송종혁시만텍코리아 과장
jake_song@symantec.com
이메일과 같은 형태의 커뮤니케이션은 모든 직원들이 담당 업무에 관계없이 누구나 이용하는 애플리케이션이라는 점에서 다른 기업 데이터들과 차별성을 갖는다. 마이크로소프트 아웃룩과 같은 이메일 클라이언트 프로그램은 그들이 하루의 업무를 수행하기 위한 아주 기본적인 창구가 된다. 이처럼 이메일은 이제 기업의 일반적인 커뮤니케이션 수단이며, 매년 30~40%의 증가 추세를 보인다. IDC에 따르면, 전세계적으로 하루에 전송되는 이메일은 261억개에 달하고 있다. 따라서 엄청난 이메일 데이터를 어떻게 감당할 것인가는 기업들에게 있어 큰 과제로 떠오른다.<편집자>
이메일 관리, 기업 생존 필수조건
콘텐츠 보관·삭제·검색 필수 … 비즈니스 관점 접근 필요·정보 거버넌스 실현 도구
바젤II 및 사베인스-옥슬리와 같은 컴플라이언스 이슈는 글로벌 요구사항으로 이제 한국 시장에도 큰 영향을 미치고 있다. 예를 들어, 글로벌 기업 확장이나 주식 상장 등을 계획 혹은 진행하고 있는 기업들은 컴플라이언스 이슈에 대해 많은 관심을 가지고 있을 것이다. 또한 이러한 법 규제의 측면이 아니더라도 업계의 변화에 의한 컴플라이언스 이슈도 증가하고 있는데, 고객이나 파트너를 통한 비즈니스 확장 시 이들에게 기업의 투명성과 보안, 안정성을 증명해 보여야 하는 경우가 그 예가 될 수 있다. 법규, 규제, 산업 환경 등이 수시로 기업들에게 증거자료를 요구하는 환경에서 이를 위한 컨텐트를 보관, 삭제, 검색하는 것은 필수 과제라고 할 수 있다.
가장 보편화된 커뮤니케이션 수단으로, 기업 구성원들의 업무와 밀접한 연관성을 갖고 있는 이메일 아카이빙은 이제 비즈니스 생존에 있어 전략적이고 필수적인 요소로 떠오르고 있다. 그러나 정작 기업 업무의 중추를 이루는 이메일 메시지와 메타데이터 및 첨부파일을 이메일 아카이빙 솔루션 기술을 이용해 복구하는 노력을 진행 중인 기업은 여전히 소수에 불과하다.
기업의 이메일 관리 현황과 문제점
오스터만리서치(Osterman Research)의 연구 결과에 따르면, 전체 기업의 약 3/4이 중앙 집중형 이메일 저장소가 아닌 로컬 PC의 PST 파일에서 사용자가 익스체인지 정보를 관리하는 것을 허용하고 있다. 그러나 이 경우, 이메일 저장소에 보관된 정보가 개인 또는 워크그룹 단위로 관리됨에 따라 중앙 집중적인 접근이 불가능하게 되고, 정보 거버넌스는 실현이 불가능하게 된다.
오스터만리서치의 조사에서는 또한 평균적으로 6개 기업 중 한 기업만이 PST 파일의 정기적인 백업을 수행하고 있는 것으로 드러났다. PST 파일을 정기적으로 백업하지 않을 경우, 사용자에 의해 생성된 정보에 대해 대부분 중앙 집중적 접근이 불가능할 뿐 아니라, 쉽게 소실돼 복구할 수 없게 되는 문제가 있다. 특히, 응답 기업 중 단 22%만이 법적 요구사항 준수를 위해 일정 기간 이메일을 보존하고 있다고 답변했다.
또한 기업의 어느 부서에서 이메일 보존 정책을 수립하고 시행하는 책임을 갖는 것인가의 문제에 대해서는 명확한 결론이 내려지지 않은 상태로, 이메일 보존 정책의 책임은 다양한 개인과 그룹에 분산된 형태로 존재하고 있음이 오스터만리서치 조사에서 드러나기도 했다.
더 심각한 것은 대부분의 기업에서 중요한 이메일 콘텐츠를 사용자 임의대로 삭제하지 못하게 통제하지 않고 있다는 사실이다. 오스터만리서치 설문 결과 63%의 기업은 중요한 이메일 콘텐츠가 삭제되지 않도록 통제할 수 있는 방법을 전혀 보유하고 있지 않았다.
메시지 관리 문제 해결, ‘아카이빙’
이메일 시스템이 갖는 정보 관리 취약점에 대해 기업은 두 가지 대안 중 하나를 선택할 수 있다. 그 하나는 현 상황을 그대로 유지해 필요한 상황에 기업 정보에 접근하지 못하는데 따른 리스크와 생산성 저하를 감수하는 방법이고, 다른 하나는 중앙 집중화된 아카이빙 시스템을 구축함으로써 리스크를 제거하는 방법이다.
1) 전통적인 백업 시스템을 통한 메시지 관리
기업들이 이메일 메시지를 관리하기 위해서 가장 흔히 사용해온 방법은 백업 테이프나 로컬 아카이브 등이다. 그러나 이러한 방식은 비즈니스 정보 관리를 위한 효과적인 대안이 될 수 없다. 그 이유는 직원들이 전사적 관점에서 기업의 정보에 접근할 수 있는 환경을 제공하지 못하기 때문이다. 또 이러한 방식으로는 정보 유형에 따른 차별화가 불가능하다는 단점도 있다.
예를 들어, 어떤 정보는 장기간 보존해야 할 수도 있고, 어떤 정보는 바로 폐기가 가능할 수도 있지만, 백업 테이프나 로컬 아카이브를 사용하는 환경에서는 이러한 구분이 불가능하다. 특히 메시지 저장소에 보관 중인 핵심 비즈니스 정보에 대한 이러한 고전적 접근은 정보가 기업의 비즈니스적 관점에서 활용돼 가치를 창출할 수 있는 가능성을 차단해 버리는 결과를 가져온다.
백업이 메시지 저장소의 데이터를 보존하는데 유용하긴 하지만, 이러한 정보를 매일 단위로 접근하거나 장기간 보존하기 위한 방법으로는 결코 적합하지 않다. 한 예로 일부 정보는 정부 법규의 요구에 따라 수 년 간 보존해야 하는 것이 일반적임에도 백업으로부터 복구될 수 있는 데이터의 평균 수명은 7.2개월에 불과한 것으로 확인되고 있다. 또한 백업으로부터 정보를 복구하는 데에는 평균 11.8시간이 소요돼 즉각적인 증명 데이터를 요구하는 컴플라이언스 준수 기준을 따라가지 못하고 있다.
2) 아카이빙 시스템 구축을 통한 이메일 관리
이메일 저장소의 정보에 접근하기 어려운 문제를 해결하기 위해서는, 이메일 시스템과 별도로 안정적인 아카이빙 시스템을 구축해야 한다. 아카이빙 시스템은 고전적인 백업 절차에서는 기대하기 어려운 많은 혜택을 제공할 수 있다. 중앙 집중화된 아카이빙 시스템을 사용할 경우, 로컬 아카이브에 저장된 모든 정보를 통합하고, 과거 정보에 쉽게 접근할 수 있는 환경을 제공하다. 이를 통해 법정 소송, 정부 감독기관의 감사 과정에서 필요한 문서 및 정보를 필요한 시간 안에 제공하지 못하는데 따르는 리스크를 제거가 가능한 것.
또한 개인 사용자들이 메일박스를 관리하는 부담을 제거함으로써 직원 생산성의 대폭적인 향상도 가능하다. 중앙 집중화된 아카이빙 시스템은 과거의 정보를 버전 별로 관리하고 정보의 무단 수정을 방지해 직원들이 과거의 정보를 변조하는데 따르는 리스크를 절감할 수 있게 한다.
이메일 관리로 정보 거버넌스 실현
이제 기업들은 과거의 비즈니스 기록을 접근, 공유, 보존하거나 단순히 데이터 손실 또는 재해에 대비해 ‘또 다른 복제본’을 유지하는 과거의 정보 관리 수준에서 탈피할 것을 요구 받고 있다. 이제 정보는 실질적인 기업 자산으로 간주되고, 정보 공유와 협업 환경이 비즈니스에서 갖는 중요성이 인지되고 있는 것이다.
이러한 정보공유와 협업 환경은 진정한 의미의 인텔리전트, 액티브 아카이브 솔루션 없이는 실현이 불가능하다. 끊임없이 변화하는 성격을 가진 정보는 효과적으로 관리, 보호돼야 하며, 궁극적으로 향후 출시될 뛰어난 유연성과 확장성을 갖춘 인텔리전트 솔루션에 의해 활용될 수 있어야 한다. 스토리지 관리, 콘텐츠/기록 관리, 컴플라이언스, 리스크 관리를 위한 총체적인 솔루션인 아카이빙 솔루션은 다음과 같은 혜택을 제공한다.
a) 이메일 관련 예산 및 운영 비용 절감
- 이메일 볼륨의 최소화(이메일 메시지, 첨부파일의 중복 저장 방지)
- 스토리지/서버 리소스의 수명 연장, 이메일을 저렴한 저장 매체(예: SATA)로 아카이빙
b) 애플리케이션 성능 및 가용성 개선
- 백업 소요시간의 절감, 대용량 정보 저장소와 관련한 메시징 서버 성능 이슈 해결
c) 컴플라이언스, 기업 거버넌스와 관련한 일부 리스크의 경감(예: 이메일 콘텐츠의 복구 지연에 따른 고액의 벌금 또는 법적 제재를 회피)
d) 엔드유저의 자의적인 아카이브 관리로 인한 데이터 손상·손실 방지 (예: 마이크로소프트 아웃룩의 PST 파일)
e) 법적 개시(legal discovery) 및 모니터링에 수반되는 비용 절감
- 외부업체 서비스 또는 테이프 기반 복구 절차에 드는 비용 요인을 제거
f) 생산성 및 관리 효율성 개선
- IT 관리자와 사용자가 사전정의된 복구시간목표(RTO)에 의해 이메일 콘텐츠에 신속하게 접근할 수 있게 함
g) 이메일 용량 제한의 필요성을 제거하고 애플리케이션 지원에 필요한 운영/기술지원 인력을 절감
이 같은 혜택에서 볼 수 있듯, 아카이빙 솔루션, 즉 엔터프라이즈 이메일 관리 솔루션은 현재의 이메일 메시지 요구사항을 해결하기 위한 대안을 넘어 미래에 비즈니스 경쟁력을 갖기 위한 확장성, 유연성 확보의 기반으로써 활용이 가능하다. 이렇게 비즈니스 가치를 향상시켜주는 이메일 아카이빙 시스템을 기업에서 구축하기 위해서는 다음과 같은 사항이 철저하게 고려돼야 한다.
첫째, 확실한 이메일 정책이 마련되고 준수돼야 한다. 어떤 이메일이 얼마나 오래 저장돼야 하는지 결정돼 있어야만 하는 것이다. 이러한 정책은 직원별, 이메일의 성격 등 특정 그룹별로 세워질 수도 있으며, 해당 산업이나 기업에 해당되는 법규, 기업 환경, 등에 따라 달라질 수 있다.
둘째, 마이크로소프트 익스체인지, 로터스 노츠 등 정보를 표준 파일의 형태로 생성 및 저장하는 모든 애플리케이션에 대해 별도의 커스터마이즈 작업 없이도 아카이빙 지원이 가능한 시스템을 구축해야 한다. 또한 시스템은 이메일이든 첨부파일이든 본래의 포맷을 유지할 수 있어야 하며, 아카이빙이 엔드 유저에게 영향을 주지 않아야 한다.
셋째, 접근이 허락된 사용자들이 빠르게 원하는 이메일 메시지를 검색할 수 있도록 하는 소프트웨어 기반의 시스템을 구축해야 한다. 이는 요청된 이메일을 찾고 복구하느라 소요되는 시간을 줄일 수 있으며, 모든 요청에 응답하는 것은 물론 그에 따른 비용 역시 절감할 수 있게 된다.
시만텍이 실현하는 이메일 아카이빙
가트너는 이메일 아카이빙 분야에서 유일한 리딩 업체로 시만텍을 선정했다. 그만큼 이 분야에서 시만텍은 강력한 기술적 배경을 갖고 있는 것이다. ‘엔터프라이즈 볼트 6.0(Enterprise Vault 6.0)’은 소프트웨어 기반의 유연성 있는 아카이빙 프레임워크로 스토리지 비용을 절감하고 관리를 단순화해 주는 동시에 마이크로소프트 익스체인지, 쉐어포인트 포털서버(SharePoint Portal Server), 인스턴스 메시지, 파일 서버 등에 위치한 콘텐츠의 신속한 검색이 가능하며, 이를 통한 비용 절감과 생산성 향상 및 스토리지 하드웨어의 효율성 증대를 실현한다.
시만텍의 통합 이메일 아카이빙 소프트웨어인 엔터프라이즈 볼트 6.0에서 가장 눈에 띄는 것 중 하나는 한글 이메일 아카이빙 지원을 위한 더블바이트 지원 기능의 추가다. 영어로 된 이메일만을 아카이빙 할 수 있는 솔루션과는 달리 시만텍의 이메일 아카이빙 솔루션은 한글 지원이 가능해져 국내 이메일 환경에서도 아무런 무리없이 이메일 아카이빙 솔루션을 구축할 수 있게 됐다.
이메일은 개인이 자유롭게 이용하는 것인만큼 외부에 내부 기밀자료가 쉽게 유출될 수 있는 경로이기 때문에 기업 존폐에 가장 영향을 크게 미칠 수 있는 하나의 중요 요인으로 떠오르고 있다. 특히, 한국에서는 기술 유출 적발 건수와 유출됐을 경우 입을 피해액을 말하는 피해 예방액이 해마다 급증하고 있다. 이메일 보안 및 아카이빙 통합을 구현하는 시만텍의 능력은 기업들에게 새로운 이메일 인프라 구축 로드맵을 제시할 수 있다.
