강동구는 증명서 발급 업무의 자동화를 통한 행정 효율 제고 및 대민 편의 개선을 목적으로, 지난해 10월부터 인증기 납품업체인 에니텍시스(대표 홍사혁)와 공동으로 민원 창구 자동화 시스템 개발에 착수했다. 그로부터 약 4개월간 트럭 몇 대 분의 이면지를 쏟아 부은 결과, 현재의 원클릭 통합증명서 발급시스템이라는 성과물을 얻어낼 수 있었다. 강동구는 지난 1월 이 시스템을 본격적으로 가동했으며, 이와 같은 사실은 입소문을 통해 전국 시군구로 퍼져나갔다.
상이한 데이터 처리방식 통합이 ‘핵심’
현재 강동구청이 운영하는 원클릭 통합증명서 발급시스템은 개별 창구로 운영되던 기존의 증명서 발급 업무를 원스톱 통합 발급 창구로 바꿔놓았다는 점에서 획기적이라는 평가를 받고 있다.
실제로 민원 창구에서는 대부분 1개 창구에서 1∼2개의 증명서만을 취급한다. 따라서 민원인이 여러 증명서를 발급하고자 하는 경우에는 여러 창구를 방문해야 한다. 이는 민원인으로 하여금 신청자 성명, 주소 등 동일한 내용을 반복 작성하게 해 시간적, 경제적 손실을 유발시키며, 일부 시군구청에서는 주차난의 원인이 되고 있다.
이처럼 1개 창구에서 다양한 증명서를 취급할 수 없었던 이유는 무엇보다 창구에서 사용중인 민원 증명발급용 프로그램이 다양한 데이터 처리방식을 사용하는데다 운영체제마저도 윈도 98이나 윈도 2000으로 나뉘어져 있기 때문이다. 여기에 대부분의 시군구에서 토지관리정보체계나 PBLIS 적용을 위한 도면의 전산화가 이뤄져 있지 않아 수동인증을 할 수밖에 없어 일선 창구를 통합하는 것 자체가 거의 불가능한 실정이다.
강동구청은 이러한 문제점을 개선하기 위해 우선 지금까지 4∼5개 창구에서 개별로 분산 발급되고 있는 부동산 관련 발급 프로그램을 모든 PC에 통합해 공통으로 설치했으며, 증명 종류별로 비치했던 신청서 양식도 하나의 통합 신청서로 통합시켰다. 또한 통합증명서 발급시스템을 개발 적용함으로써, 종래에 담당자가 인증기의 수수료 가격을 매번 변경해 주거나, 용지를 간추리고 편철을 한 다음 인증을 실시하는 일련의 수작업 절차가 자동화됐다. 즉 담당자가 프로그램에 신청 사항을 입력한 다음 발급 버튼만 누르면 증명서별로 수수료 날인 및 인증작업을 전자동으로 처리하기 때문에, 증명서 발급절차가 대폭 간소화된 셈이다.
그 결과 민원인 입장에서는 하나의 신청서를 작성한 뒤, 한 창구만 방문하더라도 모든 증명서를 발급 받을 수 있는 원스톱 서비스가 가능해졌다. 게다가 강동구청과 에니텍시스는 서로 다른 프로그램에 동일 입력사항을 분배하는 기술을 개발하는 데에도 성공, 명실상부한 원클릭 통합증명서 발급시스템을 구축했다.
반자동 인증·자동 정산 기능 추가 개발
강동구청은 여기에 그치지 않고 보다 적극적으로 시스템 개선에 착수했다. 반자동 인증 기능이 바로 그것이다.
원스톱 통합 발급 서비스를 시행하는데 있어 가장 큰 문제점은 전산화 프로그램이 개발되어 있지 않거나 도면의 데이터 베이스가 구축되어 있지 않은 경우다. 강동구청은 구 토지대장의 경우에는 이미 개별 전산화가 이뤄져 있어 통합 시스템에 연계해 통합 창구에서 원스톱으로 서비스할 수 있었다. 반면 건축물 현황 도면은 전산화가 안되어 있는 경우를 대비해 기존 방식으로 복사를 한 다음, 인증 절차를 자동으로 처리할 수 있도록 반자동 인증 기능을 추가로 개발했다.
자동 정산 및 결산 기능도 새롭게 추가 개발된 부분이다. 현재 대부분의 시군구에서는 일선 창구의 담당자가 일일 마감을 한 다음 직접 창구별로 일계표를 수기로 작성해 보고하거나, 인증기 담당자가 취합해 수기 보고서를 작성해 보고하는 방식으로 운영되고 있다. 이와 같이 서손 처리를 수작업으로 진행하기 때문에 업무 마감 후 장시간이 소요될 뿐더러, 수기 작업에 따른 정산 오류의 가능성도 언제나 도사리고 있는 형편이다.
이를 보완하기 위해 강동구청은 원클릭 통합증명서 발급시스템에 발급 로그 자동 관리 기능을 추가했다. 증명서 발급과 동시에 실시간으로 정산 및 통계가 가능해진 것이다.
업무 마감 후 담당자가 마감 버튼을 누른 후 당일 서손 내역만 입력하면, 일계 집계를 자동으로 시행해 수수료 관리 현황 보고서를 즉시 발급해주며, 부서별/증명서별/기간별 업무 목적에 따라 자동 통계 지원도 가능해 강동구청 창구의 행정효율은 대폭 개선됐다.
서비스 수준 ‘UP’, 업무량 ‘DOWN’
민원 창구 업무의 자동화는 강동구청에 적지 않은 변화를 몰고 왔다. 가장 돋보이는 부분은 크게 향상된 대민 서비스다. 현재 강동구청을 찾는 민원인은 순번대기표를 뽑은 후 한 번만 신청서를 작성해 창구에 제출하면, 5분 이내에 모든 증명서를 발급 받을 수 있다. 점심시간이나 토요일에 담당자가 없어 장시간 대기하고, 다수통의 증명서를 집단으로 신청할 경우 신청 후 2∼3일이 지나야 교부 받을 수 있던 예전에 비하면 그야말로 눈부신 변화인 셈이다.
증명서 발급 창구의 행정 효율도 크게 높아졌다. 통합 창구 구축 이전에는 5개의 증명 종류별 창구를 운영했지만, 현재는 3개의 통합창구만 운영하면서도 점심 시간이나 민원 집중시간에도 지속적으로 서비스를 원활하게 실시하고 있다. 특히 마감 후 정산처리 시간이 대폭 간소화돼 담당자들이 정시에 퇴근할 수 있게 됐으며, 다량의 증명서 발급 신청을 위해 간헐적으로 실시하던 야근 작업이 없어져 창구 담당자의 업무 부담도 많이 줄었다.
자동 마감 및 결산제도를 도입해 일일 마감 업무가 용이해진 점이나 정산 결과의 정확도 확보, 부서간 집계 및 주기적인 통계, 사무실의 미관 개선과 공간 활용도 향상도 돋보이는 변화다.
이처럼 강동구청이 성공적인 증명 발급 창구의 업무 자동화를 일궈낼 수 있었던 배경에는 강동구청의 전폭적인 지원 외에, 인증기 납품업체인 에니텍시스, 키오스크 솔루션 개발업체인 포씨게이트(대표 김영태), 그리고 프린터 제공업체인 한국HP(대표 최준근)가 있었기에 가능했다. 포씨게이트는 처방 전달 및 무인수납시스템 분야에서 갈고 닦은 실력을 적극 활용해 성공적인 시스템 개발을 이끌었고, 한국HP는 통합증명서 발급시스템에서 프린터가 증명서를 인식하고 핸들링하는 데 아무런 문제가 발생하지 않도록 기술지원을 아끼지 않았다.
서희봉 강동구청 지적과장은 “통합증명서 발급시스템 개발을 위해 강동구청은 연습할 수 있는 데이터는 물론, 우리가 가진 기술력까지 모두 지원했다. 포씨게이트 역시 개발을 완료할 때까지 강동구청에 상주하며 밤낮으로 개발에 매달렸다. 그 결과 우리가 바라던 것 이상의 시스템을 개발할 수 있었다. 여기에는 하루 평균 1천500∼2천통 가량 증명서를 발급하면서도 지금껏 고장 한 번 일으키지 않은 HP의 프린터도 상당한 역할을 했다”고 말했다.
현재 강동구청은 현장학습장으로 지정돼 있다. 그래서 거의 매월 대학은 물론 지방 시도청에서도 견학을 온다. 증명발급 창구의 업무 자동화에 대해 대외적으로 인정을 받은 셈이다. 하지만 강동구청은 여기에 만족하지 않는다. 원클릭 통합증명서 발급시스템이 각종 민원 창구자동화에 기여할 수 있고, 더 나아가 구청 단위로 모든 증명서 발급 창구를 단일화하는 데 활용할 수 있다는 판단 하에 주민, 호적 등으로 영역 확대를 검토하고 있는 것.
서희봉 강동구청 지적과장은 “우리 구에서는 현재 통합증명서 발급시스템을 통한 업무 자동화의 성공을 기반으로 주민, 호적, 인감 등으로까지 확대를 추진중이다. 이를 통해 부족한 인력 문제를 해소하고, 주 5일 근무제에 대비할 계획이다”라고 말했다.
[미니 인터뷰] 서희봉 강동구청 지적과장
행정 효율·대민 서비스 개선 ‘기틀’ 마련
■ 원클릭 통합증명서 발급시스템을 구축하게 된 계기는.
강동구청은 토지대장, 공시지가 등 대부분의 데이터가 전산화 돼 있을 정도로 전산화 수준이 높다. 하지만 각 프로그램마다 호환성이 없기는 다른 구청과 마찬가지였다. 그래서 모든 프로그램이 동시에 받아들일 수 있는 공유기술 개발을 에니텍시스에 요청했다.
우리는 연습할 수 있는 데이터 제공과 기술력까지 모든 부분에 있어 적극적으로 협력했으며, 에니텍시스의 협력업체인 포씨게이트 개발팀도 약 4개월간 강동구청에 상주했다. 포씨게이트에서 사용한 이면지만 해도 트럭 몇 대 분량에 이른다. 이러한 노력 끝에 결국 우리는 지난 1월 정식 가동을 시작했다.
■ 예전에 비해 달라진 점이 있다면.
대민 서비스가 대폭 개선됐다. 현재 강동구청을 찾는 민원인은 순번대기표를 뽑은 후 한 번만 신청서를 작성해 창구에 제출하면, 5분 이내에 모든 증명서를 발급 받을 수 있다. 각 창구마다 접수와 방문을 되풀이하고, 소요 시간도 30∼40분 가량 걸리던 예전에 비하면 놀라운 수준이다.
덕분에 발급 창구의 행정 효율도 크게 높아졌다. 통합 창구 구축 이전에는 5개의 증명 종류별 창구를 운영했지만, 현재는 3개의 통합창구만 운영하면서도 점심 시간이나 민원 집중시간에도 지속적으로 서비스를 원활하게 실시하고 있다. 특히 마감 후 정산처리 시간이 대폭 간소화돼 담당자들이 정시에 퇴근할 수 있게 됐으며, 다량의 증명서 발급 신청을 위해 간헐적으로 실시하던 야근 작업이 없어져 창구 담당자의 업무 부담도 많이 줄었다.
■ 향후 시스템 확대 운영 계획은.
현재 통합증명서 발급시스템을 통한 업무 자동화의 성공을 기반으로 주민, 호적, 인감 등으로까지 확대를 추진중이다. 타 업무에 대해서도 자동화, 통합화를 지속적으로 추진해 행정 효율과 대민 서비스를 지속적으로 개선할 뿐 아니라, 날로 발전하는 정보화 시대에 효과적으로 대응해 나갈 것이다. 이를 통해 부족한 인력 문제를 해소하고, 주 5일 근무제에 대비할 계획이다. 
