옛날에는 ‘네트워크 부착형 프린터(NAS)’라고 하면 사람들이 공유할 수 있는 하나의 프린터/복사기를 의미했다. 하지만 오늘날 시장에서 두각을 드러내기 위해서는 무선 접속성, 다용도 지원, 전이중 프린팅뿐 아니라 컬러와 온보드 하드 드라이브 공간 등과 같은 고급 기능들을 추가해야 한다. 자신의 조직의 필요에 맞는 적절한 제품을 찾는 방법을 함께 알아보자.

수년 동안 몽상가들은 눈빛을 반짝이며 우리에게 종이없는 사무실을 약속해 왔지만 슬프게도 열반은 우리가 그렇게 빨리 도달할 수 있는 곳이 아니다. 결국 최종적으로 이메일을 출력해야 할 누군가가 언제나 있어야 하기 때문이다. IT 일을 하면서 우리는 스위치, 라우터, 방화벽 및 침입탐지시스템 등과 같은 멋진 것들을 다뤄 왔다. 이제는 플래시 드라이브와 PDA로 정보를 이동시키고 있으며 종이는 거의 쓸 일이 없다. 하지만 아직도 나머지 세상에서는 종이를 사랑하며, 모든 기능이 담긴 네트워크 부착형 프린터(Network Attached Printer)의 등장은 사무실 근로자들에게는 대단히 반가운 소식이 될 것이다.

고급 부가 기능 ‘속속’ 추가
먼저, 프린터를 사용하게 될 사람에게 얘기해 보라. 우리가 추천하는 사항은 세 가지로, 반드시 가져야 할 기능, 있으면 좋을 기능, 그리고 필요 없는 기능이다.
이번 호에는 내장 인터페이스를 통해 네트워크로 연결되는 제품만을 범주에 포함시켰다. 몇몇 유명 업체에서는 응답서에서 분당 페이지 수, 듀티 사이클, 트레이 용량 등과 관련해 대형 작업그룹을 지원할 수 있는 프린터의 능력을 포함한 수많은 범주를 상세히 설명했다.
우리는 또한 무선 능력과 컬러, 그리고 스캐닝, 팩싱 및 복사 등 다목적 용도 지원 능력과 같은 보다 새로운 기능들에 대해서도 질문해 보았다.

올인원 장비
공간이 제한돼 있는 가정 사용자나 소형 사무실용으로는 프린터, 복사기, 스캐너, 그리고 팩스가 통합된 다용도 장비를 고려해 보라. 이런 프린터의 고성능 버전은 보다 규모가 큰 사무실들에서도 이용되고 있다. 향상된 신뢰성 덕분에 오늘날의 고성능 다용도기계는 고려해 볼 만한 가치가 충분하다고 보여진다.
가장 먼저 생각해야 할 것 중에 하나는 사무실에서 한 달에 출력해야 할 양이 얼마나 되는지다. 그리고 월 듀티 사이클을 판단할 때는 예상 성장량을 염두에 둬야 한다. 유효 수명이 다 할 때까지 필요한 양을 처리할 수 있는 프린터를 원할 것이기 때문이다. 조사해 본 바에 의하면 프린터의 정격 듀티 사이클은 월 수천 페이지에서 30만 페이지 범위였다. 예상되는 부하와 정격 듀티 사이클이 맞는 제품을 구입함으로써 프린터가 너무 빨리 망가지거나 필요 이상의 프린터를 구입하는 일을 피할 수 있다. 분당 페이지 수도 고려해야 한다. 효율성에 있어서는 사용자들이 보낼 수 있는 만큼의 빠른 속도로 문서를 내보낼 수 있는 기계를 사라.
모든 사람들이 같은 시간대에 출력하는 경향이 있는 보다 규모가 큰 조직에서나, 대용량의 문서를 출력해야 할 필요가 있는 곳에서는 보다 높은 듀티 사이클이나 분당 페이지 수가 더 많은 제품을 찾아 보라. 스테이플링, 스태킹, 콜레이팅(sapling/staking/collating) 및 양면 출력이 가능한 대형 사무실 협업용 기계에서는 ROI가 중요하다. 이런 용량에 맞는 고성능 스탠드얼론 다용도 장비는 보다 고급 옵션들을 제공할 확률이 높다.
소형 사무실용으로는 듀티 사이클에 대해 그리 많이 걱정할 필요가 없는데, 그 이유는 아무리 적은 정력 사이클이라 하더라도 가장 활동적인 소호 사용자들이 필요로 하는 정도 이상은 되기 때문이다.

크기 문제
또한 프린터에 그룹의 필요에 맞는 적절한 용지 공급기(paper tray)가 있는지를 확인해야 한다. 편지, 리걸(legal) 및 봉투는 기본이지만 조직에서 다른 크기로 문서를 출력할 경우에는 구입하기 이전에 확대 가능한 옵션을 제공하는지를 확인해야 한다.
뿐만 아니라 프린터에 충분한 메모리가 있는지도 확인하라. 네트워크 프린터가 한 페이지를 만들 때는 그 페이지에 연관된 모든 정보가 기계의 메모리로 로딩돼야 한다. 보드에 있는 기본 메모리 양뿐만 아니라 그 확장성도 점검해 보라. 이것은 출력물 양이 많은 조직에서 특히 중요한 사항이다.
큰 컬러 파일들을 계속 출력해야 하는 광고 디자이너 사무실 같은 곳에서는 더 많은 저장/큐잉 공간이 필요할 것이다. 필요한 메모리를 파악할 수 있는 한 가지 방법은 사용자들에게 가장 큰 문서의 크기가 얼마나 되는지를 물어보는 것이다.

컬러는 추가하고, 비용은 낮추고
헤비 듀티의 네트워크 컬러 프린터 가격은 계속 떨어지고 있다. 하지만 이런 프린터를 선택할 때는 그 프린터가 사용자의 수요를 계속 따라갈 수 있는지를 확인해야 한다. 한 가지 부가 이점을 들자면 페이지당 컬러 토너 비용이 흑백 장비보다 더 낮은 경우가 많다.
컬러 레이저 프린터 가격을 낮추기 위해 제조업체들은 다소 오래된, 그리고 어떤 경우에는 더 느린 기술들을 여기에 이용하며, 이는 곧 분당 페이지 수다 월 듀티 사이클이 흑백 장비를 따라가지 못한다는 것을 의미한다. 더 오래되고 느린 방식을 멀티패스(multipass)라고 하는데, 이는 프린터가 먼저 한 가지 색깔을 찍은 다음 돌아가서 다른 색깔을 추가하는 것을 말한다. 이 프로세스는 네 가지 색깔, 즉 적, 청, 황, 흑색이 모두 적용될 때까지 반복된다. 이런 방식은 시간이 좀 길리긴 하지만 모든 색깔을 한 번에 찍어내는 싱글패스보다도 훨씬 비용이 적게 든다.
오키 데이터 아메리카(Oki Data America)의 최저가 싱글패스 컬러 제품인 오키 C5200n(OKI C200n)의 소매가는 1천199달러며, 여기에는 599달러짜리 오키 B4350n 흑백 프린터와 같은 스팩이 일부 있긴 하지만(분당 흑백 페이지 수/월 듀티 사이클), 싱글 패스 컬러를 제공한다.
무선 기능이 있는 프린터들이 점차 흔해지고 있다. 일부 고성능 모델들은 스태킹, 스태플링 및 콜레이팅과 같은 다른 고급 기능들도 제공한다. 기계가 종이의 양면을 모두 사용할 수 있게 해주는 양면 출력은 많은 고성능 모델에서 지원하고는 있지만 추가 모듈이나 트레이가 필요한 경우가 많다. 이번 조사에는 이런 특수 기능들은 포함시키지 않았지만, 프린터 영업사원을 통해 아마도 이런 고가 모델들을 구경할 기회가 많을 것이다.

사거나 혹은 빌리거나
필요를 정확히 짐작할 수 없다거나, 혹은 고성능 프린터 제품을 구입할 만한 여력이 충분치가 못할 때는 임대를 고려해 보라. 이를 통해 그렇지 않으면 사용하지 못할 고급 기능들을 시험해 볼 수도 있으며, 임대 기간이 만기가 되면 갖고 있는 것에 연연할 필요 없이 더 높은 사양으로 옮겨갈 수도 있다.
구입을 한다면 서비스 기간이 조직에서 필요로 하게 될 서비스 계약을 제공하는 제품인지를 확인해야 한다. 예를 들어 프린터 수요가 많은 다국적 기업에서는 24×7 서비스가 필요할 것이다. 비용이 얼마나 되나? 기술자가 기계를 들고 가서 서비스를 마칠때까지 얼마나 오래 걸리나? 업그레이드는 어떠한가? 등에 대해 업체에 정확히 질문을 하라.
네트워크 부착형 프린터 업체들은 언제나 제품에 사양을 추가하고 있다. 향상된 기계는 아웃소싱에 대한 필요를 줄이고, 팩스, 복사기 혹은 스캐너와 같은 여러 가지 용도의 기능을 제공함으로써 높아진 가격을 벌충할 수 있는 경우가 많다.
열쇠는 바로 철저한 조사다. 오피스 매니저와 사용자와 얘기해 보고, 현재뿐만 아니라 앞으로의 필요를 따져 보라. 구입하기 이전에 어떤 기능을 원하는지는 반드시 알고 있어야 한다. 한번 구입하고 나면 CFO로부터 돈을 더 확보하기 힘들기 때문이다.