연세대는 효율적인 정보화시스템 도입을 위한 여러 방안을 고심하던 중 우선 삼성SDS에 의뢰해 정보화마스터플랜을 수립했다. 삼성SDS는 SI에 의한 개발을 추천했으나 SI에 의한 개발은 각 대학의 현상황에 맞춰 시스템을 개발해낼 수 있다는 장점은 있으나 비용적인 한계와 SI 업체에 종속될 우려가 있었다. 따라서 연세대는 필요에 의해 이미 만들어진 패키지에 추가할 부분만 커스트마이징하는 것이 아무런 바탕없이 처음부터 개발하는 것보다 안정성과 효율성에 뛰어나다는 판단 아래 SAP의 ERP 시스템을 도입하기로 결정했다.
지난 99년 SAP와 ‘R/3 ERP’ 시스템 도입을 위한 양해각서를 조인하고 한글커스트마이징 등 공동작업으로 연세대에 맞는 ERP 시스템을 구축하기 위한 작업에 들어갔다. 2000년 3월 ERP 시스템을 개통하고 재무회계, 관리회계, 자재관리, 설비관리, 인사관리, 연구지원에 대한 업무분석과 구현, 교육 등을 거쳐 약 7개월 동안 시험운영에 들어갔다. 이후 2001년부터 2002년 말까지 연세대 자체기술로 업그레이드해 통합행정정보시스템을 완료하고 현재 안정적으로 운영중이다.
데이터 통합·실무자 직접 리포팅·분석 가능
연세대의 ERP 시스템을 총괄해온 정보화추진위원회 김현정 정보화지원 주임은 “대학의 행정업무는 행정업무와 학사행정의 크게 두 파트로 나뉘어진다”며 “이를 위해 1단계로 통합행정정보시스템을 구축했고 이를 바탕으로 2단계로 통합학사정보시스템을 구축했다”고 언급했다.
김 주임은 ERP 도입 후 우선 데이터 통합에 상당한 효과를 거두고 있다고 밝혔다. 완전히 정량화된 데이터는 아니더라도 데이터가 통합되어 있기 때문에 투명한 대응이 가능하다는 것. 전에는 전산담당자에게 의뢰해 데이터를 받아왔지만 ERP 도입후 실무자가 직접 리포팅을 작성하고 분석이 가능해져 실무담당자의 IT 능력이 눈에 띄게 향상됐다.
또한 교육비 원가계산을 통한 의사결정을 정확히 도와줄 수 있다는 것도 ERP 도입의 장점이다. 통상 학교의 의사결정기구는 3군데 이상인데 이전의 인사시스템이 일방적이었다면 ERP 도입후 개별 인사부서 및 사원들에게 인사권이 주어져 양방향 인사시스템으로 가기위한 진화의 초석이 됐다는 것.
총무과 윤장용 선생은 “인사는 제도를 바꾸는 것이기 때문에 ERP중 가장 효과가 느리지만 전통적인 인사를 변환시켰다는 점에서 큰 의미가 있다”며 “향후 각 직무별로 필요한 요구를 지속적으로 파악하고 이를 매치시킬 계획”이라고 언급했다.
각 부분별로 ERP 도입의 성과를 살펴보면 우선 재무회계 시스템에서는 ERP 도입전에 13단계에 이르던 결재단계가 7단계 이하로 줄어들게 되었다. 특히 예산통제, 세무관련자료 입력 및 출력, 송금자료입력 등의 중복업무가 모두 사라지게 되었다. 이처럼 간소화된 진행절차와 수입, 비용의 적시처리로 신속하고 정확한 결산처리가 가능하게 되었다.
또 비용발생내역에 대한 건별 상세관리가 가능해 예산집행에 대한 투명성이 제고되었으며, 다양한 데이터의 축적으로 업무활용에 대한 대응력이 향상된 것도 큰 성과다.
예산집행내역의 상세한 자료관리는 추후 예산배정을 위한 기초자료로 재활용되어 효율적인 예산배분이 가능해졌으며, 집행된 학교의 모든 비용은 손익센터별로 집계되어 부서별, 대학별, 학과별, 원가 및 손익분석이 가능하게 됐다.
급여처리를 예로 인사관리시스템의 변화를 살펴보면 직원의 각종 발령사항을 총무처에서 재무과로 통보하고 교무과에서 교원 각종 발령사항을 재무과로 통보한 후 수업과에서 교원 및 시간강사 강의 내역을 재무과로 통보했다. 이를 다시 대학에서 교원 및 시간강사 강의 내역을 수업과로 통보하고 재무과에서 공문서를 취합해 DB로 입력하고 정보통신처에서 재무과에서 입력한 DB를 처리, 급여지급 조서 및 각종 서류를 재무과로 송부했다. 이렇게 복잡했던 과정이 ERP 도입후 직원 인사발령사항을 ‘R/3’에 입력하고 대학에서 이미 입력한 자료를 검토한 후 강의료를 생성하고 강의내역을 전산입력하면 완료돼 절차가 간소화됐다.
다음으로 구매관리 시스템쪽의 ERP 도입효과를 살펴보면 구매요청 처리시간의 획기적인 단축 및 효율성이 제고됐으며 대규모 통합구매로 대폭적인 예산절감이 가능해졌다. 비품관리와 구매/회계와의 연동으로 업무능률 향상 및 정확한 자산가를 반영할 수 있게 됐으며 전자상거래 등 변화하는 외부시스템 환경에 맞는 추가시스템 개발이 용이해졌다.
또 연구관리시스템쪽을 보면 모든 연구과제를 대상으로 중앙관리가 가능, 연구관리와 연계된 회계, 구매, 인사 등 세부내역 자료를 실시간으로 조회가능해졌다. 전체 과제 단위의 계약현황 및 집행현황을 실시간으로 조회해볼 수 있고 우리나라의 대표적 학술지원기관인 학술진흥재단과 과학재단 등의 외부기관 평가시 연구비관리에 대한 대외적 신뢰도도 확보할 수 있는 등 연세대는 ERP 도입 후 변화된 효과를 톡톡히 누리고 있다.
