Affordable IT - 예산 관리 방안
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Affordable IT - 예산 관리 방안
  • 승인 2005.07.21 00:00
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예산책정 프로세스에서 우선순위 목록과 비상대책 계획을 만들어라
실사 우선순위 지정 위험평가 선행돼야... 지속적인 예산추적으로 사후 관리 필수

아무리 애를 써도 평균적인 IT 프로젝트의 약 43% 가량이 예산을 초과하고 있다. 기업에서 이러한 예산 초과를 막을 수 있는 방법은 없을까? 우리는 예산을 잘 설정하고, 이들을 전체 수명 동안 모니터링하며, 예산이 초과되는 프로젝트에 대한 비상대책(Contingency Planning)을 세울 수 있는 방법을 검토해 보았다.

프로젝트 매니저인 조가 자신의 머리를 손으로 감싼 채 책상에 앉아 있다. 수 개월 전부터 조심스레 예산을 관리해 오던 그의 프로젝트에 문제가 생긴 것이다. 기술적인 문제는 예상보다 더 복잡한 것으로 판명됐으며, 그에게는 더 많은 장비와 시간이 필요하다. 이제 그는 꼼짝없이 자금을 더 청구해야 하는 입장에 처해 있다.

너무 많이…, 너무 빨리…
IT에서 얼마동안 일해 왔든 간에, 조와 같은 입장에 처해 본 사람들이 많을 것이다. 조사기관인 스탠디쉬 그룹(Standish Group)에 따르면 평균적인 IT 프로젝트의 약 43%가 예산을 초과하고 있으며, 이를 금액으로 환산하면 IT 지출에서 170억 달러 이상이라고 한다. 그리고 놀랍게도 마감 기한이나 예산을 놓친 프로젝트가 53%, 완전히 실패한 프로젝트가 18%나 됐다.
1994년부터 IT 프로젝트-성공률을 조사해 온 스탠디쉬 그룹의 짐 존스 회장은 “지금도 수많은 프로젝트들이 예산을 초과하고 있다”며, “회사들은 필요한 자원을 산정하는 데 문제가 있으며, 너무 많이, 너무 빨리 하려는 경우가 많다”고 지적했다. 예산초과의 절반 가까이가 전체 프로젝트의 20% 미만이긴 하지만, 이렇게 비교적 작은 양도 쌓여가면 무시할 수 없다.
아르테미스 프로젝트 관리 및 예산 추적 툴을 만들고 있는 아르테미스 인터내셔널 솔루션즈(Artemis International Solutions Corp.)의 마케팅 부사장인 마이크 넷캘프는 대부분의 회사들이 가장 크고 중요한 IT 프로젝트는 잘 추적하고 있다고 말했다. 그의 말에 따르면 문제는 수백 개의 작은 프로젝트들이 조잡하게 규정되고 제대로 관리되지 않는다는 데 있다. "당신을 죽이는 것은 바로 이런 것들”이라고 그는 경고했다.
게다가 많은 IT 프로젝트에서 문제는 이들이 예전에는 해본 적이 없는 것들이라는(최소한 지금 있는 곳에서는) 사실이다. 매니저들은 머리 속에 아이디어를 갖고 있긴 하지만 이 일을 IT의 시간과 자원으로 어떻게 해석해야 할지를 알지 못하며, 프로젝트의 전체적인 규모를 명확히 알지 못할 것이다. 사업부문은 포함이 되지 않는 인프라 프로젝트조차도 새로운 기술을 개발하고 배치하는 데 얼마의 시간과 돈이 투자될지를 정확히 알 수 있는 확실한 방법은 없다.

아는 것부터 시작하라
약 60개의 레스토랑을 운영하고 있는 모니칼 피자(Monical Pizza Corp.)의 IS 코디네이터인 더글라스 데이비스는 “모든 프로젝트가 공연한 수고로 끝난다”고 말했다. “우선 모두가 당신에게 당신이 원한다고 생각하는 사양들을 정리해 준다. 이 때는 사람들마다 프로젝트 규모가 정말 작다는 것을 설득시키고 싶어한다. 진짜 규모는 언제나 프로젝트가 절반이 지난 다음에야 밝혀진다. 하지만 만약 당신이 예산안 견적을 계속 초과 산정한다면, 사람들은 자동적으로 초과 산정을 하고 있다는 것을 전제로 하게 된다.”
전문가들은 알려진 영역에서부터 출발하라고 충고한다. 예를 들어 주어진 IT 프로젝트에서 하드웨어 필요조건은 언제나 예측이 가능하며, IT 인벤토리 목록(장비가 있다면)을 이용하거나 업체측의 희망 소비자 가격(구입할 계획이라면)을 이용해 계산할 수 있다. 맞춤화, 테스팅 및 배치와 관련해 비용 변수가 있을 수 있겠지만 패키지드 소프트웨어의 비용도 또한 예측이 가능하다.
또 한 가지 예측 가능한 요소로 IT 인력의 시간비용을 들 수 있지만(모든 직원의 임금을 시간당 금약으로 환산할 수 있다), 프로젝트를 완료하는 데 필요한 인력의 시간량은 보통 프로젝트 매니저들의 추측이 가장 크게 들어가는 부분이기도 하다. 한 시스템 관리자는 “제대로만 한다면 하드웨어는 언제나 예산 안에서 해결할 수 있지만, 노동 비용으로 낭패를 보게 될 것”이라며, “노동은 언제나 와일드 카드”라고 말했다.
프로젝트에 특정 제품의 이행이 포함될 경우에는 업체측 담당자로부터 자원 필요조건에 대한 지식을 얼마간 확보할 수 있을 것이다. 하지만 대부분의 업체들은 심지어 계약이 체결된 후에도 최악 경우 시나리오를 제공하는 것을 꺼려한다. 업체측에 환경과 프로젝트 규모가 자기 회사와 유사한 레퍼런스 고객을 물어보라. 공급업체들은 언제나 프로젝트에서 노동 필요조건을 과소평가하며, 시스템 통합업체들은 이것을 과대평가하기 마련이지만, 같은 입장의 사람들로부터는 정직한 평가를 기대해도 좋을 것이다. 만약 업체측에서 확실한 사용자 레퍼런스를 제공할 수 없다면, 사용자 포럼이나 뉴스그룹, 혹은 전문가 협회를 찾아보라.
기술 비용을 평가할 때는 비즈니스 쪽 사람들을 괴롭혀서 이들의 필요조건을 제대로 이해하고 충족시킬 수 있는지를 확인하라. 사업 부문에서 원래 예산에는 포함되지 않은 다른 한 가지가 필요하다고 결정하기 때문에 예산이 초과되는 프로젝트들이 많다. 또한 새로운 기술을 이용하는 엔드유저들과 이야기를 나눠보고 모든 사람이 프로젝트의 규모를 제대로 이해하고 여기에 동의하는지도 확인해야 한다.

예산 지나치게 높게 잡는 것도 좋지 않다
실사(due diligence)를 했다고 하더라도 프로젝트 예산에 어느 정도 빠져나갈 구멍을 마련해 두는 것이 좋다. 우리가 만나본 대부분의 IT 관리자들은 예상치 못한 사소한 문제들로 인해 재정 부서에서 당황하는 일이 없도록 약 10%의 비상대책 예산을 포함시킴으로써 한다고 말했다. 마찬가지로 대부분의 IT 관리자들은 예산을 지나치게 많이 잡는 것도 좋지 않다고 경고했다.
클리블랜드 클리닉 헬스시스템에서 기술 서비스 지역 담당인 크리스토퍼 클랜시는 “프로젝트 필요를 계속해서 과대평가하게 되면 다른 곳에 사용될 수 있는 자본을 묶어두게 된다”며, “CFO에게서 그만두라는 전화를 받기 전까지 이런 짓을 계속하게 될 수 있다”고 말했다.
현명한 프로젝트 관리자라면 초과예산을 잡기보다는 두 가지 요소, 즉 우선순위 목록과 비상대책을 추가함으로써 보다 정확하게 예산을 측정할 것이다. 우선순위 목록은 사업 부문과 함께 만들어야 하며, 프로젝트 목표들을 반영하고 순위를 매겨야 한다. 이 목록은 프로젝트의 각 파트로 자원을 할당하는 데 유용하며, 프로젝트 요소들의 비용이 예상을 초과할 경우 잘라내는 데도 도움이 된다. 논리적으로 다음 단계에 속하는 비상대책 계획에서는 예산이 압박을 받을 경우 어떤 요소들이 단축, 혹은 제외될 수 있는지를 정한다.
많은 전문가들이 프로젝트 관리자들에게 위험평가(risk assessment)를 수행함으로써 필요한 비상 대책금을 계산한 다음 예산을 확실하게 잡으라고 충고하고 있다. 그 이름에서도 알 수 있다시피 위험평가란 프로젝트가 지연되거나 예산이 초가될 때 부닥치게 될 잠재적인 위험뿐만 아니라, 비즈니스(혹은 다른 IT 프로젝트)에 미치는 잠재적인 영향력까지도 포함이 된다.

비즈니스 우선순위 고려해야
IT 예산 및 프로젝트 관리를 위한 베스트 프랙티스들을 개발하는 IT 거버넌스 인스티튜트(IT Governance Institute)의 조종위원회 회원인 조지즈 아타야는 “프로젝트의 비용뿐만 아니라 잠재적인 이점과 위험까지 분석해야 한다”며, “프로젝트를 어떻게 진행해야 하는지에 대해 결정을 내린 한 기술 매니저에 의해 프로젝트 일정과 예산이 주도되는 경우가 너무도 많다. 하지만 그가 알지 못하는 다른 프로젝트, 비즈니스 우선순위, 혹은 재정적 고려사항들이 여러 가지 있을 수 있다. 아무 것도 고려하지 않은 채 예산과 일정을 잡는다면 큰 곤란을 겪게 될 것”이라고 경고했다.
프로젝트 일정과 예산들간의 이러한 상호의존성은 마이크로소프트 프로젝트(Microsoft Project)나 오픈소스인 오픈 워크벤치(Open Workbench)와 같이 프로젝트의 플래닝, 스케줄링 및 모니터링에 도움이 되도록 고안된 프로젝트 관리 툴에서도 종종 간과된다. 이런 이유로 회사들은 이제 체인지포인트 포트폴리오 매니지먼트(Changepoint Portfolio Management)나 아르테미스(Artemis) 스위트와 같은 ‘포트폴리오 관리’ 툴로 돌아서고 있는데, 이들은 프로젝트 예산과 일정을 위한 공유 저장소를 제공하고 있다. 포트폴리오 관리는 관리자가 예산 프로세스를 표준화하고, IT 프로젝트 우선순위를 지정하며, 여러 프로젝트들간의 자원 변화 결과를 확인할 수 있도록 도와준다.
하지만 시작 가격이 5만 달러인 아르테미스를 모든 회사들이 사용할 수 있는 것은 아니다. 중소기업들의 경우는 아마도 인포메이션 시스템즈 오디트(Information Systems Audit)와 컨트롤 어쏘시에이션(Control Association)의 코비트 퀵스타트(COBIT Quickstart)를 눈여겨볼 필요가 있을 것이다. 이것은 IT 플래닝, 예산 및 프로젝트 관리의 베스트 프랙티스를 위한 가이드라인으로 단돈 50달러에 구입할 수 있다. IT 거버넌스(governance) 이행을 위한 하나의 큰 틀이라고 할 수 있는 코비트(COBIT: Control Objective for Information and Related Technology)에는 프로젝트 포트폴리오에 대한 얼마간의 지침이 포함돼 있으며, 더 많은 가이드라인들이 현재 준비 중이라고 ISACA 관계자는 말했다.

예산 추적은 필수
예산 초과의 가장 흔한 이유가 처음의 잘못된 산정 때문이긴 하지만, 관리 소홀로 적자 상태가 되는 프로젝트들도 있다. 많은 조직에서 스케줄링 툴을 이용해 프로젝트 완성률을 추적하고 있지만, 노동 시간을 비롯해 기타 프로젝트를 적자 상태로 몰고 갈 수 있는 새나가는 비용들을 면밀히 추적하지 못하고 있다. 아타야는 “IT 사람들은 제시간에 끝내는 게 가장 중요하다고 생각하며, 따라서 마감 기한을 지키기 위해 계획을 수정할 때 지출되는 비용을 무시하곤 한다”고 지적했다.
예산 추적 작업은 정기적인 상황점검 미팅에서부터 공유 엑셀파일, 그리고 아르테미스나 체인지포인트 제품과 같이 상호의존적 프로젝트의 예산을 관리해주는 정교한 툴에 이르기까지, 여러가지 방식을 이용할 수 있다. 우리가 만나 본 IT 관리자들 중 상당수가 공유 데이터베이스와 온라인 예산 추적을 칭찬했으며, 예산 추적 소프트웨어를 전혀 사용하지 않는다는 사람들도 있었다(이들은 이로 인해 아무런 문제도 느끼지 못한다고 말하기도 했다). 잦은 미팅과 상황보고가 필수라는 데는 모든 프로젝트 매니저들이 동의했다.
워싱턴에 있는 한 잡지사의 IT 책임인 폴 체르노프는 “개인적으로 참여해 포함된 모든 부서들과 커뮤니케이션을 유지하라”고 충고했다. “이를 통해 나는 커뮤니케이션 문제를 막고, 프로젝트가 적절한 목표에 초점이 맞춰질 수 있게 보장하며, 문제를 조기에 잡아낼 수 있다. 가장 최악의 상황은 참여하지 못하는 상태로 있을 때였다. 예산은 초과되었으며, 일년이 지나도 프로젝트는 완료되지 않았다.”
많은 프로젝트들은 제대로 정의돼 있지 않거나 프로젝트를 발전시키는 데 거의 아무런 역햘도 하지 못하는 임의의 ‘이정표(milestones)’에 지나치게 역점을 두고 있다고 존스는 말했다. “웹 사이트를 만들고 있는 사람은 특정 일까지 모든 밑그림이 끝날 것이라며 이정표가 되는 말을 하지만, 이것은 그리 큰 의미가 없다.”
이정표 대신 존스는 프로젝트의 초점을 ‘디딤돌(steppingstones)', 즉 프로젝트를 진척시키는 눈에 보이는 성과들에 둘 것을 권하고 있다. 웹 사이트의 예에서, 이러한 디딤돌은 홈페이지 개발작업 완료 등이 될 것이다. 그는 “이 곳은 모든 조각들이 함께 모이는 지점이며, 비즈니스가 얼마간의 가치를 발견하는 곳이고, 이 단계에 책정된 지출에 대한 실질적인 지출을 평가해 볼 수 있는 지점”이라고 말했다.
하지만 프로젝트 플래닝은 양방향 도로다. 많은 IT 전문가들이 사업 부문에서 자신들의 프로젝트에 새로운 필요조건을 추가하고 난 후 애를 태우고 있다. 비즈니스 쪽 사람들이 주주들이라서 프로젝트 규모가 통제할 수 없을 경우 당신과 마찬가지로 잃을 게 많은 사람들인지 확인하라.
프로젝트가 예산을 초과하지 않게 해주는 또 한 가지 핵심 요소로 전문가들은 변화 관리(change management)를 꼽았다. 여러 가지 경우에 사업 부문에서는 프로젝트의 중간에서 조금 바꾸면 어떻겠냐고 요청을 하며, IT에서는 이것을 받아들인다. 하지만 변화는 프로젝트 시간대와 예산(혹은 전체 프로젝트에까지)에 심각한 영향을 미칠 수 있으며, 어떠한 변경 제안이든 기술 전문가와 비즈니스 경영진에 의해 신중하게 검토돼야만 한다. 아르테미스에는 관리자가 프로젝트로의 변화를 모의로 만들어 보고 비즈니스와 자원에 미치는 영향을 평가해볼 수 있게 해주는 시뮬레이션 툴을 자사 소프트웨어에 포함시켰다.

비상대책 계획
IT 프로젝트의 예산을 유지하는 최고의 두 전략은 초기 산정을 정확히 하고, 각 단계마다의 지출을 계속 모니터링하는 것이다. 하지만 신중한 플래닝에도 불구하고 프로젝트가 이미 예산을 초과해버린 불쌍한 조의 경우라면 어떻게 해야 할까?
예산이 초과된 조직들에게는 두 가지 선택이 있다고 전문가들은 말한다. 즉 돈을 더 달라고(예산을 재편성하라고) 하거나, 부족한 부분을 메우기 위해 아끼는 방식이다. 사실상 우리가 만나본 모든 IT 프로젝트 매니저들은 아끼려는 시도를 해 보았으며, 대부분이 그것을 후회하고 있었다.
고가의 임대 아파트를 소유 및 운영하고 있는 메트로폴리탄 프라퍼티즈 오브 아메리카(Metropolitan Properties of America)의 CTO인 노브 캘러한은 “아낄 필요가 있다면 프로젝트 규모를 바꾸고 있는 것”이라며, “이 규모를 잡는 데 힘든 노력을 들였을 것이다. 경영진과 프로젝트 사용자들과 함께 커뮤니케이션을 하지 않은 상태에서 이런 변화를 이행해서는 안 된다”고 경고했다.
예산책정 프로세스에서 우선순위 목록과 비상대책 계획을 만들었다면, 예산초과가 발생할 때도 조절이 가능할 것이다. 우선순위 목록은 프로젝트의 어떤 구성요소를 희생시켜도 좋은지 알 수 있게 해주며, 비상대책 계획은 프로젝트가 계속 유지되도록 이것을 변경할 수 있게 도와준다. 잘 짜여진 예산이 있으면 더 많은 돈을 요구할 필요없이 진행 중에 얼마간 조정을 할 수 있다.
모든 비상대책 계획을 다 통과하고 나서도 여전히 예산이 초과된 상태라면, 선임 관리자와 함께 예산을 다시 편성하는 것을 두려워하지 말라고 프로젝트 매니저들은 말한다. 많은 경우 사업 부문이나 최고 경영진에서는 요청된 일부 사양이나 기능을 제거하기 위한 방법을 찾을 수 있다. 보다 중요한 프로젝트에서는 대부분의 최고 경영진들이 이빨을 물고 계속 참으며 프로젝트가 제대로 완수될 수 있도록 더 많은 비용을 지출하는 쪽을 선택할 것이다.
어떤 경우에 조직들은 일이 잘못되고 난 후 돈을 투자하기보다 프로젝트를 취소해버리기도 한다. 올해 초 FBI는 1억7천만 달러짜리 버추얼 케이스 파일(Virtual Case File) 프로젝트를 버리고 대신 2006년에 기성품 대안을 이행하겠다고 발표한 바 있다.
존스는 “그것은 매우 중요하다고 판단되는 프로젝트였으며, 자금도 풍부했다”며, “하지만 돈을 더 투자한다고 해서 모든 문제를 해결할 수 있는 것은 아니다”라고 말했다.


<그림> IT 프로젝트 완료율

성공적으로 완료(제시간에 예산에 맞게)
문제가 있음(마감을 넘기거나 예산초과)
실패(완료되기전에 종료되거나 완료는 되었지만 사용되지 않음)

53% 29% 18%
<자료: 스탠디쉬 그룹>

Affordable IT / 예산에 맞추기
새로운 IT 프로젝트에 대한 예산을 짜는 일은 과학이라기보다 예술에 가까우며, 수정구슬이 없이는 비용을 통제하기가 힘들다. 때문에 이번 호 어포더블 IT에서는 팀 윌슨이 프로젝트 예산을 보다 잘 관리할 수 있는 방법을 소개하는 자리를 마련했다.
우리는 프로젝트에서 예산이 초과되는 것을 막고 경영진에서 마지막 순간의 추가와 변경을 책임지도록 하는 방법을 알려주기로 했다. 또한 가장 흔히 저지르는 실수를 집중 조명하고, 이들을 어떻게 피할 수 있는지도 설명했다. 처음부터 몇 가지 베스트 프랙티스들을 따라하면, 예산이 부족해지거나 프로젝트 완료를 위해 돈을 더 요구해야 하는 일을 겪지 않아도 될 것이다.

프로젝트 예산을 맞추는 방법

>> 실사를 하라. 대부분의 예산초과는 시간과 자재를 제대로 평가하지 못함으로 인해 야기된다. 조사를 하고, 업체와 접촉하고, 유사한 프로젝트를 수행한 다른 기업과 컨설팅을 하라.
>> 비즈니스 우선순위를 이용해 예산을 할당하라. 주주들과 협력하여 프로젝트의 목표를 정리하고 여기에 우선순위를 정하라. 프로젝트 예산을 유지하는 데 비즈니스 쪽에서도 이해관계가 있어서 예산이 초과됐을 때 함께 당신과 함께 책임을 질 수 있어야 한다.
>> 위험 평가를 수행하라. 좋은 예산은 언제나 비상사태를 고려한다. 잘못될 수 있는 모든 것을 파악하는 데 시간을 투자하라. 비상사태에 대비한 예산이 없다면 최소한 잠재 비용을 기록해 두라.
>> 독단적으로 예산을 잡지 말라. 어떤 IT 부서에서든 자원 가용성은 많은 프로젝트들에 의해 영향을 받으며, 당신의 프로젝트가 최고 우선순위가 아닐 수 있다.
>> 방심하지 말라. 일단 프로젝트가 진행되면 예산초과 가능성에 대비한 일관성 있는 점검 방안이 필요하다.
>> 예산을 재조사하는 것을 두려워 말라. 비용을 통제할 수 있게 프로젝트를 수정할 수 있는 방법에 대해 비즈니스 및 IT 경영진에게 자문을 구하라. 아끼다가 프로젝트의 완성도가 떨어지는 것보다는 돈을 더 요구하는 게 낫다.


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