한국마이크로소프트(대표 손영진)는 `셰어포인트 포털 서버(SPS) 2.0`을 주축으로 SYDS(삼양데이터시스템)에서 EDM를 개발, 구축한 통합문서관리 시스템이 삼양사의 정보화 경영이 임직원들에게 직접 생산성 향상을 실감케 하는 기본 시스템이 될 것으로 기대하고 있다.

삼양사는 이로써 ISO 15489(기록물관리국제표준)에 따라 신개념의 문서파일링을 실시하고 전자결재는 물론 ERP의 e-HR과 연동하여 인사와 조직 정보를 실시간으로 활용하게 됐다. 또한 EDMS와 연동해 전자결재완료문서는 EDMS에 자동 저장되고 전자문서와 종이문서 목록도 문서분류체계에 따라 EDMS에 저장되어 검색 및 활용 가능하게 했다.

2004년 4월부터 시작되어 11월 중순에 완료된 삼양사의 통합문서관리시스템은 ▲ 평균 결재 소요 시간을 3일에서 5시간으로, ▲ 문서자료의 검색 소요 시간을 10분에서 1분으로, ▲ 종이문서 발생 비용의 80% 감소 등의 효과 이외에도 ▲ 문서, 정보의 공유 및 협업이 가능하다.

이와 같이 통합문서관리시스템을 마이크로소프트의 SPS 기반으로 삼양사의 포털에 탑재하여 전사적으로 누구나 쉽게 활용할 수 있게 함으로써 삼양사는 이제 업무에 관련된 거의 모든 문서, 정보 및 자료 등이 문서분류체계에 따라 온라인으로 저장되어 검색과 활용이 가능해짐으로써 사무효율이 크게 향상되게 됐다. <이재봉 기자>