[데이터넷] 코로나19로 시작된 재택근무는 우리나라 기업문화에 깊게 뿌리박는 중이다. 고용노동부가 지난해 12월 발표한 고용영향평가에서 재택근무를 시행한 국내 기업 중 75.2%가 팬데믹 이후에도 재택근무를 계속 시행할 의향이 있다고 할 정도다.
기업들은 재택근무의 생산성과 일자리 확대 효과를 확인하며 재택근무를 집과 사무실을 병행 출근하는 하이브리드 근무의 형태로 계속 유지할 것으로 예상된다.
이처럼 재택근무는 장점이 확실하지만, 한계가 없는 것은 아니다. 아직 재택근무 만족도는 직원마다 개인차가 크다. 또 집, 사무실, 카페 등 이용 공간에 따라 업무의 질이 달라지기도 한다. 이용자와 공간의 영향을 최대한 받지 않고 업무의 질이 일관적인 공평한 하이브리드 근무를 위해 기업들은 IT 기술을 활용해 홈 오피스와 사무실 환경 개선에 노력해야 한다.
잔뜩 엉킨 케이블, 도킹 스테이션, 스피커, 어댑터, 충전기기, 웹캠, 마이크 등이 뒤죽박죽 쌓여 있는 책상이 전형적인 홈 오피스의 모습이다. 이 부품 중 대부분은 각각 한 가지 기능밖에 없어 재택근무 환경에 특화돼 있지 않다. 여러 브랜드의 기기를 사용하는 경우도 많기 때문에 설치, 연동, 관리가 매우 복잡하다.
업무 수행에 편리한 공간 마련
팬데믹이 도래했을 때 많은 기업은 직원들에게 제공할 홈 오피스 가이드나 재택근무 전용 장비가 준비돼 있지 않았다. 직원들은 각자 가지고 있는 기기를 알아서 활용할 수밖에 없었기 때문에 많은 홈 오피스는 협업 능력, 생산성, 만족도를 완벽하게 충족하지 못했다. 컴퓨터 장비를 다루는 것이 익숙하지 않은 직원들이나 원격근무에 이상적인 공간을 확보하기 어려워서 생기는 형평성 문제도 고려해야 했다.
직원들의 최첨단 홈 오피스 구축 능력이 생산적인 재택근무를 위한 필수 조건이 돼서는 안된다. 따라서 기업 IT 부서는 직원들의 셋업이 재택근무에 적합한지 진단해봐야 한다. ‘1인용 장비인가’, ‘화상회의 협업 전용 장비인가’, ‘사용 및 관리가 간편한가’, ‘기업에서 기존에 이용하고 있는 애플리케이션과의 연동이 인증돼 있는가’와 같은 조건을 충족하지 못할 경우 홈 오피스 전용 장비(웹캠, 헤드셋, 화상회의 솔루션 등)를 지원해 업무 수행이 편리한 공간을 조성해 줄 것을 권장한다.
하이브리드 근무가 보편화됨에 따라 몇몇 직원은 사무실 출근을, 다른 일부는 원격근무를 하는 경우가 더 많아질 것이다. 그래서 사무실 출근자와 원격 근무자를 모두 수용할 수 있는 협업 공간에 대한 수요가 커지고 있다. 누구나 손쉽게 회의실에서 화상회의를 진행할 수 있도록 지원하기 위해서는 기술적 장벽을 최소화하는 IT 기술 활용이 더욱 중요하다.
수준급 화상회의 시스템 구축 필요
사무실은 직원들의 업무가 막힘없이 흘러갈 수 있게 설계돼야 한다. ‘스케줄링 패널’과 같은 회의실 예약 시스템은 사무실 기능을 향상할 수 있다. 스케줄링 패널을 통해 원격으로 회의실 사용 여부를 확인할 수 있고, 직원들의 필요에 맞는 회의실을 단번에 찾을 수 있으며, 화면상으로 회의 이름, 시간과 같은 정보를 표기할 수 있다. 이처럼 실시간 소통을 활성화하면 사무실에서 업무 흐름에 방해받지 않고 회의 잡는 게 훨씬 수월해진다.
회의실에서 화상회의를 개설하는 것은 누구에게나 쉬워야 한다. 회의실에 원터치 참여 경험을 제공하는 ‘터치 컨트롤러’ 제어 장치 설치를 추천한다. 화상회의를 할 때는 경우에 따라 마이크로소프트 팀즈, 줌, 구글 미트 등 다양한 플랫폼을 활용해야 해서 번거로울 수 있다. 터치 컨트롤러로 직관적인 제어가 가능하면 장비를 다루는 것이 익숙하지 않아도 누군가의 도움 없이 빠르고 간편하게 회의에 참여할 수 있다.
마지막으로 화상회의에서 비대면 참가자들의 회의 체험이 대면 참가자들과 비슷한 수준으로 높아져야 한다. ‘오디오와 영상은 협업 공간의 크기와 모양에 맞게 최적화돼 있는가’, ‘대면 참가자와 비대면 참가자 모두 서로 잘 보이고 잘 들리는가’, ‘원격 참가자는 화이트보드 감지 등 회의 중 소통에 전적으로 참여할 수 있는가’와 같은 기준을 충족하는 수준급 화상회의 시스템을 구축하면 참가자 모두에게 자연스럽고 생산적인 회의를 보장할 수 있다.
서로 다른 공간에서 업무를 하는 하이브리드 근무 시대에는 원격 소통 능력이 업무 효율, 생산성과 만족도를 좌지우지할 것이다. 기업들은 고급 재택근무 전용 장비와 IT 기술 기반 시설과 시스템을 제공함으로써 직원들에게 공평한 근무 조건을 보장해야 지속가능한 하이브리드 근무를 유지할 수 있을 것이다.
