다양한 전자문서 활용 서비스 등장하며 국민 편의성 제고
[데이터넷] 등기우편으로 배송되는 각종 고지서는 평일 낮에 집에 없는 직장인은 수령하기 어렵다. 일반 우편으로 배송되는 고지서에 대한 개인정보 유출 우려도 있다. 그래서 최근 모바일 전자고지를 통해 대국민 안내를 전달하는 편리한 서비스가 제공된다. 종이 고지서를 대체한 모바일 전자고지로 최근 3년간 4만여그루의 나무를 보호하고, 약 5600톤의 탄소 저감 효과도 누렸다. 지난 3월 OECD 공공부문 혁신사례로 선정되기도 했다.
모바일 전자고지 외에도 전자문서를 이용한 혁신서비스는 다양하게 제공되고 있다. 행정안전부의 국민비서는 사용자가 선택한 모바일 채널을 이용해 행정정보를 안내하며, 11종의 민운을 챗봇으로 24시간 상담하고, 인공지능 스피커로 5000여존의 민원사무를 안내한다.
활성화 속도는 미미하지만, 전자영수증과 전자처방전도 전자문서를 활용한 유용한 서비스로 주목된다. 전자영수증은 기업·기관의 증빙서류 제출 절차와 연계돼 자동으로 신고될 수 있도록 할 수 있고, 전자처방전은 QR코드 등을 이용해 종이 처방전 없이 사용할 수 있다.
전자문서 활용률 72%
우리나라의 전자문서 사용은 다른 나라에 비해 매우 앞서 있다고 자부할 수 있다. 현재 공공기관 민원서류, 금융기관에 필요한 서류 등이 전자문서로 발급되며 자동으로 해당 기관에 전송될 수 있다. 대표적으로 연말정산이나 종합소득세 신고 시 대부분의 증빙서류는 간소화 서비스를 통해 전자적으로 발급되고 제출될 수 있다.
종이문서를 전자문서로 대체하는 페이퍼리스 사업을 통해 2019년 기준 국내 전자문서 산업 매출 규모는 9조2000억원에 이르며, 전자문서 활용률은 2021년 한국인터넷진흥원 조사 기준 72%에 달한다.
현재 전자문서는 종이문서와 동일한 법적 효력을 갖고 있으며, 종이문서를 전자화 하면 종이문서 원본은 폐기해도 된다. 금융기관은 계좌개설 신청서 등을 종이 기반으로 작성했다 해도 절차에 따른 신뢰 스캔 후 공인전자문서센터에 저장하면 종이문서를 폐기할 수 있는데, 은행별로 연 1억건 이상의 종이문서를 보관할 필요가 없어 비용과 관리업무 절감 효과가 매우 크다.
공공기관은 직접 교부하거나 우편 등으로 송달하던 연간 4억6000건의 고지서를 모바일 전자고지로 전환해 비용과 관리 부담, 우편물 분실 및 개인정보 유출 우려, 본인이 수령하지 못해 발생하는 각종 피해를 예방할 수 있게 됐다.
강필용 디지털진흥단장은 “전자문서 활성화 사업은 매우 오래 전부터 준비해왔으며, 2017년 전자문서법 개정으로 종이문서 중심 환경을 전자문서 중심 환경으로 바꾸는 것을 성공적으로 진행하고 있다. 특히 지난해 시행된 개정안에서 전자문서의 범위와 법적 효력을 분명히 하고, 전자문서와 종이문서를 함께 보관해야 했던 규제를 개선해 공인전자문서센터 보관 시 종이문서를 폐기할 수 있도록 해 기업·기관의 부담을 크게 낮췄다”고 말했다.
강 단장은 “또한 WORM 스토리지만을 사용해 보관하게 했던 것을 개선해 블록체인, 클라우드 등 다양한 신기술을 이용해 전자문서의 안전성과 신뢰성, 무결성을 보장할 수 있도록 함으로써 사업자의 진입 장벽을 낮추고 산업 활성화를 촉진하고 있다”고 덧붙였다.
블록체인·클라우드 기반 서비스도 가능
제도 개선을 통해 전자화 작업장, 공인전자문서 중계자, 공인전자문서센터는 다양한 방법으로 전자문서를 생성하고, 중계하며, 보관할 수 있게 했다.
우선 종이문서를 전자문서로 전환하는 전자화 작업장은 중앙센터에서만 수행하지 않아도 되며, 신뢰성이 검증된 스캐너와 필요한 절차를 거치면 어느 곳에서나 전자화문서를 생성할 수 있다. 즉 은행의 각 지점이 전자화 작업장이 될 수 있다. 또한 스캐너도 스마트폰 등 다양한 광학기기를 허용해 보다 쉽고 편리하게 전자화 문서를 생성할 수 있게 했다.
공인전자문서중계저와 센터는 블록체인, 클라우드 등 신기술을 수용할 수 있도록 했으며, 해외 클라우드 사업자도 필요한 보안인증을 획득하면 사업을 할 수 있다. 클라우드 사업자의 경우, 공공부문은 클라우드 보안 인증을 획득해야 하고, 민간부문은 ISO/IEC 27017과 ISMS-P를 획득해야 한다.
강 단장은 “전자문서 시장에 더 많은 사업자가 진입해 활성화 시킬 수 있도록 기술 중립성을 보장하고, 과다한 규제를 개선하고 있다. 또한 지능화되는 보안위협에 대응할 수 있도록 전자문서 생성부터 보관, 유통, 폐기에 이르는 전 과정을 투명하고 안전하게 보호할 수 있도록 여러 대책을 마련하고 있다”며 “앞으로도 지속적인 인식제고, 홍보, 컨설팅 및 정책연구를 통해 전자문서 사업의 활성화를 위해 노력하겠다”고 말했다.
