새로운 제품들(팀웨어 혹은 그룹웨어, 인트라넷, 실시간 토론, P2P 소프트웨어까지)은 일반적으로 노츠나 익스체인지와 똑같은 기능들을 가지고 있지는 않다. 대신 기업들이 수백 대의 클라이언트 머신에 노츠와 익스체인지를 설치하는데 며칠씩을 투자하게 만들지 않고, 서버에 협업 소프트웨어를 신속히 올릴 수 있게 해준다.
이 제품들의 비용은 로엔드 호스티드 애플리케이션들의 경우 사용자 당 월 10달러 미만부터 엔터프라이즈 라이선스의 경우 약 10만 달러까지 천차만별이다. 그리고 구현시간이 짧아 생산성 향상, 서류작업 축소, 원격학습에 응용될 경우 출장비 절감 등과 같은 형태로 ROI에 이르는 좀더 직접적인 통로를 제공한다.
웹 협업 소프트웨어 ‘붐’
딜로이트&터치의 SLS(전략법률 솔루션) 부문은 메시징용으로 노츠를 이용하고 있다. 그리고 문서를 배포하는데는 노츠가 훌륭한 기능을 해주고 있으나, SLS로서는 직원들이 1주일 이상된 문서를 편집하는데 이틀씩 투자하는 일이 없도록 하는 것이 큰 문제였다.
IT 매니저인 매트 페트리치(Matt Petrich)는 『로터스 노츠를 이용해서 문서의 반입, 반출, 버전제어를 할 수도 있었을 것이다. 하지만 그러면 거대하고 복잡한 프로그래밍 작업이 됐었을 수도 있다』고 말한다.
대신 이 회사는 펀치 네트웍스(Punch Networks)의 호스티드 웹 파일공유 프로그램인 웹그룹스(WebGroups) 3.0을 이용하고 있다. 이 제품은 버전추적, 감사추적, 접근제어, 자동변경통지와 같은 기능들을 제공한다.
SLS의 컨설팅 프로젝트 팀들은 대부분 변호사들과 IT 전문인력들로 이루어져 있다. 문서 초안들은 두 그룹 사이를 신속히 오가는데, 그 플로우를 구성하는 것이 큰 두통거리가 되었다. 버전제어 오류로 인해 추가작업을 해야 하는 경우가 가끔 생겼을 뿐 아니라, 그런 오류발생의 두려움으로 인해 협업이 제한을 받기도 했다.
웹그룹스 3.0에 내장된 버전추적 기능들이 일단 그런 두려움을 없애주자 협업의 양이 증가했으며, 완성된 문서들의 질 역시 높아졌다. 최근의 SLS 리포트는 고객에게 제공할 준비를 끝마칠 때까지 15차례의 수정과정을 거쳤다. 버전제어가 안되는 이메일만을 이용할 때는 그렇게 많은 수정과정을 거칠 엄두를 못냈었다고 페트리치는 말한다.
지멘스 에너지 & 자동화의 e-비즈니스 매니저인 칩 용키(Chip Yonkee)도 이메일만으로는 협업을 하기에 불충분한 경우가 많다는데 공감한다. 두 사람간의 관계에서는 이메일이 훌륭한 역할을 하지만 팀 차원에서는 그렇지 못하다는 것이다.
지멘스로서는 조직에서 만든 모든 문서에 모든 그룹원이 접속할 수 있게 해주는 것이 과제였다. 이 회사는 이메일을 이용해 모든 그룹원에게 모든 문서를 브로드캐스트해야 한다. 하지만 이메일은 각 직원들의 하드 드라이브에 저장되기 때문에 새로운 팀원들은 그들이 참여하기 전에 진행된 작업을 재빨리 흡수하기가 어려웠다.
기술 업체들을 인수하는 일이 잦은 지멘스에게는 이것이 특별히 큰 과제였다. 새로운 직원들이 중요한 기업정보에 접속하지 못함으로써 처음 몇 주 동안 꼼짝못하게 되면 생산성을 발휘하는데 어려움이 있다. 지멘스가 노츠나 익스체인지를 이용해 문서 데이터베이스를 개발하는데 적극 나선다 해도, 새로 인수한 업체들이 다른 기술 인프라들을 이용하고 있다면 메시징 시스템에 즉각 연결할 수는 없을 것이다.
그래서 지멘스는 자사 메시징 백본의 일부가 될 필요도 없고 사내에서 개발해야 할 필요도 없는 스탠드얼론 기술을 찾았다. 그리고 사이트스케이프(SiteScape)의 엔터프라이즈 포럼 6.0(Enterprise Forum 6.0, 구 알타비스타 포럼)을 선택했다. 이 제품은 사용자들이 온라인 토론을 호스트하고, 문서와 파일들을 공유 및 개정하며, 채팅 세션을 운영하고, 공유 캘린더에 접속할 수 있게 해준다.
