그러나, 많은 웹사이트들이 적절한 업데이트 타이밍을 놓치고 있어, 정보 구조(information architecture)에 일관성을 잃거나 오래된 정보나 정확하지 못한 정보를 제공하고 있는 경우가 허다하다. 이는 종종 웹사이트가 새로운 기술, 그래픽 디자인, 컨텐츠 창출, 정보 구조와 사용자 인터페이스 디자인 등 복합적 요소들로 이루어진 결합체라는 난이성에서 기인한다. 컨텐츠관리시스템(CMS)은 이러한 문제점과 과제를 해결할 수 있도록 도움을 주는 시스템이다. <편집자>
과거 여느 기업의 사무실에서나 볼 수 있었던 문서 수발실(mail room)이 이제는 이메일 시스템으로 교체된 것과 마찬가지로 컨텐츠관리시스템은 사내의 웹 관리팀이 웹사이트의 디자인이나 사용자 인터페이스, 정보 구조, 워크플로우 기능 그리고 사용자 권한 등급 등에 대해 완전한 통제권을 확보할 수 있도록 해주는 동시에 웹사이트로 유입되는 모든 컨텐츠의 흐름을 자동화하고 있다.
컨텐츠관리시스템의 필요성
지금 우리 회사에는 컨텐츠관리시스템이 필요한 것인가? 다음 사항들 중 해당되는 것들이 몇 가지나 있는지 확인해 보자.
■ 구인 광고나 보도자료, 신제품 소개 페이지, 고객지원 공고 등의 긴급한 컨텐츠를 웹사이트에 게시하는데 2시간 이상의 시간이 소요된다.
■ 조직 구성원 중 누군가 특정 인물이 휴가를 가거나 병가로 출근을 하지 못했을 때 웹사이트 업데이트 업무가 중지되는 경우가 있다.
■ 조직 내 특정 집단이 컨텐츠 업데이트에 있어 최상위 우선순위를 가지고 있어 다른 집단의 웹사이트 업데이트가 지연되는 경우가 있다(예: 제품 정보가 먼저 업데이트 되지 않고서는 판매 정보나 고객 지원 정보 등의 컨텐츠가 준비되어 있다 해도 먼저 게시될 수는 없다든가…).
■ 조직 내 모든 집단이 그들에게 주어진 마감 시한 내에 그들의 필요 사항을 만족시키지 못한다는 이유로 웹사이트에 대해 어느 정도 불신을 가지고 있다.
■ 전세계 지사망 웹사이트의 모든 해당 페이지에 새로운 링크와 같은 단순한 컨텐츠 요소를 업데이트하는 데에도 수 주 또는 수개월의 시간이 소요된 적이 있다.
■ 자사 웹사이트의 컨텐츠 분량이 300페이지를 넘거나 또는 매주 평균 2회 이상 업데이트가 필요하다.
■ 웹사이트 전반에 걸쳐 연결되지 않은 링크들이나 제대로 소스가 연결되지 않은 그래픽 이미지 등이 발견되는 등 최근 들어 웹사이트의 정보 구조가 점점 일관성을 잃고 있는 징후가 있다.
■ 웹사이트를 다시 디자인할 때 계획된 것보다 오랜 시간이 소요된다.
■ 컨텐츠를 작성하는 사람(creators)과 컨텐츠를 제공하는 사람(contributors)들이 지리적으로 여러 위치에 분산되어 있다.
일단, 위의 아홉 가지 사항 중 세 가지 이상의 사항이 귀사의 현 상황에 해당된다고 느낀다면 상식적으로 귀사에는 컨텐츠관리시스템이 필요하다고 볼 수 있다.
그렇다면 어떤 컨텐츠관리시스템을 도입해야 하는가? 조직 내 다양한 역할을 가진 많은 사람들이 모두 웹사이트와 업무상 이해 관계를 가지고 있는 만큼 어떤 컨텐츠관리시스템을 도입할 것인지 결정하는 일은 확실히 어려운 일일 수 있다. 웹사이트 관리자 및 다른 임직원들의 소중한 시간과 회사의 자원을 최대한 아낄 수 있는 방법은 회사와 비즈니스가 지닌 고유의 지향점과 제한 요소들을 최대한 반영하여 가장 현실적이고도 명확한 선정 프로세스를 확립하는 것이다.
가장 보편적인 예를 든다면, 내부 컨텐츠관리시스템 프로젝트 팀(TFT) 구성→비즈니스 지향점(목표) 및 현실적 제한 요소 파악→판매원별 제품 평가→총소유비용(TCO; Total Cost of Ownership)/투자회수율(ROI; Return On Investment) 예상 분석→TFT 리뷰 및 의사 결정 등의 다섯 단계로 나누어 볼 수 있겠으나 이는 각 기업과 비즈니스의 특성을 가장 잘 아는 내부 구성원들이 자사의 특성에 맞게 잘 맞춤화해야 할 필요성이 있다.
단, 이 부분에서 반드시 염두에 두어야 할 점은 의사 결정 프로세스에 관여하는 사람들의 수가 많아지면 많아질수록 의사 결정에 소요되는 시간과 노력이 지나치게 증가할 수 있다는 점이다. 그러므로 가급적 인원을 줄이고 각 역할 부문의 의견을 대변할 수 있는 사람들로 가상 팀을 구성하는 것이 보다 효율적이다. 또한, 정보기술담당임원(CIO)이나 마케팅 책임자, 재무담당임원(CFO) 중 누가 최종 의사 결정을 내릴 것인지를 미리 결정해야 한다. 이는 최종 의사 결정을 내릴 사람이 프로젝트 초기부터 관여함으로써 자신이 어떠한 의사 결정을 내려야 할지를 명확히 이해할 수 있게 배려해야 하기 때문이다.
