영상·음성·문서자료 공유 등 기능 다양… 거리·시간에 구애 없이 의사 교환 가능
화상회의 시스템은 영상, 음성 그리고 각종 문서자료를 실시간 전송해 모니터 및 프로젝터 등으로 공간 및 시간의 제약 없이 언제 어느 때나 원격지 회의가 가능하도록 해주기 때문에 출장비 절감, 빠른 의사결정으로 인한 효율성 향상 등 여러 측면에서 활용되고 있다. 특히 최근에는 제조, 건설 현장이나 원격 진료, 원격 교육 등의 분야에서도 화상회의의 활용도가 높아져 가는 추세다.
하지만 모든 사이트에서 화상회의가 정답이라고 할 수는 없다. 자사 사이트의 환경을 꼼꼼히 살펴보고 화상회의로 인해 효과를 볼 수 있다는 판단이 들 때 도입해야 최고의 효과를 누릴 수 있기 때문이다.
여기서는 화상회의의 주요 실제 운영사례를 중심으로 화상회의가 어떤 식으로 구현될 수 있으며 어떤 장점을 줄 수 있는지 알아본다.
장윤정 기자·linda@datanet.co.kr
1.한국방송통신대학교
화상회의 솔루션으로 질높은 원격 교육 실현
전국적으로 21만여 재학생을 둔 한국방송통신대학교는 지난 2003년 원격강의용 전송장비를 ATM으로 지원하는 폴리콤 장비로 교체, 도입했다.
비용절감·뛰어난 해상도 ‘만족’
방통대는 인상하는 초고속정보통신망의 요금부담과 기존 코덱의 노후화로 원격강의용 코덱의 교체도 필요했다. 또 운용측면에서 지역 증설로 인해 MCU의 확장이 시급해 폴리콤의 ATM 회선을 지원하는 ‘아이파워(iPower) 900 시리즈’와 ‘폴리콤 MGC 100’ MCU를 도입했다.
방통대의 화상회의 솔루션 도입은 전용회선을 ATM 시스템으로 전환하고 서울 혜화동의 대학본부를 메인센터로 두고 대학 본부 외 16개 학습관, 총 17개 지점을 연결, 구축됐다.
방통대는 ATM 방식을 사용함으로써 전용회선을 사용할때에 비해 큰폭의 비용절감효과를 얻을 수 있었다.
원활한 강의 진행으로 학습능률 배가
전용회선과 거의 같은 수준의 서비스를 받으면서도 하나의 물리적 회선을 논리적인 가상회선으로 나눠 사용하기 때문에 통신망 구축시 투자비용을 줄일 수 있었던 것. 또한 PC 사용시 전보다 높은 해상도의 영상 자료 화면을 공유할 수 있게 돼 학생들의 만족도도 높아졌다. 방통대는 지역사이트 증설 시 추가확장도 쉽게 가능할 것으로 예상, 향후 증설에도 걱정없이 질높은 강의를 구현하게 됐다고 평가하고 있다.
2.샘표식품
출장비·이동 시간 절감으로 업무 효율 향상
1998년까지 샘표식품은 서울에 본사와 공장이 함께 위치하고 있어 부서별 원활한 업무협의에 아무 문제가 없었다. 그러나 1998년 이천으로 공장을 이전함에 따라 지원부서와 생산부서간 원활한 업무 협의를 위한 대안이 필요, 한국폴리콤에서 제안하는 화상회의 솔루션을 도입하게 됐다.
쉽고 편안한 대면 회의 제공
샘표식품은 본사회의실에 ‘VSX 6000’ 2대, 영업본부 회의실에 ‘VSX 7000’ 1대, 이천공장과 영동공장, 연구소에 ‘뷰스테이션 EX’ 각각 1대씩 지방소재 영업지점에는 ‘VSX 6000’을 6대씩 총 12대를 도입했다.
샘표식품에서 화상회의 도입후 눈에 띄는 장점은 출장경비가 절감됐다는 점이다. 화상회의용 ADSL의 회선료가 월 50만원 가량 발생하지만 이 비용은 2명의 직원이 회의를 위해 지방출장갈 때 소요되는 비용이라는 것. 따라서 전국 각 부서 직원들이 수시로 영상을 통해 생생한 회의를 하는 것을 감안할 때 상당한 비용절감 효과라고 평가하고 있다.
고객 피드백 파악에도 좋아
또한 회의를 위한 이동 시간을 절감할 수 있고 이동에 따른 업무손실을 최소화하는 것은 물론 화상회의 특성상 공간의 제약을 받지 않고 업무협의를 할 수 있다는 장점을 적극 활용하고 있다. 샘표식품은 전 부서에 걸쳐 수시로 화상회의를 활용함으로써 사내 실적 공유와 고객 피드백을 신속히 파악해 이를 제품 생산, 판매에 반영, 기업 경쟁력을 강화시키고 있다.
3.서대문구의회
의회 문화 개선·빠른 의정 활동 돋보여
서대문구의회에서는 각종 조례안과 예산안 등의 처리를 위한 의원들의 의회활동에 아큐존 ‘아큐미트’ 화상회의 솔루션과 전자문서 회의 시스템 등을 전자 투표 기능과 연동해 사용하고 있다.
의정 활동 효율 향상
기존에는 구의회에서 상정된 조례안과 예산안 등을 문서로 만들어 일일이 사전에 배포해야했지만 전자문서 결제 시스템이 구축된 이후 구의회에서 서버에 상정된 조례안 등을 올려놓기만 하면 의원들이 직접 노트북을 통해 각종 문서와 자료를 검색할 수 있게 됐다. 또 전자투표 기능과 같이 개발돼 정확한 결과를 빠른 시간안에 집결함으로 서대문구의회의 투명성과 결정의 신속성을 높여주고 있다. 화상회의 시스템으로 의원들의 의사결정 또한 빨라졌다.
저렴한 가격으로 회의 문화 개선 가능
서대문구의회는 광역시의회에서 많은 비용을 들여 구축하던 전자문서, 투표 시스템을 구의회의 예산에 맞도록 원가를 대폭 낮추면서 모든 기능을 제공하는 아큐존의 아큐미트 시스템을 선택했다. 아큐존은 서대문구의회가 원하는 가격대에 요구하는 기능을 맞춰 공급함으로써 만족을 2배로 높였다는 것. 서대문구의회는 이 시스템을 통해 의회의 정보화에 발맞추고 의정 활동의 효율을 높였다는 측면에서 만족하고 있다.
4.현대모비스
전 세계 유통망 실시간 관리로 경쟁력 ‘배가’
현대모비스는 본사와 연구소, 지방 공장 등 전국에 산재해 있는 직원들간의 커뮤니케이션이 부족, 업무회의를 위한 출장 및 경비, 시간 낭비 등으로 인한 업무 효율성 저하 등을 체감하고 있었다. 또한 국내외 산하 협력업체와 대리점들간의 정확한 업무 진행 및 관리의 어려움으로 엠씨글로벌의 ‘비즈메이트 프로 2’를 도입했다.
결제 시간 단축
비즈메이트 프로2를 도입한 이후 현대모비스는 본사와 연구소, 지방 공장간 실시간 업무진행과 커뮤니케이션용으로 활용하고 있으며 출장 경비, 시간절약, 신속한 의사결정으로 인한 사업 경쟁력 확보로 만족하고 있다. 또한 그룹웨어와 연동한 대면 결제 시스템을 통해 결제 시간 단축 및 업무효율성을 확보할 수 있었다.
직원 교육·세미나용 등으로 직원간 소속감 증대
특히 직원 교육과 세미나용으로 화상회의 솔루션을 활용함으로써 결제시간 단축 및 직원들의 스킬 향상, 소속감 증대에도 큰 몫을 했다. 현대모비스는 국내 지점간의 활용에 그치지 않고 전 세계 대리점간 실시간 업무 처리 및 교육 등의 용도로 활용해 거대한 세계적 유통망의 실시간 관리가 가능해짐에 따라 사업 연속성을 확보케 됐다. 현대모비스는 화상회의 솔루션을 미래 유비쿼터스 IT환경의 새로운 커뮤니케이션 시스템 구축을 위한 기초 인프라로 활용한다는 계획이다.
5.의정부시청
대민 만족도 증가로 열린 시정 실현
의정부시청은 수해로 인한 잦은 재해 지역에 경찰서, 소방서, 동사무소 등의 비상대책본부가 상설 유지되지만 공간적, 시간적 제약으로 인해 즉시 처리가 불가능했다. 또한 하천에 원격카메라를 설치해놓았으나 이용할 수 있는 적당한 도구가 없어 담당자가 전화로만 상황을 보고 받아 사태 파악이 불가능했다.
본부간 피해상황 분석 시급
이에 의정부시청은 카메라로부터 하천의 상황을 동시에 보면서 떨어져 있는 본부간에 함께 피해상황을 분석할 수 있는 시스템 도입의 필요성을 느끼고 우암닷컴에서 공급한 화상회의 솔루션을 지난 2003년 8월에 도입했다. 이로써 의정부시청은 하천의 상황을 화상회의 솔루션을 통해 웹으로 공유할 수 있게 됐다.
주민 요구사항 즉각 대응·만족도 증가
비상대책 화상회의 시스템 도입을 통해 의정부시청은 각 기관에 있는 본부간에 수해 피해 상황의 분석이 가능해져 신속한 상황대처로 수해피해를 줄일 수 있었다. 또 비상대책본부간 빠른 의사결정으로 주민 불만 사항 등에 능동적으로 대처할 수 있게 됨에 따라 주민들의 만족도가 증가, 열린 시정을 이뤘다는 평가다.
6.S상사
화상회의 솔루션 도입으로 글로벌 경쟁력 확보
빈번한 임직원들의 해외출장으로 인한 비용부담과 잦은 출장으로 인한 업무의 연속성 단절 그리고 업무 효율의 저하를 우려하던 S상사는 탠드버그의 화상회의 솔루션을 도입했다. S상사는 탠드버그 화상회의 솔루션으로 글로벌 경쟁력을 확보했다고 평가하고 있다.
해외 출장 ‘NO’
S상사는 5국가의 해외지사를 연결하는 영상회의 네트워크의 구축으로 임직원들의 해외 출장에 대한 비용부담이 줄어들었을 뿐 아니라, 임직원들의 해외출장 시 주요업무에 대한 부분을 영상회의로 협의함으로 업무의 연속성 단절을 방지, 업무효율성이 증대됐다. 한번 해외출장을 나가면 그 빈자리를 다른 직원들이 메우느라 고생하는 것은 물론 출장 후 다시 업무에 복귀하는데 걸리는 시간도 절약됐다는 것.
개인용 화상회의 솔루션 도입 검토중
또 S상사는 내장된 다자간 회의기능을 통해 본사를 포함한 해외 5개 지사와 동시회의가 가능해졌고, 문서회의 기능을 통한 중요자료의 공유로 회의 시 집중도 및 회의의 질을 향상시켰다. 물론 S상사가 해외출장을 완전히 없앤 것은 아니지만 반드시 필요한 출장과 그렇지 않은 것을 분간해 비용과 업무의 효율을 높였다는 것이다.
현재 S상사는 해외지사의 추가구축 및 이에 따른 별도의 다자간회의장비(MCU)의 구축이 진행중이며, 향후 주요 임직원들에 대한 개인용 영상장비에 대한 도입을 검토 중이다.
7.GS건설
건설 현장 안전 확보·시공진행 상황 효율적 점검 완료
GS건설은 강남사옥과 역전사옥 간의 빈번한 회의와 각 지방사이트 및 건설현장과의 효율적인 의사결정을 위해 화상회의 시스템 도입을 검토하게 됐다. 또한 매일 임원 회의를 위해 강남 사옥과 역전빌딩 왕복으로 인한 시간 낭비, 중국에 성공적인 건설 수주로 인해 잦은 출장과 매니지먼트 비용 증가 등의 문제도 수많은 각 지방의 건설 현장에 대한 관리 및 시공진행 상황에 대한 효율적인 점검 필요성 증가 등에 골치를 않던 GS건설은 소니코리아의 ‘PCS 시리즈’ 등을 도입하게 됐다.
5개월만에 ROI 회수
GS건설은 일일 보고 및 업무 회의를 CEO및 임원회의실에 설치해 문서회의를 겸하면서 업무의 효율성을 높였다. 또 중국 각 지사 및 건설현장에 영상시스템을 설치해 5개월만에 ROI 회수 및 업무 효율성을 증대시켰다는 것.
해외사이트 위성솔루션 도입
GS건설은 특히 건설현장의 안전을 최우선으로 하기 위해 모든 건설현장에 HQ부터 안전교육 및 ENG카메라를 통해 현장 상황을 확인하는 등 적극적으로 시스템 활용을 하고 있으며, 해외건설 사이트에도 위성솔루션을 도입하기도 했다.
무엇보다 GS건설은 각 현장에 대한 교육 및 안전점검, 실시간 관리 및 의사결정으로 업무의 효율성 극대화를 가장 큰 성과로 꼽고 있다.
8.현대-기아자동차
웹 기반 화상회의로 전 직원 경쟁력 강화
현대-기아자동차는 지난 80년대부터 영상회의실을 구축, 운영할 만큼 화상회의 운영 노하우가 뛰어났지만 기존 영상회의 장비가 고가인데다 사용률면에서 임원에 편중돼 있었다. 이에 현대-기아자동차는 트라이콤 영상회의 솔루션을 도입, 웹 기반으로 간편하게 누구나 화상회의를 사용하게 됐다.
기존 화상회의 솔루션과 연동 가능
현대-기아 자동차는 웹 기반 화상회의는 개인용 PC에 화상 카메라만 설치돼 있으면 언제 어디서나 화상회의가 가능하다는 점에 착안해 도입을 고려했지만 네트워크 상태에 영향을 받아 자주 끊어진다는 것이 문제였다. 이에 따라 하드웨어형 화상회의 장비와 연동이 가능하면서 회의중에 끊김 없는 성능을 제공하는 트라이콤 ‘비즈온’ 솔루션을 도입했다. 비즈온 도입 후 현대-기아자동차는 5천여 임직원이 수시로 온라인 회의를 즐겨 경쟁력 향상에 일조했다고 평가하고 있다.
자동차 정비 교육에도 ‘good’
전 임직원들이 보편적으로 사용할 만큼 일반화된 화상회의 시스템이지만 그중 사용빈도가 높은 것은 현대자동차 그룹 전 세계에 퍼져있는 연구소간 커뮤니케이션이다. 미국, 일본 등지의 연구소는 매주 본사 본부장 주관 아래 3차례 화상회의가 정기적으로 열리고 있으며, 국내에서도 울산, 광양, 아산 등 12개 연구소를 연결해 장소 구분 없는 회의가 가능하다. 또 자동차 정비 전문인력 양성을 위한 정비교육시스템에도 화상회의 솔루션을 적용, 의사결정은 물론 교육적 측면에서의 경쟁력도 강화되고 있다.
9.유한양행
All IP 기반 화상회의와 IPT로 ‘투자비 절감·운용성 향상’
유한양행은 서울 본사와 공장, 연구소, 영업지점 등이 전국적으로 분산돼 있어 회의나 제품 교육을 위한 출장이 잦은 편이었다. 따라서 거리, 시간, 비용 등의 제약을 극복하고 본사와 전국 지점간 의사소통을 원활케 하기 위해 시스코 IP폰과 IP 기반 영상회의 시스템을 통합하는 ‘시스코 콜 매니저’와 게이트웨어, 화상회의 솔루션 등을 구축했다.
IPT와 함께 구축해 중복 투자 방지
유한양행은 지난 2005년 7월 시스코의 화상회의 솔루션을 포함한 IP커뮤니케이션 툴을 본사 주요 보직자 및 공장, 연구소, 주요 거점과 16개 지점에 도입했다.
시스코 All IP 네트워크 인프라를 바탕으로 구축된 시스코 IP화상회의 솔루션은 IT인프라와의 호환성은 물론 중복투자에 대한 부담도 덜어 시스코 장비로 결정하게 된 것. 시스코 화상회의 시스템은 현재 본사 임원진과 연구소, 지점장간 회의, 정례조회 등 각종 회의에서 활용되고 있을 뿐만 아니라 신제품 교육, 품질 홍보, 고객 영업 등의 교육에도 사용되고 있다.
효율적 회선 사용·출장비 절감
이를 통해 유한양행은 비용 효율적이던 회의 문화 및 사무 환경이 개선됐고 더욱 신속한 의사결정 체계를 통한 기업 경쟁력 향상 등을 기대하게 됐다. 이런 업무 효율 증대와 더불어 직·간접적으로 각종 비용을 절감하게 된 것도 큰 성과다. 해외 출장비 및 효율적 회선 사용을 통해 운영 및 유지보수 비용이 절감된 것. 유한양행은 이런 성과에 힘입어 향후 시스코 IP화상회의시스템의 활용도를 더욱 높여갈 방침이다.
