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인쇄물 보안 지침, 어떻게 준수할 것인가?
조의성 리소코리아 부사장, 문서보안 위해 출력 시 보안 지침 준수 강조
2019년 01월 15일 08:29:03 데이터넷 webmaster@datanet.co.kr
   
▲ 조의성 리소코리아 부사장
(escho@risokorea.co.kr)

지난해 사람들의 입에 오르내린 무수한 이슈들 중에 중·고교 시험지 유출 사건을 빼놓을 수 없다. 교육부는 2015년부터 2018년까지 고교 시험지 유출사고 현황을 공개했는데, 지난 4년간 전국 고등학교에서 13건의 시험지 유출이 발생한 것으로 조사됐다.

그러나 ‘고교 시험지 평가관리실태 전수점검결과’를 보면 전국 고등학교 3곳 중 1곳은 시험지를 보관하는 평가관리실에 폐쇄회로(CC)TV를 설치하지 않았으며, 교사가 휴대폰을 들고 시험지 인쇄실에 출입해도 제재하지 않는 고교가 10%를 넘었다.

학교의 시험지는 다량의 인쇄 물량과 빠른 속도, 저렴한 인쇄비용 등의 이유로 사무실에서 쓰이는 일반 잉크젯이나 레이저 프린터가 아닌 디지털공판인쇄기로 출력하는 경우가 대부분이다. 그러나 학교 인쇄실 내 출입이 통제되지 않고 보안지침이 제대로 지켜지지 않는 경우, 시험지 유출 사고로까지 이어질 수 있어 사용자들의 세심한 주의가 요구된다.

먼저 담당자들은 각 학교에서 사용하는 디지털공판인쇄기에 보안 기능이 있는지 살펴보고, 추가 보완이 필요한지를 확인해야 한다. 인쇄기에 이미 ‘보안’ 기능이 있다면 이를 제대로 활용하기만 해도 유출 사고를 사전에 방지할 수 있다.

우선 학교 인쇄실에서는 암호화된 USB를 사용해 인쇄해야 한다. 시험지 인쇄 시 시험지 원안을 갖고 다니는 것은 분실 및 유출 가능성이 매우 크다. 이에 전용 프로그램을 통해 시험지 파일을 암호화된 파일로 변환시켜 USB에 저장해 인쇄하는 것이 안전하다.

이렇게 변환된 파일은 다른 PC 및 프린터에서는 내용을 전혀 확인할 수 없다. 해당 기기에서 인쇄하는 경우에만 내용 확인 및 출력이 가능하다. 이에 USB를 분실하는 경우에도 시험지 등 기밀문서의 유출을 방지할 수 있다.

둘째, PIN코드 또는 등록된 USB로 사용자 인증 후에 인쇄가 가능하도록 인쇄기를 설정해야 한다. 이를 통해 지정된 사람만 인쇄기 사용이 가능하도록 제어할 수 있다. 관리자는 관리 프로그램을 통해 모든 사용자들의 제판 및 인쇄 매수 내역을 데이터로 확인해 부정 출력 사고가 일어나지 않도록 방지할 수 있다.

셋째, 시험지 등의 기밀문서 인쇄 후 원지를 폐기하지 않으면 문서가 유출되는 사고가 발생할 수 있다. 인쇄된 원지 필름이 드럼에 남지 않도록 폐기되는 기능이 있는지 확인하고, 자동 폐기 기능을 설정해 두어야 원치 않는 유출 사고를 사전에 방지할 수 있다.

넷째, 원지 폐기함에 자동 잠금 기능이 있는지 확인하고 이 기능을 설정해두는 것이 안전하다. 또한, 추가로 자물쇠를 걸어 두면 관리자 외에는 배판 박스를 제거할 수 없어 원지 유출을 원천 봉쇄할 수 있다.

스마트 업무 시대에도 종이 출력물은 여전히 그 비중과 활용도가 높다. 출력 후 관리되지 않는 종이문서는 개인의 부주의 또는 악의적인 의도로 인해 심각한 문제를 발생시킬 수 있다. 이에 학교 및 기업들은 문서 보안에 대한 명확한 정책을 가지고 사용자가 보안지침을 철저히 지킬 수 있도록 지원하고, 출력 환경을 체계적으로 관리해야 한다.

학교 내 공정과 질서, 정의를 지키는 일, 인쇄 담당자가 보안 지침을 바르게 지키는 것부터 한걸음을 뗄 수 있다. 

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