미래의 HR 직원은 간단히 직원 정보를 입력할 것이며, 직원은 회사 전체의 적절한 시스템에서 자동으로 준비가 될 것이다. 마찬가지로, 직원이 조직을 떠날 때는 단 한번의 버튼 클릭으로 기업망에서 액세스가 즉각적으로 삭제되거나 기능 억제가 될 것이다. 자원의 집중화된 액세스는 어떠한 조직에서나 성공의 필수적인 부분이 될 것이다. 이것이 만약 1960년대의 ‘미래의 집’ 만화처럼 보이는 사람이라면, 아마도 직원용 프로비저닝 시스템의 진보에 대해 주의를 기울이지 않았던 사람일 것이다. 전사적으로 제로 데이 스타트 및 스탑(zero-day start/stop), 셀프서비스 자원 관리, 그리고 정밀 액세스 제어를 제공할 수 있는 능력은 이미 여기에 존재하고 있다.

직원용 프로비저닝 소프트웨어의 장점을 입증하기 위해, 우리는 액세스360(Access360), 비즈니스 레이어즈(Business Layers), 노벨(Novell) 및 웨이브세트 테크놀로지스(Waveset Technologies)를 초청해 우리가 만든 가상 소매점인 스터프포유를 위한 솔루션을 제공하도록 했다. 스터프포유는 5,000명의 직원과 함께 40개 체인망을 갖고 있다. 우리는 포괄적인 RFI를 보내고 참가자들에게 위스콘신주 그린베이의 리얼월드 랩으로 솔루션 샘플을 보내줄 것을 요청했으며, 모든 업체들은 여기에 동의했다.

스터프포유는 셀프서비스 패스워드 관리, 워크플로우 통합, 그리고 감사 및 보고 기능을 필요로 하고 있다. 또한, 집중화된 제로 데이 스타트/스탑 프로비저닝 환경을 이행하기를 원하고 있기도 하다. 우리 시나리오를 감안할 때, 우리는 아마도 비즈니스 레이어즈의 e프로비전(eProvision) 솔루션을 선택했을 것이며, 때문에 이 회사에게 에디터즈 초이스 상을 수여했다. 비즈니스 레이어즈는 우리가 원하는 모든 것, 즉 패스워드 및 자원 셀프 관리, 그리고 사실상 모든 맞춤 혹은 기성 소프트웨어의 통합 기능을 제공했다. 우리 계산에 따르면, 그 가격안은 19개월이라는 훌륭한 ROI(Return On Investment)를 제공했다.

한정된 예산, ROI 중요

모두 마찬가지겠지만, 올 한해 스터프포유의 예산은 한정돼 있다. 우리 시나리오에 대한 솔루션들의 가격 범위는 17만5,000달러에서 60만달러 수준이었으며(로우엔드 쪽이라 하더라도 비싼 가격이며, 더군다나 전문가 서비스 비용은 제외된 상태), 따라서 우리는 어떤 업체가 최고의 기능과 가장 높은 ROI를 제공할 것인지를 고려하지 않을 수 없었다. 셀프서비스와 자동화 기능들은 가장 높고 빠른 투자회수를 전달해주기 때문에, 우리는 이런 기능들에 초점을 두고 계산을 했다.

스터프포유의 높은 이직률과 많은 양의 패스워드와 연관된 헬프데스크 호출을 로깅하는 수많은 비기술직 직원들을 감안해, 우리는 프로비저닝 프로세스의 자동화와 헬프데스크 호출 절감으로 이런 영역들에서 30%의 비용 절감을 계산했다.

노벨의 솔루션은 가장 저렴한 이행안이긴 했지만(우리의 피플소프트, 노벨 5, 윈도 NT 4.0 및 로터스 도미노 시스템용으로 17만5,000달러), 이 제품에는 통합된 셀프서비스 관리가 없기 때문에, 그 자동화 기능만이 어떠한 투자회수를 보장해줄 수 있었다. 이 기능이 없으므로 스터프포유는 투자회수를 얻는 데 2년에 가까운 시간이 필요할 것이다. 한편, 액세스360의 인롤(enRole)은 셀프서비스 지원으로 스터프포유의 헬프데스크 문제를 해결해줄 수 있기 때문에, 노벨 제품보다 5배나 비싼 가격(60만달러)에 완전한 ROI를 인식하는 데 약 30개월이 걸릴 것이다. 비즈니스 레이어즈의 e프로비전과 웨이브세트의 라이트하우스는 처음에는 보다 적당한 가격이며, ROI를 인식하는 데는 각기 20개월과 26개월의 이행이 필요하다.

워크플로우 통합

하루 안에 직원을 준비시킬 수 있다는 것은 거의 직원이 신속하게 완벽하게 준비해제 되어야 한다는 것만큼이나 중요하다. 우리가 분석한 각각의 제품들은 HR 시스템으로부터 피드를 받을 수 있으며(피플소프트 등), 받은 정보를 기반으로 작동할 수 있다. 신규 직원의 데이터가 HR 시스템으로 입력되면, 이것은 제품으로 피딩되며 프로비저닝 프로세스가 시작된다. 직원 상태에 생기는 변경 또한 골라내져서 이 사람이 회사와 함께 한 전체 이력에 적용된다.

워크플로우와 승인은 이 프로세스의 일부다. 기업망에서의 기본적인 액세스는 자동으로 준비되겠지만, 관리자는 여전히 일부 다른 시스템에서의 제어를 원할 것이다. 혹은, 프로세스를 관리하기 위한 프로비저닝 솔루션을 원하면서도 여전히 계정 생성 및 변경은 수동으로 남겨두고 싶을 수도 있다. 우리는 이 부분에서 유연성을 원했다. 일부 시스템들은 시스템 관리자로부터의 승인을 필요로 하는 반면, 어떠한 개입이 없이 프로비저닝 되는 것들도 있었다.

스터프포유는 또한 자원의 주 승인자가 부재시인 상황에 대처해야 할 필요도 있었다. 우리는 특정 기간내에 받지 못했던 승인을 에스컬레이팅(escalating)할 수 있기를 원했다. 이것은 네트워크 관리 시스템에서 종종 발견되는 기능이다. 이 점에서 인롤의 팀 기반 승인 및 에스컬레이션 지원 정의 능력은 반가운 것이었다. 이 기능은 특히, 직원 팀이 자원의 승인 혹은 권한부여를 제공하는 곳에서 도움이 된다. 웨이브세트의 라이트하우스 또한 이 프로시저에 대한 지원을 제공했지만, 에스컬레이션과 승인을 위해 우리가 특정 직무나 직원을 정의할 것을 필요로 했다.

인롤에서 사용 가능한 툴들과 라이트하우스, 워크플로우 프로세스 정의용 e프로비전은 인상적이었다. 이 세 제품들은 웹 기반이며, 비즈니스 프로세스와 프로비저닝 정책을 캡처하는 강력한 그래픽 방안을 제공한다. 비기술직 비즈니스 매니저는 이런 솔루션들 중 어떤 것이든 이용해서 프로세스를 쉽게 규정할 수 있다. 노벨의 아이덴티티 프로비저닝 포 임플로이즈(Identity Provisioning for Employees)는 다른 것들보다 유연하지만, 비기술직 직원들은 이것을 사용하는 데 어려움을 겪을 것이다. 이러한 단점을 보완하기 위해, 노벨은 규정을 만드는 그래픽 방안을 개발 중이라고 말했다.

업체들과 만나기 전에, 우리는 스터프포유가 자체 프로비저닝 프랙티스와 정책을 바꿔야 할 것에 대해 걱정했었다. 하지만 모든 응답에서, 이것은 불필요한 걱정임이 드러났다. 제품들은 직무와 규정 모두를 기반으로 프로비저닝 정책을 처리할 수 있다. 나중의 토론에서 노벨은 스터프포유가 첫 단계 이행에서는 프로세스를 바꿀 필요가 없겠지만, 맞춤 및 레거시 애플리케이션들이 시스템에 통합되기 때문에 필요하게 될 것이라고 말했다. 우리는 직감적으로 이것이 확실히 옳은 이야기라는 사실을 알 수 있었지만, 노벨만이 이런 상황이 될 것이라고 인정했다. 만약 ‘정직하게 말하기 상’이 있었다면, 노벨이 분명 이 상을 탔을 것이다.