예산을 늘릴 수 있다면, 하드록의 명반 ‘In-a-Gadda-Da-Vida’의 코러스 이외에 드럼까지도 칠 수 있다. 프로젝트가 질질 끌려가고 있거나 현재 상태가 늦은 상황이라면 무엇을 할 수 있을까. 생산성을 향상시키기 위해 직원들의 시간을 관리하기 위한 새로운 툴과 전략을 어떻게 적용할 지 살펴보자.

많은 기술 근로자들은 평균적으로 1주일에 60시간 로깅을 하는 데, 그들에게 더 이상 일하는 것을 부탁하는 것은 옵션이 될 수 없다. 그러나 여전히 희망은 있다. 몇몇 새로운 관리 전략을 적용함으로써 생산성을 향상시킬 수 있다. 우선은 팀의 조직원을 구성해야 한다. 물론 가장 우수한 팀으로, 항상 개선이 가능한 구성원들이어야 한다.
캡제미니(Capgemini)의 북미 지역 기술부문장인 존 파킨슨(John Parkinson)은 “대다수의 프로젝트팀은 일할 시간의 40%를 낭비한다”고 말한다. 시간을 낭비하는 가장 큰 요소는 서툴게 정의된 프로세스와 커뮤니케이션 실패, 불충분한 자원과 관리상 중도 변화와 같은 것이다. IT 고용인 중 잃어버린 생산성에 대한 직접적인 통계는 손에 넣기 어렵다. 고용인 관련 데이터의 패치워크는 이 문제가 앞으로의 몇 년 간 더욱 나쁘게 될 수 있다는 것을 가리킨다.

시간 관리 노련함과 자기관리 향상
국내 IT 근로자 수가 점차 감소하는 것은 고용에 대한 작은 가능성을 남긴다. 美 노동부는 IT 근로자의 실업률이 5.6%에서 2004년에는 4.3%로 낮아졌다고 발표했다. 이는 지난 3년 간 최하의 숫자다. 포레스터리서치는 IT의 급여 기반 소비 성장률과 이익이 IT 비용의 여타 다른 부분에 뒤쳐져 있다는 것을 발표했다.
IT 입안자와 컨설턴트인 해리스 컨(Harris kern)은 IT 부서와 개별 인력, 심리학적 또는 치료상 접근을 위해 사용하는 방법 조차 퍼포먼스 멘토링(Performance-mentoring)이나 개인적인 훈련을 주장했다. 문제에 대한 태클은 이를 이해했다는 것을 의미한다. 컨은 IT 그룹에 대한 40가지 중요한 도전을 식별했다. 몇 가지 문제는 조직적인 것이다. IT는 일에 대한 사업상의 충격을 이해하지 않을 뿐 아니라 사람들의 역할이 흐릿해지는 것도 아니기 때문이다.
다른 문제는 직관력에 있다. IT 근로자는 일과 개인적인 삶에 대한 균형을 맞추기 어렵다. 행정가들은 IT의 노력과 문제를 이해하거나 충분히 인식하지 않는다. 마지막 이슈는 특히 심각한데, 몇몇 프로젝트를 관리하기 위한 기술자들의 쟁탈전이 남아 있는 비현실적인 기대를 이끄는 것이 효과적으로 다룰 수 있는 것에 집중하는 것보다 낫다.
또한 향상된 IT를 통해 이미 세워진 목표를 향해 가고 있는 것을 지우고 새로운 것을 시작하도록 강제함으로써 관리를 통해 오히려 프로젝트의 목표를 자주 바꾸는 것처럼 보일 지 모른다. 컨은 그들 자신을 관리하기 위해 개별적으로 코치한다. IT 근로자들은 영리하지만 그들이 훈련되고 있다는 것을 의미하지는 않는다. 컨은 “HR 구동의 연간 리뷰가 IT에 대해 쓸모 없기 때문에 IT는 스스로 조언자여야만 한다”고 말했다.
기술적인 측면에서 1년은 영원이다. IT 그룹과 개개인은 주 단위로 그들의 과정을 검사해야 한다. 목표는 시간 관리의 노련함과 자기 관리의 향상이다. 각각의 IT 매니저들은 근로자의 우선권을 배치하고 책임감을 분명히 해야 한다. 매니저들은 이들의 목표에 대해 CIO에 보고해야 한다. 이 주간 과정은 프로젝트의 변화에 따라 IT 워크플로우의 융통성을 유지하도록 한다. 또한 상위 관리를 달성하는 데 집중하고 IT 관리자들이 집중하도록 유지한다. 매니저들은 고용인을 끊임없이 응시하지 않고도 규칙적으로 계획된 미팅을 통해 조직원들의 목표를 평가할 수 있다는 것을 발견할 수 있을 것이다.
캡제미니의 파킨슨 역시 이에 동의한다. 그는 IT 업무에 대한 단기 계획을 주장한다. 프로젝트가 1주일 내 이뤄지기를 기대한다면 업무는 하루 단위로 업데이트돼야 한다. 필요하다면 교정작업이 뒤따라야 한다. 파킨슨은 “규칙적으로 위치한 곳에서 본다면 바로 그것이 아이디어다. 결코 멀리 있는 것은 아니다”며 “IT 그룹은 그들의 업무 프로세스를 잘 정의하지 않는다”라고 지적했다.
IT 프로젝트에 대한 일반적인 프로세스 모델을 채택하는 것조차 IT의 잃어버린 생산성의 절반을 가져올 수 있다. 카네기 맬런 대학의 CMMs(Capabilities Maturity Models)는 IT 그룹에게 활용 가능한 최고 실행법 등으로 구성돼 있다. CMMs는 표준에 부합되고 조직적인 공감대를 구축할 수 있는 프로세스가 개선된 레퍼런스 모델을 제공한다. CMMs 훈련 코스는 정부의 IT 관리자들을 대상으로 1천200달러에 진행이 되며, 기업의 관리자들에게는 보다 가볍게 제공된다.

파워 툴
프로젝트 관리 툴은 종종 효과적이기는 하지만 IT 부서들이 잘 활용하지는 않는다. 특별히 관리자들은 스탭들이 프로젝트를 어떻게 잘 수행하는 지 평가하는 KPIs(Key Performance Indicators)를 구상하는 데 어려움을 겪는다. KPIs는 프로젝트를 구동하는 매커니즘과 경제성을 고려해 구축돼야 하며 빈번하게 모니터링 해야 한다. 또한 목표를 향해 그들의 방법을 어떻게 펼칠 수 있는 지 설명해야 한다.
해야 할 일은 X만큼, 예산은 Y만큼, 직원의 수는 Z를 확보하고 있다. 프로젝트의 견적은 10만 코드 라인을 요구할 것이다. 예를 들어 사업부서의 2개 최대 코드 개발자로부터 X 근무시간을 의미할 지 모른다. 수행 측정은 프로젝트의 변화 요구에 따라 바뀔 지 모른다. 예를 들어 요구되는 코드 성장률과 같은 것이다. 파킨슨은 “협업 툴은 IT 부서가 지리학적으로 분산될 때 생산성을 올릴 수 있도록 도울 것”이라고 말했다.
캡제미니는 각각의 직원 구성원의 진척도를 파악할 수 있도록 프로젝트 저장고 속으로 로깅함으로써 조직원들이 정보를 공유할 수 있도록 하는 분산 소프트웨어 개발 툴인 콜라브넷(CollabNet)을 사용한다. 다른 무료 오픈 소스 협업 툴은 풍부하면서 대중적이다. 마이크로소프트의 윈도 쉐어포인트 서비스(WSS), 사이트스케이프의 포럼 또는 비네트의 비즈니스 워크 스페이스와 같은 벤더 기반의 툴을 이용하거나 싸게 구매할 수 있다.
한 의약 기기 업체의 정보 시스템 관리자인 토마스 스타이트(Thomas Staight)는 “원격 접속을 허용함으로써 작업 시간을 절약할 수 있다”고 말한다. 원격 접속은 억제될 수 없는 것이라는 게 그의 지적이다. 그는 “고용인들이 집에서 일을 할 수 있게 될 때 물리적으로 나타날 수 있는 어떤 이유도 없다. 고용인들은 시간에 직면하는 대신 일에 집중할 때 기업의 관리를 느낀다는 것을 믿는다”고 주장했다.
네코메드(NecoMed)는 엔쿠(Enkoo)로부터 안전한 원격접속 툴을 구매하기로 결정했다. 스타이트는 기술의 노동-다양성(labor-multiplying) 효과를 칭찬했다. 이러한 애플리케이션은 웹 브라우저로부터 기업의 서버 또는 사용자 PC상에서의 이메일과 파일, 애플리케이션을 안전하게 원격 접속하도록 허용한다. 스타이트는 최근에 독일에 있는 동안 여행에 소요되는 수천 달러의 비용을 절약하면서 미국계 기업에서 소프트웨어 개발 및 데이터베이스 관리를 포함한 업무를 수행할 수 있었다고 말한다.

이름없는 CEO
IT 측면에서 시간을 절약할 수 있도록 비즈니스 임원과 강하게 커뮤니케이션 해야 한다. 비즈니스 관리자는 전형적으로 IT 프로젝트의 세부사항에는 관심이 없다. 그들은 통지하지 않고 이 프로젝트에 대한 그들의 기대를 변화시키는 좋지 않은 버릇이 있다.
뉴욕 메디슨 스퀘어 가든의 전임 IT 디렉터이자 IT 프로젝트 관리 발행을 맡고 있는 아이티툴킷닷컴(ITtoolkit.com)의 파트너 앤드류 웨이너(Andrew Weiner)는 지원부서와 빈번한 접촉을 주장한다. 더 이상 상응하지 않은 목표에 대해 노동 시간을 낭비하기보다는 IT 매니저들이 자사의 사업부서가 올바른 방향으로 나아가고 있는 지 알아야 하기 때문이라는 것. IT 직원과의 커뮤니케이션 역시 중요하지만 세세한 관리는 모든 비용 부문에서 피하게 되는 것이라고 웨이너는 지적했다.
세부적인 것을 넘어 근로자를 몰아세우는 것은 IT 직원의 에너지를 약화시킬 수 있으며, 직업에 대한 만족을 저하시킬 수 있다. 대다수의 IT 관리자들은 한 때 엔지니어였는데, 이 사실이 세세한 관리의 술책 속으로 인도할 수 있을 것이다. 웨이너는 “이는 화를 끼치는 것으로 관리자는 작은 것에 대해 생각하는 경향이 있다. 하지만 무엇을 위해 직원을 고용하느냐가 생각해야 할 전부”라고 말한다. 고용인들에게 오너십을 줘야 한다는 것이다.

시간 절약
빡빡한 예산을 갖고 있는 소규모 IT 직원은 가능한 벤더의 이점을 취해야 한다고 웨이너는 말한다. 소프트웨어 업체는 업데이트를 통해 지원이 가능하며, 기술적인 변화에 대해 최신 버전을 고객에 제공함으로써 시간을 절약할 수 있도록 한다. 또한 종종 무료로 유익한 트레이닝을 제공한다.
새로운 소프트웨어 패키지를 평가하는 데 동의하는 비즈니스는 일반적으로 무료로 인스톨되는 데 인-하우스 노동 절약의 수확을 거둘 수 있다. 컨설팅 업체인 라조포인트(Lazor point)의 인프라를 이끌고 있는 돈 스테이너(Don Steiner)는 이에 동의한다. 그는 “회사는 벤더를 끌어들이는 데 재빠르다”고 말한다.
IT 관리자들은 문제가 발생할 때 서비스사업자와 하드웨어/소프트웨어 공급업체로부터 일제히 대표자를 부를 수 있다. 벤더를 결정하는 데 따른 시간 소모를 피할 수 있는 직원들로 주어진 IT 문제를 추적하는 데 최고 전문가들이다. 스테이너는 “참여시킬 수 있는 벤더를 확보하는 것은 시간을 절약할 수 있는 것으로 직원이 다른 일을 할 수 있도록 한다”며 “그들은 사업자 또는 제조업체를 부르기에 앞서 좋은 기술자들을 본적이 있다. 우리는 이렇게 전파하고 있으며, 숙련가를 찾고 있다”고 덧붙였다.
시간 관리 제품과 벤더지원 등의 프로젝트 지원으로 IT 관리자들은 직원들에게 파워를 제공할 수 있으며, 생산성을 최대화할 필요가 있는 자유를 제공한다.

시간을 관리하라
고용인들로부터 더 많은 것을 얻을 수 있는 것은 알지만 그들이 하루 종일 해군 소함정을 운전하면서 단지 앉아만 있어야 하는 것은 아니라는 것 역시 인지해야 한다. 지나친 부담을 갖고 있는 직원을 관리하는 것은 쉬운 공적은 아니다. 하지만 1주일에 80시간 일을 하는 것을 강화하거나 더 많은 인력을 고용하지 않고도 생산성을 증가시킬 수 있다.
이번 기사에서는 당신의 조직을 잘 관리할 수 있는 몇 가지 팁을 제공한다. 또한 조직원들의 자가 관리 및 시간 관리 기술을 향상시킬 수 있는 방법을 보여준다. 이는 시간소모를 최소화할 수 있고, 생산성을 올릴 수 있는 프로젝트 관리 툴과 트레이닝을 포함하고, 예기치 않은 장소에서 도움을 얻을 수 있는 방법을 강조했다. 몇 가지 저렴한 툴과 쉬운 테크닉으로, 좀 더 생산성있는 조직을 갖게 될 것이다.