Global Case Study - 틴달 웹 컨퍼런싱 도입
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Global Case Study - 틴달 웹 컨퍼런싱 도입
  • 승인 2005.10.24 00:00
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출장은 이제 그만, 우리는 웹에서 만난다

틴달사(Tindall)가 회사 왠에서 웹 컨퍼런싱(Web conferencing) 테스트를 시작하자마자 헬프데스크 라인에 불이 깜빡이기 시작했다. ERP 사용자들이 애플리케이션이 말도 못하게 느려졌다고 불평을 호소해 왔기 때문이다. 틴달의 IT 그룹에서는 엔지니어들이 디자인에 대해 협업하는 방식을 시뮬레이팅하기 위해 와이어드레드 e/팝(WiredRed e/pop) 웹 컨퍼런싱 애플리케이션에서 3D 캐드 드로잉을 돌리고 있었다. 하지만 무거운 드로잉과 e/팝은 프레임 릴레이 왠의 대역폭을 너무 많이 잡아먹어서 엔터프라이즈 자원 플래닝 트래픽을 못쓰게 만들어버렸다.

틴달은 주차장과 학교, 감방 등에서 사용되는 PC(precast)와 PS(prestreesed) 콘크리트 시스템을 제조하는 1억5천만달러 규모의 개인 회사다.
새로운 웹 컨퍼런싱 솔루션을 수용하고 이것이 기간 애플리케이션을 방해하지 않도록 보장하기 위해, 플래시와 그의 팀은 회사의 왠을 다시 설계해야 했다. 이전에는 각각의 사이트에서 사우스캐롤라이나 주 스파턴버그에 있는 틴달의 HQ로 연결된 프레임 릴레이 접속을 이용해 회사에서 유일한 T1 인터넷 파이프를 공유했었다. 이제 새로운 아키텍처에서 각 사이트는 웹 컨퍼런싱과 다른 웹 트래픽용으로 자체의 고속 인터넷 접속을 보유하고 있다. 네트워크 개조는 경영진에서 나중에 승인한 프로젝트에 포함됐다.
틴달은 e/팝 외에도 지난 9월 세개의 지사용으로 각각 DSL 접속을 구입했으며, 새로운 시스코 PIX 방화벽, 웹센스 모니터링과 보안 소프트웨어, 그리고 서버 하드웨어도 함께 구입했다. 새로운 아키텍처는 성능을 향상시킬 뿐만 아니라 나가는 인터넷 트래픽과 이용량을 틴달이 조절할 수 있게 도와준다.
플래시는 “지금은 인터넷 액세스가 훨씬 더 빨라졌다”며 “이것은 사용자가 특정 사이트에 액세스할 수 있는 시간을 제어할 수 있게 해준다”고 말했다.
틴달은 왠 업그레이드용으로 필요한 하드웨어와 소프트웨어에 약 4만5천달러를 투자했다. 만약 웹 컨퍼런싱이 제대로 잘되기만 한다면 틴달에서는 올해 직원의 출장경비에서 10만~20만달러를 절감할 수 있을 것이다. 아직까지는 회사 사용자의 약 1/4이 e/팝을 이용하는데, 이는 정기적으로 출장을 가는 근로자와 거의 비슷한 수치다.

출장을 줄이자
플래시는 지난 해 회사에서 출장을 줄이자는 캠페인을 시작한 후 협업 워크그룹 소프트웨어 옵션을 조사하기 시작했는데, 이것은 비용이 많이 들고 시간 소모적인 일이 되었다. 목표는 틴달 엔지니어 팀과 설계자, 영업사원들이 자신들의 책상에 그대로 있으면서 프로젝트에 함께 참여할 수 있게 한다는 것이었다.
티핑포인트는 틴달이 회사의 차세대 3D 캐드 시스템을 선택하기 위해 엔지니어를 고용했을 때였다. 그의 일은 각각의 틴달 사이트에 있는 엔지니어 팀이 두 개의 컨소시엄에서 나온 두 개의 경쟁적인 3D 소프트웨어 패키지를 평가하고, 회사에 가장 잘 맞는 애플리케이션을 선택하도록 돕는 역할이었다. 평가 프로세스에는 막대한 투자가 필요했을 뿐만 아니라(예를 들어 텔카 컨소시엄과 라이선스에 참여하고, 그 툴을 라이선싱하는 데 수만달러가 들었다), 소프트웨어를 직접 만지는 데도 많은 시간이 들었다.
컨소시엄 관련 비용뿐만 아니라, 틴달은 프로젝트 리더가 회사의 나머지 엔지니어들과 만날 수 있게 하는 데만 2만8천 달러의 출장경비를 지급해야 했다. 지금은 프로젝트 리더들이 e/팝을 갖고 집에서 일을 하며 웹 컨퍼런싱 애플리케이션을 이용해 동료들과 접촉한다.
플래시는 “이들은 설계도에 있는 객체의 풀 3D 로테이션을 하며, 회의에 참석한 다른 모든 사람이 이것을 볼 수 있다”고 말했다.
틴달의 엔지니어 대부분은 아직까지는 소프트웨어에 대해 그다지 열렬한 반응을 보이지 않고 있다. 하지만 물론 이것은 영업사원들 사이에서는 인기가 높으며, 물론 IT 그룹도 이것을 기쁘게 사용하고 있다. 틴달 콘크리트 제품을 교도소쪽에 판매하는 한 팀은 매주 e/팝을 통해 만나서 엑셀, 워드, 파워포인트 애플리케이션과 함께, 참가자들이 서로를 볼 수 있도록 웹 카메라를 돌린다. 비디오는 필수는 아니며, 모든 사용자가 이것을 편안하게 받아들이지는 못한다고 플래시는 말했다.
전형적인 e/팝 미팅에서는 회의 리더가 사용자의 세션을 마이크로소프트 아웃룩을 통해 스케줄링하며(회의실 예약과 마찬가지로), 참가자들용으로 컨퍼런스 이름과 패스워드를 할당한다. 이 정보가 있으면 틴달 사용자나 비즈니스 파트너는 누구든 자신의 인터넷 접속을 통해 참여할 수 있으며, 가벼운 클라이언트는 인터넷 익스플로러를 이용해야 한다. HQ에 있는 틴달 사용자는 곧장 여기에 있는 e/팝 서버로 갈 수 있으며, 원격 사용자들은 인터넷을 통해 액세스한다.
틴달은 e/팝의 빌트인 SSL과 TLS(Transport Layer Security)를 사용하지 않는다. 플래시는 방화벽, 웹센스(Websense) 및 패스워드 인증 등으로 이뤄진 회사의 다단계 보안으로 충분하다고 말했다.

민감한 문제
하지만 틴달의 모든 직원이 웹 컨퍼런싱 시스템을 이용하고 있는 것은 아니다. 플래시는 “우리는 아직 e/팝으로 처리가 가능할 때 출장을 포기하는 게 낫다는 확신을 모든 사람들에게까지 주지는 못하고 있다”고 말했다. 이것은 예를 들어 출장을 염두에 두고 일을 선택하는 직원들도 있기 때문에 까다로운 문제다.
윈도 NT4 서버에 e/팝을 설치하는 데는 15분밖에 걸리지 않았지만 배치는 순조롭게 진행되지 못했다. 예를 들어 틴달은 e/팝의 초기 버전이 무선에서 잘 돌아가지 않는다는 사실을 발견했다. 회사의 한 설계자가 무선으로 호텔에서 e/팝 웹 컨퍼런스에 참석했을 때 계속 송신에 실패한 것이다.
플래시는 “그는 e/팝을 빠져나온 다음 다시 들어가서 세션을 재시작해야 했을 것”이라며, “왜 그런 일이 발생했는지는 확실히 알 수 없지만, 이것은 몇 버전 전의 e/팝 때 일”이라고 덧붙였다.
한편 IT는 e/팝을 이용해 오래된 ERP 시스템을 대체할 새로운 ERP 애플리케이션을 평가해 보고도 있다. 예를 들어 각각의 ERP 업체 미팅은 e/팝을 통해 IT 그룹에서 광범위하게 이행되고 있으며, IT 그룹은 또한 감사에 대비해 업체 프리젠테이션의 비디오 이미지를 저장한다. “따라서 제품 구입이 결정되면 이게 당신이 말하던 것이라고 말할 수 있을 것”이라고 플래시는 자신했다.

The Hard Shell / 경영진 웹 컨퍼런싱 기꺼이 찬성

이것은 단 한 번의 미팅으로 결정됐다. 스티브 플래시는 틴달의 사장과 CEO, 그리고 정보 서비스 부사장에게 비용과 이점에 대해 이야기했으며, 이들은 모두 웹 컨퍼런싱을 기꺼이 찬성했다.
1억5천만달러 자산의 콘크리트 시스템 설계 및 제조업체인 틴달에서 IT 디렉터로 일하고 있는 플래시는 “연간 50만달러의 출장경비가 예산에 책정돼 있기 때문에(이 중 상당 부분은 e/팝을 이용해 해결할 수 있다) 설득하기가 쉬웠다”며 “투자로 인해 훨씬 더 큰 이득을 볼 수 있다고 언제든지 입증해보일 수 있는 일이었다”고 회상했다.
틴달의 CEO에게 플래시와 그의 상사인 틴달의 컨트롤러는 와이어드레드 e/팝 웹 컨퍼런싱 패키지를 제안했다. “우리 CEO는 두 번 생각조차 하지 않았으며, 잔심으로 이것을 원했다”고 플래시는 말했다.
플래시가 이미 소프트웨어를 철저히 테스트하고, 대역폭 문제를 해결한 것이 도움이 됐다. 전체 프로젝트에는 미시시피 주 빌록시, 조지아주 콘레이, 그리고 버지니아주 피터스버그용 고속 인터넷 접속뿐만 아니라 시스코 PIX 방화벽, 웹센스 소프트웨어, 그리고 서버 하드웨어 등이 포함됐다. 이런 사이트와 회사의 사우스 캐롤라이나 주 스타턴버그 HQ들은 각각 로컬 컨퍼런스(여기서는 랜 사용)를 제외하고는 자신들의 인터넷 접속을 이용하고 있다. 프로젝트 비용은 4만5천달러로, 여기에는 e/팝용의 10개 동시 라이선스가 포함돼 있다.
플래시가 ROI를 설득시킨 방식은 다음과 같다: 웹 컨퍼런싱으로 20%만 절감이 돼도(연간 10만달러 절감), 초기 투자는 6개월 내에 회수된다. “따라서 연간 갱신비용은 1만달러에 불과해 1다임 투자할 때마다 최소한 1달러를 버는 셈”이라고 플래시는 말했다. 플래시는 또한 여행 대신 e/팝을 사용하겠노라고 틴달의 부서장들로부터 약속까지 받아두었다.
틴달의 다음 큰 과제는 새로운 ERP 시스템이다. 주 ERP 시스템은 이미 오래된 것으로 회사 여기저기에 따로 떨어진 ERP 기술의 ‘섬’들이 흩어져 있기 때문이다. 플래시는 “이런 섬들을 하나의 ERP 시스템으로 모으고 싶다”며, “하지만 전폭적인 ERP 애플리케이션 변경 작업이 없이 될 수는 없다”고 말했다.
IT에서는 완전히 새로운 ERP 패키지를 선택하고 설득시켜야 한다. 플래시는 큰 도전이 ERP 프로젝트를 최고 경영자에게 설득시키는 게 아니라 이행하는 일이라고 예상하고 있다.


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