회사의 기밀문서와 각종 개인정보는 보안이 무엇보다 중요한 만큼, 외부인에게 노출되지 않도록 처리해야 한다. 외부로 노출될 경우 기업의 이미지 및 사업에 큰 손실을 줄 수 있기 때문이다. 따라서 문서파쇄를 비롯한 각종 중요기록물을 폐기할 때에는 전문업체를 찾아 의뢰하는 것이 바람직하다.
문서파쇄업체 선정 시에는 보안이 철저한 업체인지, 전문 인력이 상주해 있는 업체인지 등을 고려하는 것이 가장 중요하다.
기록물폐기업체 더부러 관계자는 “기록물폐기가 보안문서를 다루는 작업인 만큼, 보안교육이 철저히 이뤄지고 있는 업체를 찾아 진행해야 한다”고 강조했다.
더부러가 설명하는 확실하고 안전한 문서파쇄를 위한 체크리스트는 다음과 같다.
첫째, 파쇄하고자 하는 양을 무리 없이 소화할 수 있는 업체인지 확인해야 한다. 문서파쇄업체들은 현장파쇄차량을 통해 고객이 보는 앞에서 문서폐기를 진행한다. 현장파쇄차량은 업체별로 보유 대수가 상이한데, 전국적인 서비스를 진행하는 더부러의 경우엔 국내 최다 현장파쇄차량 보유업체로서 차량 한 대가 시간당 1톤 이상의 문서파쇄를 진행한다. 국가기관이나 관공서같이 대량의 문서를 파쇄할 경우에는 다수의 현장파쇄차량이 동시에 출동해 빠르게 마무리 지을 수 있다.
둘째, 보관중인 문서들을 별도의 분류 없이 파쇄가 가능한지 살펴봐야 한다. 회사에서 문서들을 보관할 때 각종 화일을 비롯하여 스템플러, 클립 등 다양한 분류방법을 통해 기간별 주제별로 나누어 보관을 하게 되는데, 보관기간이 오래될수록 문서의 양은 점차 늘어나게 된다.
이러한 문서들을 파쇄할 때, 종이만 파쇄할 수 있도록 분류해야 한다면 아마 파쇄하는 시간보다 분류하는 시간이 더욱 오래 걸릴 것이다. 이에 더부러는 비닐, 플라스틱을 제외한 황화일, 스템플러, 클립 등도 파쇄 가능한 시스템을 구축해 차별화를 이뤘다.
셋째, 기밀문서를 파쇄하는 만큼 상시적 보안교육을 수행하는 보안전문업체인지 확인하는 것이 필수다. 회사관계자가 아니라 하더라도 회사의 기밀이 담긴 문서들을 함부로 공개하는 것은 큰 부담이 될 수 있다. 따라서 전문적인 보안교육을 통해 2차 피해를 막을 수 있는 업체를 선정하는 것이 중요하다.
더부러의 경우 현장 보안요원들에게 행정안전부의 지침을 준수한 보안교육을 정기적으로 실시하고 있으며, 현장파쇄차량에는 다수의 CCTV를 부착해 2차 피해 걱정 없이 안전하게 기록물을 파쇄하고 있다.
이렇듯 문서파쇄 및 기록물폐기를 위한 전문업체 선정 시에는 비용이 우선이 되는 것이 아니라 고객사의 보안문서를 얼마나 안전하고 신속하게 파쇄할 수 있는지를 꼼꼼히 따져보고 업체선정을 진행해야 한다.
한편 더부러는 하드디스크 파쇄, 전산장비 폐기 및 의류파쇄, 각종 제품폐기 등을 지원하는 기업으로 국가기관과 공기업 등의 문서파쇄, 하드디스크 파쇄는 물론, 일반 기업의 제품파쇄, 제품폐기, 개인의 소량 문서파쇄까지 다양한 고객을 대상으로 전문적인 파쇄, 폐기서비스를 실시하고 있으며, 지난 2017년부터 3년 연속 대한민국우수브랜드대상을 수상하며 고객들로부터 서비스 품질을 인정 받고 있다.
