지역에서 전문 업체를 운영하든 국제적인 공급 서비스를 하고 있든 이메일은 직원과 고객 및 공급업체들을 연결시켜주는 데 있어 핵심적인 역할을 한다. 자가영업자들은 핫메일 계정이나 다른 무료 이메일 서비스를 이용하면 되는 경우가 많지만 전문적으로 이용하기 위해서는 이것을 구축하거나 사거나 아웃소싱해야만 한다. <편집자>

이메일에서는 주장해야 할 세 가지 핵심 요소들이 있는데, 우선 여기에는 신뢰성이 있어야 한다. 메시지가 분실되면 비스니스 계약을 지킬 수 있는 회사의 능력에 대한 고객의 확신이 사라지게 된다.
둘째, 이 솔루션에는 반드시 안티바이러스 스캐너가 포함돼야 하는데, 이는 우리의 경험만 보더라도 알 수 있다. 지난 달 우리가 편집부 메일 서버에서 받은 이메일 중 2%가 바이러스나 웜에 감염돼 있었다. 셋째, 솔루션에는 반드시 스팸 필터가 포함돼야 한다. 이것이 없으면 찌꺼기를 걸러내느라 소중한 자원을 낭비하게 된다.

무료 서버들
무료 오픈소스 이메일 서버는 안티스팸과 안티바이러스 기능을 포함해 상용 이메일 서버가 제공하는 모든 것을 줄 수 있다. 커리어 메일 서버(Courier Mail Server)와 같은 일부 오픈소스 솔루션들은 그룹 캘린더링이나 스케줄링과 같은 그룹웨어 기능을 제공함으로써 단순한 이메일 서비스보다 한 단계 더 나아가고 있다.
그렇다면 이들의 문제는 무엇일까? 자체적으로 하드웨어를 마련해야 하는 것 외에 코드를 컴파일링하고 소프트웨어를 설치 및 유지보수할 전문가를 확보해야 한다. 게다가 비공식적인 유즈넷 뉴스그룹에도 기꺼이 의존해야 한다. 여기에 몰두할 시간이 있는 직원과 신뢰도로 범벅이 된 여분의 컴퓨터가 주변에 있는 사람이 아니라면 오픈 소스는 적합하지가 못하다.

상용 시스템들
만약 결단코 내부적으로 자체 이메일 시스템이 있어야 한다면 알트엔 테크놀로지스(Alt-N Technologies), 록리프(Rockliffe), 시애틀랩스(Seattle Labs) 및 스토커(Stalker) 등과 같은 업체들로부터 이메일 서버 소프트웨어를 구입할 수 있다. 이것은 IBM이나 마이크로소프트와 같이 비싼 소프트웨어가 제공하는 것과 상당히 유사한 기능성을 제공한다. 오픈소스 솔루션에서와 마찬가지로 자체적으로 장비를 조달하고 자체 데이터 백업 프로시저를 만들 필요가 있을 것이다. 긍정적인 측면으로는 오픈소스처럼 설치와 지원을 자체적으로 해결할 필요가 없다는 점을 꼽을 수 있다.
이러한 이메일 서버 시스템들은 소프트웨어 설치 프로시저에 대한 기본적인 이해가 있는 사람이면 누구든 설치할 수 있다. 즉, 마이크로소프트 오피스를 설치했다면 이것도 설치할 수 있을 것이다. 하지만 셋업은 이메일 프로토콜과 프로세스의 전문 지식이 필요하며 일일 관리 작업이 할당돼야 한다. 설치를 하고 관리자에게 일일 관리를 교육시키는 일은 컨설턴트를 고용해서 하기를 권한다. 이메일 서버 업체에게 연락을 해서 가까운 곳에 있는 컨설턴트를 추천받도록 하라.
이메일 서버 소프트웨어를 구입하는 것 외에도 운영시스템, 신뢰성 확보를 위한 중복 하드웨어, 시스템 가동을 보장하고 전력차단시 순서대로 중지되도록(orderly shutdown) 해주는 UPS, 그리고 연간 소프트웨어 유지보수 계약에 대한 예산도 필요할 것이다. 상용 시스템을 이행하기로 했다면 그 비용은 오픈소스나 아웃소싱 솔루션보다 더 높아지며, 아마도 예상보다 훨씬 큰 액수가 될 것이다. 과연 이런 비용이 내부적으로 상용 제품을 이행함으로써 얻게 되는 힘과 유연성으로 보상을 받을 수 있을까? 이 길로 접어들기 이전에 반드시 자문해야 할 질문이다.

아웃소싱 옵션
내부에 전문기술이 없거나, 이메일에 전념할 시간과 돈이 없다면 다른 누군가로 하여금 이메일 시스템을 이행하도록 하는 게 아마 가장 편할 것이다. 임팩트호스팅(Impact Hosting)이나 그레이트메일(Greatmail)과 같이 하드웨어 비용을 들일 필요 없이 수고로운 일을 대신 해주는 많은 호스티드 이메일 사업자들 가운데 하나를 고려해 보라.
새로운 사업자와 계약을 맞기 이전에 먼저 비용과 지원에 대해 얘기해 보아야 한다. 사업자는 이메일 도메인 네임을 호스팅할 수 있기 때문에 이 사업자의 도메인 이름을 사용할 필요는 없을 것이다.
사용자를 추가 및 삭제하고, 그룹을 만들고, 개별적인 디스크 이용량에 대한 보고서를 확보하기 위한 관리 인터페이스를 조사해 보라. 인터페이스는 따로 배울 필요없이 사용할 수 있어야 하며, 어떠한 애드온 없이 웹 브라우저를 통해 액세스가 가능해야 한다.
스팸이나 바이러스를 포함하고 있는 것으로 식별된 이메일에 대해 필요한 제어권을 갖고 있어야 한다. 잘못 식별된 이메일에 대한 내구성이 별로 없다면 스팸이 삭제되기 이전에 검사가 가능하도록 자동 삭제 기능을 꺼둘 수 있는지 확인하라. 기본적으로 주어진 제어 기능이 용도에 맞을 만큼 충분히 정밀한지 여부를 확인할 필요가 있다.
이상적으로 볼 때 이메일 호스팅 회사는 스스로 하는 것보다 더 나은 가동시간을 줄 것이다. 호스팅 사업자가 중복 하드웨어와 중복 인터넷 접속을 사용하는지 확인하고, 정기적으로 이메일 데이터를 백업하는지도 알아보라. 업체에서 서비스수준관리(Service Level Agreement)을 제공하면 이것을 읽어보고, 파악하고, 필요를 충족시킬 때까지는 서명하지 말라.
호스티드 서비스는 디폴트 디스크 공간을 제한하기 때문에 이메일을 장기적으로 저장하는 합리적 정책에 대해 사용자들을 교육시키라. 특히 이들이 IMAP 프로토콜이나 웹메일과 같이 메일이 서버에 저장되는 곳을 이용할 경우에는 더욱 그렇게 해야 한다. 아웃룩 익스프레스나 유도라(Eudora)와 같은 POP3 클라이언트는 이메일을 서버에서 끌어와서 로컬 PC에 저장하지만, 이 프로토콜은 낮에는 직장 컴퓨터를 쓰고 밤에는 집의 컴퓨터로 이메일을 볼 수 있듯이 컴퓨터가 여러 대가 아닌 사람들에게는 가장 좋다.
웹메일 액세스에는 지원 문제를 제한시키는 추가 이점이 있다. 즉 사용자의 기계에 이메일 전담 애플리케이션을 배치, 컨피규레이션 및 지원할 필요가 없다. 여전히 브라우저 지원 문제가 있긴 하지만 전체적으로 헬프데스크에 미치는 형향은 사용자 데스크톱에 아웃룩 익스프레스나 유도라를 설치할 때보다 줄어들 것이다.

필요한 것과 원하는 것

필수 사양
>> 신뢰성(하드웨어, 소프트웨어 및 인터넷 접속성)
>> 안티스팸
>> 안티바이러스
>> 오버헤드 낮은 관리

권장 사양
>> 캘린더링
>> 컨택트
>> 아웃룩 그룹웨어 지원

주의 사항

>> 사거나 만들거나: 인터넷 접속의 신뢰성
>> 사거나 만들거나: 장애 복구 백업 시스템
>> 살 때: 안티스팸 및 안티바이러스 업데이트용 연간 비용
>> 아웃소싱 할 때: 외부인의 이메일 액세스