네트워크 관리자들은 엔드유저에게 일관성 있는 액세스를 제공하는 데 스스로 자부심을 느끼고 있다. 하지만 그렇다고 해서 사용자가 언제나 필요한 문서를 확보할 수 있는 것은 아니다. 계약서 초안은 공유 및 개별 네트워크 파일 시스템에 보관돼 있을 수 있으며 심지어 로컬 드라이브에 있을 수도 있다. 계약서는 그런 장소들 어디에나 있을 수도 있고 전혀 찾을 수 없을 수도 있으며, 이는 곧 이것을 테이프 보관소에서 찾아내거나 엔드유저가 다시 만들어야 한다는 얘기다. 최악의 경우에는 분실된 문서가 시간 집약적인 것, 즉 예를 들어 보험 견적서나 제품 견적서일 때도 있다. 잠재 고객은 정보가 찾아지기를 기다리는 동안 흥미를 상실하게 될 것이다.

문서 관리 시스템은 기업들이 비즈니스 니즈에 대응하고 매출을 창출해내기 위해 콘텐츠를 신속하고 효율적으로 만들고 사용할 수 있도록 도와준다. 이들은 사용자가 직원, 파트너 및 심지어 고객과 문서에 대한 저장, 검색, 공유 및 협업을 할 수 있게 해준다. 엔드유저는 문서로의 액세스를 제어할 수 있으며, 초안을 추적하는 버저닝 지원을 가동시킬 수 있다. DM 시스템은 심지어 문서를 하나의 기록으로 인식함으로써 법적인 필요조건에 맞게 보유 규정을 적용시킬 수 있게 해주기도 한다. 기업에서 많은 문서를 사용하고 있다면 DM은 금방 제값을 해낼 것이다. 게다가 분실된 파일을 찾느라 테이프 보관소를 뒤지는 시간도 줄어들게 된다.

DM 제품이 어떤 일을 할 수 있는지를 알아보기 위해, 우리는 실세계의 문서 및 기록 관리 문제를 안고 있는 가상 회사인 EDU(Enterprise Disaster Underwriters)를 만들었다. 시장 자본 100억달러로 뉴욕 증시에 상장된 공개 회사인 EDU는 태풍, 홍수 및 지진 등과 같은 천재지변에 대해 기업들에게 보험을 판매하고 있다. 이 곳에서는 SOX(Sarbanes -Oxley)를 준수하고 문서와 기록을 보다 효율적으로 관리함으로써 보험증권을 인수하고 지급청구를 신속히 처리하며 법정 소송의 위험을 줄이는 게 급선무다.

EDU 시나리오

EDU(Enterprise Disaster Underwriters)는 화재, 태풍 및 홍수 등과 같은 자연 재해에 대한 보험을 판매하는 회사다. 토네이도에 피해를 입은 캔사스 지역 회사들의 보험을 위해 1975년 설립된 EDU는 현재 뉴욕 증시에 상장돼 있으며 100억달러 이상의 시장 자본으로 미국 50개 주와 유럽연합 지역에서 활동하고 있다. EDU는 미국과 EU 지역 포천 500대 기업의 거의 절반 가량을 위한 장애 복구 정책을 관리하고 있다. 캔사스주 리버티에 본부를 두고 달라스, 로스앤젤레스, 뉴욕, 샌프랜시스코 및 런던에 지부가 있다.

아직도 기억 속에 있는 엔론과 서서히 드러나는 SOX로 인해 EDU의 임원들은 운영상 변화를 절감하게 됐다. 고객 서비스를 향상시키고 회사 자산을 보호하기 위해 EDU의 IT 부서에서는 직원들이 문서와 기록을 보다 효율적으로 관리할 수 있게 하는 임무를 부여받게 됐다. 이 회사는 문서 관리 사업자들에게 보내는 RFI에서 이러한 과제를 제시했다.

EDU는 자사의 DM 시스템에 문서의 생성, 개인화 및 변형을 위한 XML 지원을 포함시키기를 원하며, 이메일과 첨부 파일을 기록으로 식별하고 이들을 EDU의 보유 정책에 따라 보유할 수 있는 통합 RM 컴포넌트를 찾고 있다. 그리고 마지막으로 문서 및 기록 관리 모두를 위해 웹 브라우저 액세스가 필수인데, 그 이유는 EDU의 5천명 직원들이 급사, 팩스 및 스네일 메일(snail mail: 종이 우편)을 통해 매일 약 2만개의 문서를 다루고 있기 때문이다.

이러한 복잡성을 한층 가중시키는 것은 모든 길이 리버티의 메인 사무소로 통한다는 것이다. 이 곳에서 보험증권이 승인되고 인수되며, 프리미엄이 처리되고 클레임이 지불된다. 나아가 장애와 소송에 대한 물리적 증거(부엌 싱크대 파손에서부터 오염된 기름에 이르기까지)들에 대한 추적도 이 곳에서 이뤄진다.

우리 업체들은 이러한 부담을 덜어줬으며, 의기양양하게 시험을 통과했다.

핵심 정보

EDU의 임무: 기업들이 태풍, 홍수, 지진, 화재 등 천재지변으로부터 보상을 받을 수 있는 보험 판매.
6개 로케이션 : 캔사스주 리버티에 본부. 달라스, 로스앤젤레스, 뉴욕, 샌프랜시스코 및 런던에 지부.
직원 수 : 5천명
목적 : 통합 RM 컴포넌트를 갖춘 DM 소프트웨어 구입
EDU의 목표 : 보험 증권을 승인 및 계약하고 클레임을 신속히 처리하며, 소송의 위험을 줄이고 규정을 준수하기 위해 지사들 사이에서 문서와 기록을 보다 효율적으로 관리 및 공유한다.
EDU가 추구하는 핵심 이점 :
1. 보다 신속한 보험증권 의사결정 지원.
2. 종이에 대한 의존성을 줄이고 종이 보관에 대한 필요를 없앤다.
3. 급사, 우편 및 팩스에 드는 비용을 줄인다.
4. 사무소들간 작업부하의 균형을 맞춘다.
5. 계약 관련 문서의 정확성을 보증한다.
6. 법적 용도에 필요한 문서 추적 능력을 향상시킨다.

5개 업체 테스트 참여

우리는 15개가 넘는 DM 업체들에게 EDU RFI를 보냈으며, 퍼블리싱을 맞춤화 및 촉진시키기 위해 XML을 지원하고 RM(Records Management) 컴포넌트와의 긴밀한 통합을 지원할 것을 요구했다. 또한 이메일과 첨부 파일을 문서와 기록으로 취급할 수 있을 시스템을 찾았다. 또한 사용의 편의를 위해 표준 PC 클라이언트용 인터페이스 뿐만 아니라 웹 브라우저까지 요구했다.

최종적으로 RFI를 보내온 곳은 5개 업체들, 즉 엔토피아(Entopia), 허밍버드(Hummingbird), 리버티 인포메이션 매니지먼트 솔루션즈(Liberty Information Management Solutions), 스텔런트(Stellent) 및 타워 소프트웨어(Tower Software)였다. 이 분야의 다른 업체들 가운데, 옵티카(Optika)는 응답할 기회조차 갖지를 못했는데, 그 이유는 이 회사의 기록 관리 및 이미징 제품이 RFI가 발송된 직후 스텔런트에 흡수됐기 때문이다(DM 시장의 지각변동의 일례에 불과하다). IBM은 그린 패스처 소프트웨어(Green Pasture Software) 인수를 자사의 콘텐츠 관리 사업에 통합시키느라 참가할 틈을 낼 수가 없다고 말했으며, 아이매니지(iManage)와 인터우븐은 합병에서 분리돼 나올 수가 없었다. 보다 강력한 ECM(Enterprise Content Management) 사업자로 변신하기 위해 최근 익소스(IXOS)와 합병돼 오픈텍스트(OpenText)의 경우도 마찬가지였다.

파일네트(FileNet)가 새로이 내놓은 P8은 테스트 시간까지 준비가 되지 못했다. 모비어스 매니지먼트 시스템즈(Mobius Management Systems)는 자사의 뷰다이렉트 토털 콘텐트 매니지먼트(VieDirect Total Content Manage ment)가 DM뿐만 아니라 웹 콘텐츠 관리와 비즈니스 프로세스 관리까지 포함된 완전한 하나의 ECM 시스템이라는 이유로 참가를 거부했다. 도큐코프(Docucorp), 다큐멘텀(현재 EMC 소속), MDY 어드밴스드 테크놀로지스(MDY Advanced Technologies) 및 사페리온(Saperion)은 초대에 응답하지 않았다.

우리는 RFI에 대한 업체들의 대답을 기반으로 제품을 판단했다. 핵심 요소들로는 문서의 수명을 관리하는 데 사용할 수 있는 사양 세트와 RM 컴포넌트의 품질이 포함됐다. RM 범주에는 기업의 기록 보유 정책을 매핑 및 시행할 수 있는 능력과, 문서를 기록으로 식별할 수 있는 능력, 그리고 액세스와 제어용으로 별개의 규정을 적용시킬 수 있는 능력이 포함됐다. 그리고 감사 확인 작업을 촉진시키고 기록이 파괴되지 않도록 지켜주는 통제 구조를 유지함으로써 EDU가 SOX를 따르도록 도와줄 수 있는 각 제품의 능력을 평가해 보았다.

홈런성 타구들

RFI 응답서들은 모두 이메일로 보내왔기 때문에 이들이 테이블에 놓일 때 어떤 소리가 날지는 추측하기 힘들다. 하지만 응답서들이 소리를 낸다면 아마도 그것은 홈런을 칠 때 방망이에서 나는 소리와 유사할 것 같다. 이들은 각각 보다 빠른 보험 계약을 지원하고 하드 카피로 업무를 진행하는 비용을 줄일 수 있는 솔루션을 갖고 있다. 모든 참가자들이 SOX 준수에 대한 해답을 갖고 있으며, 엔토피아와 리버티 IMS를 제외한 모든 업체가 미 국방성의 5015.2 준수를 약속했다.

각각의 참가자는 EDU의 필요를 충족시킬 수 있을 만큼 확장할 수 있을 것이며, 기존의 구성에서도 작동이 되는 아키텍처를 제출했다. 이 업체들은 동시 사용자 수에 따라 확장되거나 늘어날 수 있는 콘텐츠 서버나 애플리케이션을 사용하고 있다. 이러한 시스템은 프로세싱 부하를 배포하고 페일오버(failover) 지원을 제공할 수 있다. 예를 들어 허밍버드의 DM 서버는 페일오버 기능을 갖춘 하나의 유닛으로서 작동을 한다. 이들은 라운드로빈(round-robin)이나 CPU 활용 전략을 이용해 부하 조절도 가능하다. 게다가 각각의 시스템은 IBM DB2, MS SQL, 오라클, 혹은 사이베이스 등과 같은 관계형 데이터베이스를 콘텐츠 저장소로 지원한다. 이들 데이터베이스는 응답 시간의 속도를 높이고 네트워크 트래픽을 줄이며 감사를 제공하기 위한 복제, 캐싱 및 트랜잭션 모니터링을 제공한다.

모든 업체들이 액티브 디렉토리(Active Directory)나 LDAP 디렉토리를 활용한 SSL을 이용해 데스크톱이나 웹에서 보안 인증을 셋업한다. 그리고 모두가 오픈 API를 사용함으로써 이들의 셋업이 다른 애플리케이션과 작동할 수 있게 하고 있다. 엔토피아 제품은 J2EE 아키텍처를 이용함으로써 IBM 웹스피어(WebSphere)나 BEA 웹로직(WebLogic) 환경에 쉽게 들어맞는다는 점에서 두드러졌다. 엔토피아는 또한 파일 시스템, 웹 서버 등을 따라잡을 수 있는 수많은 커넥터를 제공했다. 스텔런트는 웹DAV(Web-based Distributed Authoring and Versioning) 지원과, 웹 서비스, J2EE 및 EJB(Enterprise Java Beans)와의 API 통합을 자랑하고 있다.

총체적인 SOX 준수 전략의 일환으로 DM을 포함시킨 업체 솔루션들은 전반적으로 일관성을 갖추고 있었다. 대부분의 경우 재정 보고서(Sec. 203), 내부 제어에 대한 세부 분서(Sec. 404) 및 재정 상태의 주요 변동 보고서(Sec. 409)가 DM 시스템을 통해 저장, 보안 및 관리될 수 있다. 협업 툴이 시스템에 잇기만 하다면, 이것은 문서를 편집하고 출판 승인용으로 워크플로우를 셋업할 수 있게 해준다. 감사 추적에서는 취해진 행동을 보여준다. 마지막으로 DM 보안 기능은 적절한 인증을 갖춘 사용자만이 액세스를 해서 문서나 기록을 변경, 혹은 삭제할 수 있도록 보장해 준다(Sec. 802).

마지막으로 허밍버드의 엔터프라이즈(Enterprise)는 성숙한 RM 컴포넌트 덕분에 에디터즈 초이스를 받을 수 있었다. 여기에는 아웃룩 메시지와 첨부파일이 기록으로서 포함될 수 있다. 이 제품은 문저 보관소에 없는 물리적인 문서와 객체를 관리할 수 있으며, 파트너사인 레드닷 솔루션즈(RedDot Solutions)를 통해 강력한 퍼블리싱 컴포넌트를 포함하고 있다.

우리 가격안에는 5천명의 EDU 직원에 대한 연간 사용자당 시스템 비용과(혹은) 기본적인 지원에 약 2천500만 문서 관리 비용이 포함됐다. 대다수 업체들이 업그레이드뿐만 아니라 옵션 교육까지 제공하고 있다.

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