로 이루어질 수 없다. 즉, 원활한 회의가 불가능한 것이다.
장거리 음성/화상회의 시에는 특히 회의 도중 콘텐츠를 전달하거나 애플리케이션에 기반한 협업을 필요로 할 때가 많다. 그러나, 음성/화상회의에서 이러한 서비스 기능은 광대역을 이용한 콘텐츠 전달이나 웹기반 서비스처럼 간단히 이뤄지지는 않는다. 각각의 음성/화상회의 구조 하에서는 유저 인터페이스도 다르기 때문에 회의의 생산성이 떨어질 뿐만 아니라, 사용자가 특정 기기사용법에 익숙해지면 비록 다른 것이 더 적절하더라도 다시 적응하기가 쉽지 않다.
통합 컨퍼런싱 솔루션이란 무엇인가?
통합 컨퍼런싱 솔루션은 같은 기능, 인터페이스, 애플리케이션을 갖추고 하나의 플랫폼 상에서 ISDN 화상, IP 화상, PSTN 음성, VoIP, 음성/화상통합회의를 동시에 지원하는 것이다. 이를 위해 필요한 핵심 기술은 다음과 같다.
● 완벽한 자동 코드변환
● 스위치/패킷/전용 네트워크 등의 다양한 네트워크 지원
● 소프트웨어와 하드웨어 리소스 공유
● 음성/화상/협업회의 등을 지원하는 단일한 관리 애플리케이션
● 사용자의 음성/화상/협업회의 일정수립 및 관리를 위한 단일 인터페이스
통합 컨퍼런싱 솔루션은 사전에 예약된 회의는 물론, 갑작스럽게 요청되는 회의 역시 지원할 수 있어야 한다. 그러나 이 두 가지 회의에 대한 사용자의 요구는 회의목적, 회의형태 (음성/화상/웹), 조직특성에 따라 다르다. 심각한 자원부족 현상을 유발하지 않으면서 예약 회의와 비예약 회의를 동시에 지원하려면 통합 컨퍼런싱 브릿지(Unified Conferencing Bridge)가 시스템 자원 분배에 대한 우선순위와 규칙에 따라 회의간 충돌을 해결해야 한다.
통합 컨퍼런싱 솔루션은 서로 다른 네트워크상에 음성/화상 엔드포인트를 최적으로 연결해, 모든 참석자가 회의에 참석하고 있다는 느낌이 들 수 있도록 하나의 플랫폼 상에서 통합하는 역할을 한다.
통합 컨퍼런싱 솔루션은 가장 간단히 표현하면, 모든 음성/화상회의 참석자들이 스위치 네트워크 상에 있건 패킷 네트워크 상에 있건 간에 동일한 회의 엔트리 큐에 접속할 수 있는 하나의 전화번호라 할 수 있다. 갑자기 회의를 시작할 필요가 생겼을 때 회의진행자는 가상회의실에 지정된 하나의 전화번호로 전화를 걸기만 하면 된다. 다른 회의 참석자들도 동일한 전화번호와 비밀번호로 참석할 수 있다. 음성(PSTN 및 VoIP)과 화상(ISDN 및 IP)을 통해 참석하는 이들은 모두 동일한 회의 엔트리큐로 들어간다. 이후 음성/화상회의 참석자 각각은 동일한 IVR 인사말을 듣고 회의 비밀번호를 입력하라는 메시지를 듣는다.
참석자들은 자신의 엔드포인트 키패드나 키보드를 이용해 비밀번호를 입력한다. 경우에 따라 의장 비밀번호 또는 요금청구 비밀번호를 넣도록 IVR 메시지를 바꿀 수도 있다.
요청한 비밀번호를 정확히 입력하면 음성/화상회의 참석자들은 자신의 대화명을 녹음하도록 요청받는다. 이 대화명은 새로운 참석자가 회의에 접속할 때 이를 알리거나, 회의가 진행되는 동안 참석자명단을 호명하거나, 참석자가 회의에서 나갈 때 사용된다.
일단 음성/화상회의 참석자가 접속하면 의장과 모든 참석자들은 IVR/DTMF로 연결될 수 있는 음성회의기능 일체를 사용할 수 있다. 음성 엔드포인트나 화상 엔드포인트를 통해 조절할 수 있는 의장의 회의관리기능은 다음과 같다.
● 보안(잠금을 걸거나 풀 수 있음)
● 일시보류 기능
● 음성/화상 참석자 초청 및 제외 기능
● 오퍼레이터 지원 요청 기능
● 의장의 음성을 제외한 모든 음성 소거 기능
● 출석호명 요청 기능
● 회의 연장/종료 기능
● 질의응답 시작 및 종료 기능
● 투표개시, 모니터링, 이메일을 이용한 결과통보 기능
현재 음성/화상회의 기능 중에는 회의자료를 보여주고 양방향으로 공동 작업을 하는 것이 있다. 화상회의에서는 콘텐츠 전달 및 협업기능이 음성과 화상 모두를 전달하는 데이터 스트리밍에 기반하고 있다. 음성회의에서는 IP 랜 또는 인터넷을 통해 콘텐츠를 전달하고 협업기능을 구현한다. 그러나 화상회의의 광대역 콘텐츠 전달 및 협업기능은 음성회의를 통한 회의 참석자들을 제외하는 것이다.
진정한 의미의 통합회의라면 모든 참석자들이 콘텐츠와 데이터를 공유하게 해야 한다. 이런 문제에 대한 진정한 해결책은 웹서버 기반 솔루션으로서, 참석자가 어디에 있건 어떤 네트워크를 사용하건 간에 모두 콘텐츠를 받아볼 수 있고 애플리케이션을 공유하고 화이트보드를 같이 사용하게끔 해야 한다.
현재 웹 회의 제품에서는 회의 의장이 일방적으로 혹은 쌍방형적으로 콘텐츠를 보여줄 수 있다. 이때 회의 참석자들은 자료를 공유하면서 특정 부분을 강조하거나 주석을 달 수 있다. 참석자들의 공동작업이 필요할 경우 애플리케이션을 공유하거나 화이트보드를 사용해서 일방적으로 혹은 쌍방향으로 회의를 진행할 수 있는 것이다. 자료를 공유하거나 공동작업을 하기 위해 웹서버기반 솔루션을 사용하는 경우 또 하나의 장점은 회의를 하면서 인스턴트 메시지를 사용할 수 있는 점이다. 통합회의에서 인스턴트 메시지를 사용하면 참석자들은 회의흐름을 유지하고 신경이 분산되지 않으면서 쌍방향 의사소통을 훨씬 원활하게 할 수 있다.
:: 통합 컨퍼런싱 솔루션 장점
1) 장소와 시간을 구애 받지 않는 유연성
통합 컨퍼런싱 솔루션의 가장 중요한 장점 중 하나는 유연성이다. 이것은 회의가 필요하면 언제든 예정된 회의건 임시회의건 간에 회의를 할 수 있다는 점이다. 통합 컨퍼런싱 솔루션은 참석자들의 위치, 엔드포인트 장비, 네트워크 접속방식에 구애 받지 않는다.
2) 보다 강력하고 생산적인 회의
음성/화상회의의 최상의 기능 및 성능을 한데로 묶은 통합 컨퍼런싱 솔루션은 더욱 강력하고 생산적인 회의환경을 조성한다.
3) 보다 향상된 회의지원
음성/화상회의를 모두 지원하는 단일한 플랫폼, 단일한 관리시스템을 사용함으로써 호환성을 높일 수 있다는 점은 통합 컨퍼런싱 솔루션을 선택할 수밖에 없는 가장 중요한 이유 중의 하나다.
4) 우수한 ROI
통합 컨퍼런싱 솔루션은 음성/화상회의 장비 및 업그레이드를 위해 중복 투자할 필요가 없다. 물론 네트워크 서비스는 이중으로 필요하다. 그러나 담당자 및 사용자를 위한 교육비용은 크게 줄어든다.
:: 통합 컨퍼런싱 솔루션의 구축 방법
▶ MGC 기술을 활용한 통합 컨퍼런싱 솔루션
다자간회의 및 게이트웨이 회의를 지원하기 위한 MGC(Multipoint Gateway Controller) 브릿지가 있다. MGC는 네트워크와 엔드포인트가 서로 다르고, 통신수단의 기능과 성능이 제각각일지라도 최적으로 회의를 연결하는 장치다. 각기 다른 음성/화상간 알고리즘, 비디오 해상도, 화상 프레임률, 전송률, 네트워크 통신규약간 코드변환기능은 MGC 아키텍처의 핵심이다. 이러한 코드변환기능은 MGC의 필수적 기능이며 덕분에 ISDN화상, IP화상, PSTN음성, VoIP회의를 단일한 플랫폼 상에서 지원할 수 있다.
또한, MGC 아키텍처는 스위치 및 IP 음성/화상회의, 혼합 음성/화상회의 모두에서 하드웨어와 소프트웨어 리소스를 공유하게 한다. MGC 자원공유기능의 핵심적 장점으로 음성/화상회의 지원장비 비용절감, 자원모듈 백업향상, 향후 시스템 업그레이드를 대비한 플랫폼 ‘공간’ 사용의 효율성 제고를 들 수 있다.
MGC 브릿지는 시스템 신뢰성과 지원 편이성이 높다. 일부 MGC 플랫폼의 경우 전면에서 하드웨어 모듈과 전력공급장치를 조작할 수 있으며 핫스왑이 가능하다. 또한, 하드웨어 모듈은 자동설정이 가능하도록 설계돼 있다. 이는 모듈교체 시 엔지니어가 굳이 필요하지 않음을 의미한다.
진단기능 및 장애 허용성(Fault resolution capability)을 갖춘 MGC 플랫폼에서는 DSP(Digital Signal Processing) 수준에 이르기까지 경보에 대한 원거리 진단이 가능하다. MGC 아키텍처는 이처럼 다양한 시스템 기능을 갖추고 자원을 공유하기 때문에 통합회의 브릿지 솔루션이 제 기능을 발휘하기 위해 필요한 시스템 신뢰성과 지원편이성을 갖추고 있다.
▶ MGC를 이용한 장점
1) 다양한 네트워크 지원
어떤 장소에서건 서로 다른 네트워크상에서도 동일한 플랫폼에서 음성/화상 커뮤니케이션 접속이 가능하기 위해서는 MGC의 독립적이며 자동화된 코드변환기능이 필수적이다.
MGC에서는 자원공유기능이 있어 네트워크 자원 인터페이스에 대한 투자비용을 절감할 수 있다. 또한, 네트워크 서비스 비용도 줄여준다. 왜냐하면 동일한 스위치 또는 IP 네트워크 접속을 통해 ISDN 화상, IP 화상, PSTN 음성, VoIP 회의를 지원하기 때문이다.
또한, 단일한 회의 플랫폼 상에서 다양한 네트워크를 지원하는 MGC의 특성은 향후 네트워크 통신규약과 표준을 추가로 지원하기 위해 업그레이드할 경우 큰 장점으로 다가온다. 예컨대 ISDN 음성/화상에서 IP 네트워크로 전환하는 것과 같은 업그레이드가 지난 수년간 발생했다는 사실을 감안할 때 다양한 다자간/게이트웨이 회의 플랫폼 지원에 따르는 복잡성, 높은 비용, 비효율성을 해결하는 방법은 MGC다. MGC가 음성/화상 다자간/게이트웨이 회의를 지원하기 위해 동일한 IP자원을 활용한다는 것은 IP에 대한 기존의 의사결정 및 투자를 이용해서 원하는 대로 IP음성/화상으로 업그레이드할 수 있음을 의미하는 것이다.
2) 간편한 시스템 및 회의 지원
MGC의 핵심 요구사항이자 장점은 담당자 및 사용자 모두를 위한 시스템 관리 및 실제 회의에서의 지원이 용이하다는 점이다. 시스템이 신뢰성을 갖추려면 손쉽게 회의운영을 모니터링해서 어떤 시스템경보 또는 회의경보에 대해서도 신속하게 해결하도록 해주는 관리 애플리케이션이 필수적이다.
음성/화상회의 담당자들에게 전체 MGC 네트워크를 관리/지원하는 윈도 기반 회의관리 애플리케이션은 매우 큰 의미를 가진다. 이를 통해 윈도창에서 음성/화상회의 일정을 짜고 관리하며, 회의 및 시스템에 대한 경보를 모니터링하고, 문제를 해결할 수 있다. 또한, 하드웨어 경보 시 DSP단계까지 진단할 수 있으며, 음성/화상회의 지원을 위해 여타 모든 하드웨어 자원을 계속해서 사용하도록 경보를 재설정하거나 오프라인을 지정할 수도 있다
사용자 입장에서도 간단하며 사용하기 편리한 관리툴과 인터페이스가 중요하다. 만일 사용자가 음성/화상회의의 일정을 수립하고 관리하기 위해 그때마다 각각 다른 사용법을 익혀야 한다면 단일한 회의 플랫폼을 사용하는 효과는 크게 떨어질 것이다. 사용자들이 사용법이 다른 제품을 사용하기 위해서는 여러 번 교육을 받아야 할 것이며, 사용함에 있어 실수도 증가할 것이다.
3) 풍부한 기능
효과적이고 단일한 회의 플랫폼 솔루션이 있다고 해도 사용자가 필요로 하는 음성/화상회의 기능 모두를 지원하지 않는다면 이를 하나의 완성된 형태라 보기 어렵다. 시중에 있는 비디오 MCU들은 대부분 매우 기본적인 회의기능만을 갖추고 다자간 ISDN 또는 IP 화상회의를 지원한다. 다자간 ISDN 또는 IP 화상회의의 경우, 이러한 비디오 MCU의 음성회의 기능에는 사용자가 당연시하는 음성회의 기능들이 빠져 있다. 출석자명단 호명, 투표, IVR/DTMF 인터페이스와 같은 기능이 부족한 탓에 화상회의 솔루션이 음성회의 서비스/장비 시장을 크게 대체하지 못하는 것이다.
그러나 일부 제품은 각기 다른 회의환경에서도 대개는 사용 가능한 음성/화상회의기능을 완전히 갖추고 있다. 즉각적인 회의건 아니건 간에 음성/화상/통합회의 서비스를 지원하기 때문에 지원인력과 사용자 모두에게 일정한 서비스 수준으로 제공할 뿐만 아니라 회의에 가장 적합한 서비스를 제시할 수 있다. 또 다른 중요한 장점은 사용자가 회의 일정을 수립하고 관리하는 인터페이스가 동일하다는 점이다.
MGC 플랫폼이 네트워크와 관련된 많은 문제를 해결한다는 것은 분명하다. MGC는 음성/화상 모두에서 물리적 인터페이스를 제공한다. 음성/화상 통합서비스를 구축할 때 공통요소를 갖추는 것은 대단히 중요하다. 신뢰성 높은 아키텍처 상에서 시스템이 기본적으로 통합 서비스를 제공한다면 단순히 서비스 구축에 따르는 많은 문제를 줄일 수 있다.
또한, MGC의 핵심기능들을 통해 기술지원, 효과적 네트워크지원, 기술, 애플리케이션 자원이 이제 조화를 이룰 수 있게 되며, 결국 이것은 도입하고자 하는 기업 혹은 기관의 비용절감과 비용대비 효과가 상승하는 결과를 가져온다. 음성/화상회의를 도입하고자 하는 기업이나 기관들은 이 점을 주목할 필요가 있다.
