[데이터넷] 재택근무가 주요 업무 형태로 자리를 잡아 가면서 기업들이 겪는 큰 문제 중 하나는 업무 파편화다. 일부 업무는 그룹웨어와 ERP에 있으며, 임직원 간 소통은 이메일로, 업무 지시는 메신저와 화상회의에서 이뤄졌으며, 업무 산출물 역시 각각 흩어져 기록·보관됐다. 이처럼 곳곳 에 산재해 있는 커뮤니케이션과 업무 산출물이 하나의 플랫폼에서 체계적으로 관리되지 않는 이상, 재택근무 환경에서는 업무 효율성 하락뿐만 아니라 파편화된 업무처리에 따른 지식자산화가 불가능해진다.

실제로 근무자들이 재택근무 환경 내에서 원활한 의사소통의 도움을 받을 수 있는 화상회의 도구나 업무 메신저들이 출시됐지만, 이들은 물리적인 의사소통 영역에서 도움을 줄 뿐 궁극적으로 회사 업무 산출물들이 표준화된 프로세스 위에서 연계되는 것을 돕지는 못했다.

이를 위해서는 각 프로세스 진행 단계에서 어떠한 의사결정이 있었는지 파악할 수 있어야 하며, IT 개발, 운영 분야의 프로젝트이면 해당 각 프로세스에서 빌드됐던 소스코드와 서비스에 배포되는 과정까지 한눈에 연계해서 볼 수 있는 통합 플랫폼이 필요하다.

오픈소프트랩의 ‘루나옵스(LUNA-OPS)’는 임직원 및 해당 업무 수행자들이 업무 처리에 사용했던 문서와 산출물들을 전부 시스템 안에 녹여내고, 객관화된 업무 진행절차를 모니터링 하기 수월하게 구성됐기 때문에 갑작스런 재택근무 또는 프로젝트 도중 갑작스런 이직 등의 문제가 발생하더라도 후임자가 전임자의 업무를 파악하는데 수월하며, 업무 처리내역을 표준화 하여 관리하기 용이하다.

또 개별 도구 위에 레이어를 추가하고 통합할 뿐만 아니라 해당 도구 내에서 작업하는 실무자가 해당 프로세스에 관련된 모든 이해 관계자가 사용할 수 있도록 구성돼 있으며, 프로세스의 진행 및 관련 결재 알림이 필요할 시 이메일, 연계 메신저, 대시보드의 작업 목록 등 선호하는 작업 방식을 알리도록 시스템을 구성할 수 있다.

고객과 관리자는 루나옵스의 통합·단일 협업 대시보드를 통해 직관적으로 사업의 진척 현황을 파악할 수 있으며, 실시간 진척률 모니터링을 통해 효율적인 리스크 관리가 가능하다.

워크플로우 마법사 기능을 통해 각 조직 고유의 복잡한 업무 프로세스도 쉽게 구현할 수 있으며, 각 업무에 해당하는 조직별 권한 부여 및 연동, 결재, 필수 산출물 지정까지 쉽게 구현 가능하다.

또 이슈 생성/종료 전 과정에서 발생하는 산출물, 변경, 결재, 협업 과정을 기록해 사내 업무처리 지식을 자동으로 전산화시킬 수 있도록 지원한다.

현재 오픈소프트랩은 국방부, 한국전력, 산업안전보건공단, 이베스트투자증권을 비롯한 여러 기관·기업에 루나옵스를 납품했으며, 고객사에서 업무 협업 포털 및 프로젝트 관리도구(PMS) 역할을 하고 있다.

오픈소프트랩은 향후에도 ‘업무 프로세스 기반 보안 업무 포털’ 및 오픈소스 기반 화상회의 도구 및 메신저, 그룹웨어의 연계를 더욱 강화한 버전으로 재택근무에 특화된 ‘루나위드비(LUNA-With Bee)’를 서비스할 예정이다.

클라우드 사업자 강세
클라우드 사업자들도 갈수록 치열해지는 경쟁 시장에서 추가적인 고객을 확보하고자 협업 도구들을 선보이고 있는데, NHN은 자사 협업 툴 ‘두레이’에 전자결재 기능을 추가하며 대기업을 위한 맞춤형 SaaS 솔루션 시장으로 본격 진출한다는 계획을 공개했다.

올인원 협업 툴인 두레이는 기업이 필요한 모든 기능을 SaaS로 제공하는데 최적화된 솔루션이다. 현재 13만 사용자가 활용하며 3000여 곳의 고객사를 확보한 두레이는 특히 공공 영역에서 두각을 드러내고 있다. 한국은행이 두레이의 도입을 결정한데 따라 향후 금융권 내 고객사 확보도 이어질 것으로 기대된다.

올해 두레이는 고객사 확보, 매출 규모 등 모든 영역에서의 2배 성장을 목표로 내걸었다. 순수 구독형 서비스와 관련된 매출에 있어 지난해 9월 대비 250% 이상의 성장을 이뤄낸 만큼 성장세를 이어간다는 목표다. 그간 고객사와의 탄탄한 유대로 기능적 측면의 완성도를 높였다면 향후 공격적인 영업과 마케팅으로 많은 고객사를 확보해 외연을 확장하고, 다채로운 포트폴리오를 만들어 고객사, 매출, 기능적 확장 등 일석이조의 효과를 노린다.

두레이는 프로젝트, 메신저, 메일 등을 통합한 올인원 협업 툴 서비스 제공을 1단계로 규정하고, 새로운 2단계 목표를 제시했다. 전통적인 업무 환경까지 두레이 안으로 품어 기업에 필요한 모든 기능을 SaaS형으로 제공한다 계획이다.

비대면에 특화된 기능을 고도화하면서 기업에 필요한 근태관리, 결재, 게시판, 포털 홈 기능들을 추가해 종합 SaaS 서비스를 개발할 예정이다. 대기업 결재 시장에 본격적으로 진출한다는 계획으로, 실제 현대산업개발(HDC)의 경우 전사 두레이 도입 이후 게시판, 포털, 전자결재까지 구축하며 성공적인 디지털 전환(DX) 프로세스를 진행 중이다.

네이버클라우드가 제공하는 네이버웍스도 코로나 펜데믹 이후 고객사 수는 2.7배, 사용자 수는 5.3배 증가했다. 네이버웍스는 개인용 메신저와 달리 메시지방의 구성원들이 업무 내용과 자료를 공유하고 보관하며, 할 일과 공동 일정을 관리할 수 있는 노트, 폴더, 할 일, 일정 기능을 제공하는데, 노트 사용 수와 노트 댓글 수는 팬데믹 이전 대비 각각 4.9배, 4.3배 증가했다.

비대면 미팅과 재택근무가 증가하며 화상회의 사용 역시 대폭 증가했다. 1:1 영상회의는 무려 17.7배 증가했으며, 그룹 통화 수는 16.5배 증가했다. 음성 또는 영상회의를 진행할 때 화면 공유를 하며 회의를 진행하는 횟수도 4배 증가했다.

게시판 및 설문 사용 등 네이버웍스의 특화 기능을 활용해 사내 소식과 업무 공유를 통한 소통도 상승세를 나타냈다. 사내 소식과 정보를 구성원들과 공유할 수 있는 공간인 게시판의 경우, 게시글 수가 3.4배 증가했으며 게시글을 읽는 비율 또한 3.2배 증가했다. 사내 구성원 간 쉽고 빠르게 의견을 취합하고 공유할 수 있는 설문의 생성 수도 무려 8.3배나 늘어나며 온라인을 통한 사내 커뮤니케이션이 전반적으로 상승한 것을 나타냈다.

신속한 의사결정·효율적인 문서관리
협업 도구의 중요성이 갈수록 커짐에 따라 전통적인 그룹웨어, 업무 포털 역시 기존 기능에 협업 기능을 강화한 제품들을 선보이며 관련 시장 공략에 나서고 있다.

가비아는 자사 그룹웨어 ‘하이웍스’를 체계적인 업무 공유, 원활한 의사소통을 지원하는 협업 플랫폼으로 서비스하고 있다. 하이웍스는 전자결재 서비스를 통해 신속한 의사결정 및 효율적인 문서관리를 돕고, 언제 어디서나 기업 내 중요한 결정 사항을 온라인에서 결재할 수 있도록 지원한다. 전자결재에서 모든 문서를 통합 관리해 기업은 정보자산을 안전하게 보호하고, 직원들은 기업 정보를 손쉽게 열람할 수 있다.

팀별 업무 이력과 현황을 체계적으로 관리할 수 있는 그룹 서비스 기능도 제공된다. 이는 구성원별로 흩어져 있는 업무 흐름을 한 곳으로 집중시키는 것이 핵심으로, 사용자는 각 그룹에 해당하는 구성원을 그룹 멤버로 초대한 후 해당 그룹망에서 업무를 공유할 수 있다. 그룹 서비스는 사회관계망서비스(SNS) 피드 형태의 게시판으로 단순하게 구성돼 있어 사용자들은 게시물을 등록해 정보를 공유하고, 게시글에 댓글을 게재하며 해당 사안에 대한 의견을 구성원들과 교환한다.

하이웍스는 고객들의 안전하고 정확한 소통을 보장하는데 초점을 맞추고 있다. 하이웍스 메신저는 송수신 정보를 암호화해 메신저 내용이 외부에 유출될 위험을 낮춘다. 또 조직도와 연동돼 있어 이용자는 연락하고자 하는 대상의 소속 부서, 직위 등을 정확하게 확인한 후 소통할 수 있다.

재택근무, 출장 등으로 팀원들의 근무 장소가 전부 다르더라도 화상회의 시스템만 있으면 언제든지 팀 회의를 소집할 수 있다. 별도 설치 과정 없이 메신저에서 바로 이용 가능하며, 입장 코드만 공유하면 외부 고객도 초청할 수 있어 편리하다.

가비아 관계자는 “고객에게 ‘업무 연속성’, ‘효율성’, ‘안전성’을 제공하고자 노력하고 있다”며 “업무 수행에 필요한 핵심 정보가 하이웍스 내에 담겨 있어 재택근무나 외부 출장 중에도 하이웍스에만 접근하면 진행 중인 업무들을 처리할 수 있다”고 강조했다.

고객들은 하이웍스를 사용함으로써 생산성을 높일 수 있으며, 가비아는 고객들이 이러한 가치들을 안전하게 누릴 수 있도록 보안에도 신경 쓰고 있다. 실제로 가비아 하이웍스는 정보보호 관리체계(ISMS), 클라우드 보안인증(CSAP) 등 국가 보안 검증을 통과한 그룹웨어이며, 가비아는 과학기술정보통신부가 지정한 보안관제 전문 기업으로서 혹시 모를 침해 사고에 대비해 365일 24시간 하이웍스 시스템을 모니터링한다.

올해 하이웍스는 교육 분야로 진출할 계획이다. 최우선 공략 고객은 국내 대학들이다. 그간 국내 대학들이 무료로 사용하던 구글 워크스페이스(메일)가 올해 7월부터 유료 전환될 예정이기에 각 대학들은 새로운 업무 플랫폼을 모색하고 있다. 이에 가비아는 대학별로 맞춤형 하이웍스 구축을 제안하며 고객을 유치해 나갈 방침이다.

맞춤형 업무 환경 구현
업무 포털 전문 기업 날리지큐브도 협업 도구 시장 공략에 한창이다. 날리지큐브가 제공하는 케이큐브온(KCUBE ON)은 세대별, 조직별, 직무별 다양한 업무 스타일을 지원하는 비대면 디지털 워크플레이스로, 업무 포털 위에 전자결재, 근태관리, 문서관리, 지식관리, 업무관리, 업무매뉴얼 등 협업 및 업무에 필요한 15개의 앱이 준비돼 있어 필요한 앱을 선택해 맞춤 업무 환경을 구축할 수 있다.

업무에 필요한 핵심 기능을 한 화면에서 제공하고 다수의 SaaS를 이용하는 기업이 하나의 플랫폼에서 한 번의 인증으로 편리하게 업무를 수행할 수 있도록 통합 연결 서비스도 제공한다. 특히 구글, M365, 슬랙 등 일부 서비스는 기능까지 연동해 하나의 서비스처럼 활용할 수 있다. 예를 들어 구글 워크스페이스를 이용하는 기업은 통합 로그인은 물론 지메일, 구글 캘린더, 구글 드라이브를 연동해 포털에서 사용할 수 있다. 포털 화면에서 지메일과 캘린더 정보를 조회하고, 전자결재 시 구글 드라이브의 파일을 업로드할 수 있는 방식으로 결합된 서비스를 제공한다.

또 메뉴, 페이지, 포틀릿 등 업무 포털 기본 개인화 기능에 ▲마이보드, 구독, 북마크 등 개인화 요소를 더해 상세하게 적용할 수 있는 초개인화 요소 강화 ▲앱 단위 설치 방식으로 맞춤 업무 포털 구성 가능 ▲자체 개발한 스마트 페이지, 포틀릿 빌더 등 강력한 관리기능 지원 ▲앱 중심 아키텍처 등도 특징이다.

날리지큐브 관계자는 “‘케이큐브온’은 디지털 업무 공간이자 개인 업무 비서로 빠르고 편하게 일할 수 있게 돕는다. 기업 업무에 필요한 모든 서비스를 한 곳에서 손쉽게 사용할 수 있고, 모든 직원이 매일 그날 할 일을 한 눈에 파악하고 바로 업무를 시작할 수 있으며, 근로자의 ‘칼퇴’도 지원한다”고 소개했다.

현재 그린랩스, 제일메디컬코퍼레이션, 서울시관광협회 등 다양한 기업 및 기관이 케이큐브온을 이용하고 있다. 이 중 케이큐브온의 모든 앱 서비스를 다 이용하는 고객사도 있고, 업무 포털과 전자결재만 사용하거나 근태관리, 구글 워크스페이스 연동 앱만 선택해 이용하는 고객사도 있다. 이처럼 필요에 따라 서비스를 선택에 이용할 수 있다는 점이 가장 큰 장점이다.

날리지큐브는 최근 기업에 필요한 여러 서비스를 제공하는 ‘스토어’를 열어 케이큐브온과 연결하는 서비스를 제공하고 있다. 국내외 클라우드 서비스 기업들의 업무 지원 도구를 케이큐브온에 최적화한 뒤 스토어에서 고객이 손쉽게 선택해 사용할 수 있도록 하는 방식이다.

올해는 메일, 메신저, 전자계약, 고객관계관리(CRM), 전사적자원관리(ERP) 등 스토어를 통해 제공하는 서비스를 확대해 나갈 계획이다. 여러 SaaS 서비스를 이용하는 스타트업과 중소기업의 관심이 커지고 있어 대규모 프로모션을 통한 사용자 확보를 계획하고 있고, 최근에는 구축형 솔루션을 사용하던 대기업 고객사도 점차 클라우드로 전환을 검토하고 있어 22년 엔터프라이즈 솔루션 전문기업의 기술력과 노하우를 살려 대기업 그룹웨어 클라우드 전환 시장과 해외 클라우드 엔터프라이즈 시장 진입으로 새로운 도약을 준비하고 있다.

다양한 협업 공간 구현
티맥스와플(대표 양정원)은 협업 툴 ‘와플(WAPL)’을 출시하고, 비대면 업무 효율과 협업 생산성 제고 지원에 나섰다.

와플의 전신은 지난해 출시된 ‘티스페이스’다. 올해부터 업무가 즐거워지는 디지털 워크플레이스를 제시하겠다는 포부를 담아 ‘와플(WAPL, Work And Play)’로 리브랜딩을 실시했다. 새로운 브랜드 콘셉트를 기반으로 일하는 환경과 즐길 수 있는 공간을 구분해 다양한 스페이스(협업 공간)를 지원한다.

클라우드 기반의 앱 서비스를 통해 다양한 업무 기능을 제공함으로써 시간·장소·디바이스에 국한되지 않는 협업을 실현한다. 개인 사용자는 별도 설치 없이 공식 사이트에서 로그인만 하면 무료로 와플을 사용할 수 있다.

와플은 ▲화면 공유가 가능한 화상회의 ▲스페이스당 5GB의 용량을 제공하는 드라이브 ▲실시간 소통을 지원하는 메신저 ▲태그를 통해 빠르게 기록하고 찾을 수 있는 노트 ▲간편한 일정 관리를 돕는 캘린더 등의 기능을 제공한다.

와플은 모든 클라우드 앱을 하나의 플랫폼에서 통합 제공하는 올인원 플랫폼이다. 사용자는 회의부터 메모, 파일 저장 및 공유, 실시간 소통 등 업무와 관련된 다양한 작업을 통합된 플랫폼에서 수행할 수 있다. 업무별 서비스를 일일이 찾을 필요가 없어 편리한 비대면 협업 및 재택근무가 가능하다.

자유로운 확장성 역시 와플의 장점이다. 지속적인 업데이트를 통해 기존 앱 뿐 아니라 티맥스 제품을 포함한 다양한 서비스를 추가하고 기능을 확장할 수 있다. 서비스 인프라부터 모듈까지 티맥스 제품으로 구성한다면 제품 간의 시너지 극대화를 이룰 수 있다.

추후에는 와플에 적용된 서비스들을 소프트웨어 개발 키트(SDK)로 활용해 각기 다른 고객 니즈를 충족시킬 예정이다. 개발 플랫폼으로서의 와플을 통해 기업이 쉽게 별도 개별 서비스화를 이룰 수 있도록 지원하겠다는 포부다.

모든 팀 ‘동기화’ 나서
드롭박스가 클라우드 스토리지에서 협업 도구로의 진화를 거듭하며 기능과 지원 범위 확장에 나섰다. 파일을 빠르고 안전하게 동기화하는 데서 나아가 오늘날 함께 일하는 모든 종류의 ‘팀을 동기화’하겠다는 입장이다.

드롭박스는 2007년 설립 이래 ‘고객의 업무를 더욱 진보적으로 만드는 솔루션’이라는 미션을 수행해왔다. 드롭박스 사업 초창기에는 그 솔루션이 파일을 언제 어디서나 꺼내 쓸 수 있는 클라우드 스토리지였다면, 지금은 디지털에서의 협업 공간이 업무 방식을 한 걸음 발전시키는 솔루션이라는 게 드롭박스의 설명이다.

실제로 드롭박스는 ▲IBM, SAP, 오라클 등의 엔터프라이즈 앱은 물론 ▲어도비, 오토데스크 등 미디어 및 디자인 앱 ▲헬로사인, 젠데스크 등 세일즈와 마케팅 툴 ▲아사나, 아틀라시안 등 프로젝트 관리 도구 ▲마이크로소프트 오피스 등 생산성 앱과 ▲스플렁크, 시만텍 등 보안 기술 ▲줌, 슬랙, 마이크로소프트 팀즈와 같은 커뮤니케이션 도구까지 방대한 범위의 업무 툴과의 연동을 지원하며 협업을 위한 원 플랫폼으로 나아가고 있다.

드롭박스는 국내 기업 시장에서 매년 폭발적인 성장을 이루고 있다. 패스트파이브, 마이리얼트립, 클래스101 스타트업들이 드롭박스를 주요 협업 도구로 선택하고 있으며 산업 측면에서도 미디어, 제조, 서비스, IT, 건설/엔지니어링, 대학에서 수요가 높은 편이다.

지난 2021년에는 폴라리스오피스 웹 한글과의 연동을 통해 드롭박스에서 HWP 파일을 바로 볼 수 있게 하는 등 한국 기업 고객 고유의 니즈를 충족시키고자 노력했으며, 관세무역 분야, 건설 분야에서 국내 기업과 파트너십을 체결하며 특정 산업을 지원하기 위한 역량도 갖췄다. 여기에 한국 기업 고객을 위한 인력을 추가하고 한국에 네트워크 거점(PoP) 서버를 구축하며 기술 지원과 안정성을 고도화시키는 데에도 총력을 다하고 있다.

드롭박스는 한국 시장에서의 성장세를 내년에도 계속 이어가겠다는 포부다. 고객 규모와 산업 그리고 파트너 생태계 측면에서 기반을 확대해 나가겠다는 것이다. 집중적으로 공략해 나갈 시장으로는 E&C(엔지니어링 및 건설), 교육, 미디어 및 IT 분야를 꼽았고, 규모의 확장은 그간 중소기업 및 스타트업 분야에서 쌓아 온 성공 경험을 밑거름 삼아 진행할 계획이다.